Processus Gestion des tâches de communication
Gestion des tâches de communication vous aide à rationaliser le processus en créant des plans de communication désignés pour une communication efficace lors d’un événement. Le plan de communication, avec ses tâches définies, vous aide à vous concentrer sur la résolution du problème actuel au lieu de décider quand envoyer une communication, quelles informations partager et qui informer.
Mode de fonctionnement de Gestion des tâches de communication
Avec Gestion des tâches de communication, vous pouvez prédéfinir un plan de communication pour un événement tel qu’un incident majeur, une maintenance planifiée et une mise en production. Chaque plan implique généralement une série de tâches qui définissent différentes activités de communication et de collaboration ainsi que la fréquence et la méthode de communication. Pour chaque tâche, vous devez spécifier le canal de communication pour contacter les personnes concernées. Vous pouvez également définir des modèles pour les e-mails et les SMS.
Après avoir défini la tâche et le canal de communication, vous pouvez définir les contacts ou le public cible à contacter pour chaque tâche.
Une fois qu’un plan de communication est défini, le plan est associé à la table de tâches appropriée en fonction des conditions définies. Ensuite, les tâches définies dans le plan sont exécutées séquentiellement et les personnes concernées sont contactées comme défini dans le plan. Le plan de communication fluidifie le processus de communication et de collaboration et permet une résolution plus rapide du problème.
Flux Gestion des tâches de communication dans Gestion des incidents majeurs
Supposons que vous souhaitiez qu’un plan de communication des incidents soit généré pour un incident majeur de priorité élevée.- En tant que gestionnaire d’incidents majeurs, vous pouvez prédéfinir un plan de communication et les conditions qui sous-tendent sa pièce jointe. Dans ce cas, les conditions sont les suivantes : priorité = élevée et état de l’incident majeur = accepté. Considérez que le public cible est les personnes concernées techniques de l’incident et que la définition du plan de communication est nommée Communications techniques.
- La définition de plan peut avoir plusieurs définitions de tâches de communication telles que :
- Initier les communications techniques
- Mise à jour de l’état technique
- Chaque définition de tâche de communication spécifie également le canal de communication et la fréquence de communication (ponctuelle ou récurrente).
- Initier des communications techniques utilise le courrier électronique comme canal de communication et la fréquence de communication est unique.
- Mise à jour de l’état technique utilise l’e-mail et le SMS comme canal de communication et la fréquence de communication est récurrente.
- L’audience cible des communications est définie comme les définitions de contact de communication sur la définition du plan. Dans ce cas, considérez les propriétaires de services des éléments de configuration (CI) affectés liés à l’incident en tant que personnes concernées techniques.
- Lorsqu’un incident remplit ces conditions, un plan de communication des incidents et ses tâches sont joints à l’enregistrement d’incident.
- En tant que gestionnaire d’incidents majeurs, vous pouvez communiquer efficacement sans délai dans la résolution de l’incident majeur.
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