Dans l’application Gestion de documents , vous pouvez créer, afficher, mettre à jour et partager des documents dans le référentiel de documents. Lorsque de nouveaux documents sont créés, ils sont placés dans un enregistrement avec des métadonnées telles que le nom, la description, le type, etc. L’enregistrement contient toutes les versions du document afin que vous puissiez suivre et mettre à jour les documents.

Vous pouvez accéder au document en ouvrant l’une de ses versions. Un document peut contenir de nombreuses versions. L’enregistrement de document contient des références aux documents et ne contient pas de fichiers de documents réels.

Lorsque vous souhaitez ajouter un document à un enregistrement, chargez-le en tant que pièce jointe. Chaque fois que vous mettez à jour le document, vous pouvez créer une nouvelle version. Vous pouvez également fournir le lien vers un document dans le champ URL. Vous pouvez inclure le workflow de révision et d’approbation avant de publier un document.

Vous pouvez générer et partager le lien du document avec des utilisateurs autorisés pour une collaboration ou pour inclure le lien sur n’importe quelle page. La version par défaut du document partagé a un accès public et est accessible à toute personne à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation.