직원 문서 정의 및 설정

  • 릴리스 버전: Australia
  • 업데이트 날짜 2026년 03월 12일
  • 소요 시간: 13분

    • 직원 문서 관리를 사용하여 회사 정책, 프로세스 및 규정 준수에 따라 직원 문서를 처리하는 방법을 구성합니다.

    문서 유형

    문서 유형은 직원 문서 관리 애플리케이션의 핵심입니다. 모든 직원 문서에는 문서 유형이 할당되어야 합니다. 문서 유형을 할당하여 직원 문서를 분류합니다. 문서 유형을 사용하여 직원 문서의 처리를 결정하는 정책을 결합합니다. 문서 유형을 사용하여 다음을 수행합니다.
    • 보안 정책을 연결합니다. 보안 정책은 직원 문서에 액세스할 수 있는 사용자를 결정하고 제거 권한을 결정합니다.
    • 유지 보험을 연결합니다. 보존 정책은 문서를 보관할 기간과 문서를 적용할 수 있는 대상을 결정합니다.
    • 소송대비 자료보전을 설정합니다. 소송대비 자료보전으로 인해 문서를 일시적으로 제거하거나 문서를 변경할 수 없습니다.
    • 직원에 대한 접근을 허용합니다.
    • HR 케이스가 종결될 때 직원 문서가 자동으로 이동하도록 구성합니다. HR 서비스 구성 문서를 참조하십시오.
    문서 유형이 주제 상세 정보, 보안 정책, 보존 정책 및 만료 정책을 함께 가져오는 방법입니다.

    문서 유형에 대한 정책 정의

    각 문서 유형에 대해 문서에 액세스할 수 있는 사용자를 결정하고 문서와 연결된 보존 정책을 정의하거나 법적 보존을 설정할 수 있습니다. 문서 유형은 여러 문서를 관리할 수 있습니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager

    이 태스크 정보

    문서 유형에는 주제 상세 정보, 보존 정책 및 소송대비 자료보전이 결합됩니다. 문서 유형의 기본 보존 기간은 해당 COE(우수성 센터)에 정의되어 있습니다. COE에 대한 자세한 내용은 다음 문서를 참조하십시오 HR CoE(CoE) 데이터 모델.

    주:
    기본 시스템에서는 다양한 문서 유형을 예로 제공합니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 문서 유형.
    2. 새로 만들기 를 클릭하거나 편집할 기존 문서 유형을 클릭합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 1. 문서 유형 양식
      필드 설명
      이름 문서 유형을 설명하는 이름입니다.
      주제 상세 정보 HR 서비스와 관련된 주제 상세 정보입니다.

      주제 상세 정보는 문서 유형을 분류합니다.

      HR 서비스를 사용하면 HR 케이스가 종결될 때 직원 문서를 직원 문서 리포지토리로 자동으로 이동할 수 있습니다.
      활성 문서 유형을 활성화 또는 비활성화하는 옵션입니다. 문서 유형을 비활성화하면 문서를 생성하거나 첨부 파일을 이동할 때 문서 유형이 선택되지 않습니다.
      애플리케이션 유형 문서 유형과 연결된 애플리케이션입니다.
      증거보존 문서 유형에 법적 보존이 적용되었는지 여부를 나타냅니다.

      선택하면 이 문서 유형의 모든 직원 문서가 소송대비 자료보전 상태가 됩니다.
      직원 접근 직원이 자신의 직원 문서에 액세스할 수 있습니다.
      만료 날짜 문서에 만료 날짜를 설정하는 옵션입니다. 문서가 만료되거나 만료가 가까워지면 만료 정책에 따라 문서 소유자, 관리자 또는 HR 담당자에게 이메일 알림이 전송됩니다.
    4. 컨텍스트 메뉴에서 저장 을 클릭하여 문서 유형 양식에 남아 있습니다.
      다음 탭이 나타납니다.
      표 2. 문서 유형 탭
      탭 설명
      보안 정책 문서 유형과 연결된 보안 정책입니다. 보안 정책은 권한이 있는 사용자에게 직원 문서를 보거나, 만들거나, 이동하거나, 제거할 수 있는 권한을 부여합니다.

      주제 상세 정보를 선택하면 해당 주제 상세 정보와 연결된 기본 보안 정책(있는 경우)이 보안 정책 탭에 자동으로 표시됩니다.

      보안 정책 탭에서 다음을 수행할 수 있습니다.
      • 문서 유형에 여러 보안 정책을 추가하고 연결합니다.
      • 보안 정책을 평가하는 순서를 정의합니다. 작은 숫자가 큰 숫자보다 우선합니다. 예를 들어, 순서가 100으로 설정된 보안 정책은 순서가 200으로 설정된 보안 정책보다 먼저 평가됩니다.
      • 보안 정책을 사용하거나 사용하지 않도록 설정합니다. 보안 정책을 사용하지 않도록 설정하면 보안 정책이 문서 유형과 연결되지만 평가는 고려되지 않음을 의미합니다.
      유지 정책 문서 유형과 연결된 유지 정책입니다.

      보존 정책은 보존 기간(문서 저장 기간 결정)과 HR 기준(정책을 적용할 수 있는 사용자 필터링)을 결합합니다.

      보존 보험 추가 또는 수정 문서를 참조하십시오.
      소송대비 자료보전 이유, 날짜 및 시간 스탬프와 함께 문서 유형에 적용된 법적 보존을 표시합니다.
      만료 정책 만료 정책을 사용하면 관리자가 HR 기준이나 직원 문서 테이블의 필드에 기반하거나 조합으로 문서 유형의 문서를 필터링할 수 있습니다. 또한 문서가 만료되거나 만료가 가까워질 때 이메일 알림을 받을 수 있는 그룹 또는 수신자를 구성할 수도 있습니다.
    5. 보존 정책을 추가하거나 편집한 후 저장을 클릭하여 문서 유형 양식에 남아 있거나 제출 을 클릭하여 문서 유형 목록으로 돌아갑니다.

    직원 문서 보존 기간 정의

    보존 기간은 직원 문서를 삭제하기 전에 저장해야 하는 기간을 정의합니다. 보존 기간은 조건 또는 기준과 결합되어 보존 정책을 형성합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager
    주:
    보존 기간은 고유하며 중복할 수 없습니다. 보존 기간을 삭제하려면 먼저 문서 유형이 보존 정책과 연결되어 있지 않은지 확인해야 합니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 보존 기간.
    2. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 3. 보존 기간 양식
      필드 설명
      직위 보존 기간을 설명하는 이름입니다.
      날짜 필드 보존 기간의 시작점입니다. 사용할 수 있는 필드는 직원 문서 [sn_hr_ef_employee_document] 테이블에 따라 다릅니다.

      보존 기간의 시작을 정의하는 데 사용되는 직원 문서 [sn_hr_ef_employee_document] 테이블의 필드입니다.

      닷워킹하고 필드를 선택하여 보존 기간의 시작점을 결정합니다.
      애플리케이션 유형 보존 기간과 관련된 애플리케이션입니다.
      날짜 오프셋 유형 보존 기간이 날짜 필드에서 선택한 항목의 전이나 후에 시작할지 여부를 결정하는 오프셋입니다.

      날짜 필드, 날짜 오프셋 단위 및 날짜 오프셋 수를 결합하여 보존 기간의 길이를 결정합니다.

      예:
      • 날짜 필드 = 생성됨
      • 날짜 오프셋 유형 = 이후
      • 날짜 오프셋 단위 = 년
      • 날짜 오프셋 수 = 1
      이 구성을 사용하면 보존 기간은 문서를 작성한 날짜로부터 1년입니다.
      날짜 오프셋 단위 보존 기간을 월 또는 년 단위로 측정할지 여부를 결정하는 시간 단위입니다.
      날짜 오프셋 수 날짜 필드 선택 이전 또는 이후의 개월 또는 연도 수입니다.
    3. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    기본 유지 정책 추가 또는 수정

    기본 유지 정책은 직원 문서가 실수로 제거되지 않도록 합니다. 보존 정책이 문서 유형에 할당되지 않은 경우 기본 보존 정책이 사용됩니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager

    이 태스크 정보

    기본 보존 정책을 편집할 수 있습니다.

    HR 서비스 제공 기본 시스템은 COE(센터 또는 우수성) 테이블과 연결된 각 직원 문서에 대한 기본 유지 정책을 제공합니다.

    기본 보존 정책은 COE에 속하는 모든 문서에 할당되며 보존 기간은 무기한이며 제거되지 않습니다.
    주:
    기본 보존 기간을 변경하면 모든 새 문서에 새 기간이 할당되지만 기존 문서는 여전히 원래 보존 기간을 사용합니다.
    문서 유형에서 사용하는 경우 기본 유지 정책을 삭제할 수 없습니다. COE에 대한 기본 정책은 하나만 허용됩니다.

    제거 날짜가 계산되고 법적 보존이 설정되면 제거 날짜는 변경되지 않습니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 기본 유지 정책.
    2. 새로 만들기를 클릭하여 기본 유지 정책을 만들거나 기존 정책을 클릭하여 편집합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 4. 기본 유지 정책
      필드 설명
      테이블 COE 테이블 직원 문서는 라이센스 HR 서비스 제공 가 부여되고 활성화될 때와 연결됩니다.
      보존 기간 문서 보존 기간을 식별하는 보존 기간입니다.

      편집할 수 있는 유일한 필드입니다.
      애플리케이션 유형 기본 보존 정책과 연결된 애플리케이션입니다.
    4. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    보존 보험 추가 또는 수정

    문서 보존 기간과 보장 대상자를 결정하는 정책을 설정합니다. 보존 정책은 보존 기간과 조건 또는 기준을 결합합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager

    이 태스크 정보

    규정, 법률 및 회사 정책에 따라 문서 보존 기간이 결정됩니다.

    제거 날짜가 계산되고 법적 보존이 설정되면 제거 날짜는 변경되지 않습니다.

    우발적인 제거가 발생하지 않도록 기본 시스템은 기본 보존 정책을 제공합니다. 보존 정책이 문서 유형에 할당되지 않은 경우 기본 보존 정책이 사용됩니다.

    문서 유형에 여러 보존 정책이 적용되는 경우:
    • 보존 기간이 가장 긴 정책이 적용됩니다.
    • 기본이 아닌 기본 보존 정책과 보존 기간이 무기한인 기본 보존 정책이 있는 경우 기본이 아닌 보존 정책이 적용됩니다. HR 기준이 일치하고 보존 기간을 적용할 수 있다고 가정합니다.
    보존 정책은 문서 유형에 대해 일대일 관계를 가지므로 여러 문서 유형에 대해 동일한 보존 정책을 가질 수 없습니다.
    주:
    여러 보존 정책에 대해 동일한 보존 기간을 사용할 수 있습니다.

    보존 정책이 여러 개 있지만 기준이 겹치는 경우 보존 기간이 가장 긴 보존 정책이 사용됩니다.

    예: 문서 유형 = 징계 통지
    • 유지 정책:
      • 미국 직원(유지 기간 = 종료 날짜 + 7년)
      • 미국 계약직 직원(유지 기간 = 종료 날짜 + 5년)
    • 사용자가 미국 직원이자 계약직 직원인 경우 보존 기간이 더 길기 때문에 미국 직원 유지 정책이 사용됩니다.
    주:
    모든 문서 유형에 기본 보존 정책을 사용할 수 있습니다. 기본 유지 정책은 직원이 회사의 현재 직원인 동안 모든 직원 문서가 유지되도록 정의합니다. 직원이 퇴사하면 HR 기준에 따라 두 번째 유지 정책이 트리거됩니다. 직원이 HR 기준을 충족하지 않고 퇴사해도 원래의 기본 유지 정책이 여전히 유효합니다. 직원 문서는 무기한 보존됩니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 유지 정책.
    2. 새로 만들기 를 클릭하거나 편집할 기존 보존 정책을 클릭합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 5. 보존 정책 양식
      필드 설명
      적용 대상 직원 문서 [sn_hr_ef_employee_document] 테이블과 연결된 문서 유형입니다.

      보존 정책의 기준이 되는 테이블 및 문서 유형을 선택합니다.
      HR 기준 보존 정책이 적용되는 대상입니다.
      예를 들어, 국가를 기준으로 HR 기준을 선택할 수 있습니다. 이 기준을 사용하면 선택한 국가의 모든 사람에게 동일한 보존 정책이 사용됩니다.
      주:
      대/소문자 구분 또는 null 값과 같은 조건을 정의할 때 API GlideFilter - 범위가 지정됨, 전역을 참조하십시오.
      보존 기간 직원 문서를 저장해야 하는 기간입니다.
      활성 보존 정책이 활성 상태이고 사용 중인지 여부를 나타냅니다.
      주:
      기본 보존 정책은 비활성화할 수 없습니다.
    4. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    기본 보안 정책 추가 또는 수정

    기본 보안 정책은 직원 문서의 보안을 보장합니다. HR 서비스 제공 기본 시스템은 각 문서 유형에 대한 기본 보안 정책을 제공하며 제거할 수 있는 사용자와 제거 권한을 가진 사용자를 결정합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager
    사용자에게 직원 문서에 대한 액세스 권한을 부여받는 방법:
    • 그룹
    • 역할
    • 그룹 및 역할 모두

    보안 정책은 제거하기 위해 인증을 요구할 수 있으며, 사용자가 제거 권한이 있는 그룹에 속해야 합니다.

    HR 그룹 관리 및 HR 역할 관리 문서를 참조하십시오.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 기본 보안 정책.
    2. 새로 만들기 를 클릭하거나 편집할 기존 기본 보안 정책을 클릭합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 6. 보안 정책 필드
      테이블 설명
      설명 HR 직원 문서 보안 정책을 설명하는 구문입니다.
      애플리케이션 유형 보안 정책과 연결된 애플리케이션입니다.
      활성 보안 정책을 사용하거나 사용하지 않도록 설정하는 옵션입니다.

      보안 정책을 사용하지 않도록 설정하면 보안 정책이 문서 유형과 연결되지만 평가에는 고려되지 않음을 의미합니다.
      적용 시기 보안 정책에 대한 추가 조건을 정의하는 필터입니다.
    4. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    문서 보안 정책 추가 또는 수정

    많은 직원 문서에는 기밀 및 개인 정보가 포함되어 있습니다. 문서 보안 정책을 사용하여 직원 문서에 대한 액세스를 정의하고 보안을 유지합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.admin

    이 태스크 정보

    문서 보안 정책을 추가하거나 수정하여 문서를 읽거나 쓰거나 제거 권한을 부여할 수 있는 사용자를 결정할 수 있습니다.
    주:
    HR 프로파일을 통해 직원에게 자신의 직원 문서에 대한 가시성을 제공할 수 있습니다. 문서 유형 양식에서 직원 액세스 확인란을 선택합니다. 문서 유형에 대한 정책 정의 문서를 참조하십시오.

    사용자에게 직원 문서에 대한 액세스 권한을 부여받는 방법:

    • 그룹
    • 역할
    • 그룹 및 역할 모두

    보안 정책은 제거 인증을 요구할 수 있으며, 사용자가 제거 권한이 있는 그룹에 속해 있어야 합니다.

    HR 그룹 관리 및 HR 역할 관리 문서를 참조하십시오. 또는 그룹 및 역할을 참조하십시오.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 보안 정책.
    2. 새로 만들기 를 클릭하거나 편집할 기존 보안 정책을 클릭합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 7. 보안 정책 필드
      테이블 설명
      설명 HR 직원 문서 보안 정책을 설명하는 구문입니다.
      애플리케이션 유형 보안 정책과 연결된 애플리케이션입니다.
      활성 보안 정책을 사용하거나 사용하지 않도록 설정하는 옵션입니다.

      보안 정책을 사용하지 않도록 설정하면 보안 정책이 문서 유형과 연결되지만 평가에는 고려되지 않음을 의미합니다.
      적용 시기 보안 정책에 대한 추가 조건을 정의하는 필터입니다.
      세 개의 탭을 사용하여 문서 유형별로 직원 문서의 메타 데이터를 검색, 액세스 및 편집하는 데 필요한 그룹 또는 역할을 결정합니다. 또한 제거 알림을 받거나 직원 문서의 제거를 승인할 수 있는 그룹을 정의할 수 있습니다.
      표 8. 보안 정책 탭
      탭 설명
      읽기 그룹: 사용자가 속해야 하는 그룹으로, 연결된 문서 유형 및 보안 정책이 있는 직원 문서를 검색하고 읽습니다.
      역할: 사용자가 관련 문서 유형 및 보안 정책으로 직원 문서를 검색하고 읽는 데 있어야 하는 역할입니다.
      주:
      문서 유형 및 보안 정책과 관련된 문서를 검색하고 읽으려면 직원 문서 관리 판독기 [sn_hr_ef.document_reader] 역할을 가진 사용자도 여기에 추가해야 합니다.
      모두 일치: 액세스를 위해 그룹과 역할에 대한 조건을 모두 충족해야 하는지 여부를 결정합니다.
      주:
      선택하지 않은 상태로 두면 사용자는 그룹 또는 역할 중 하나의 조건만 충족해야 하며 둘 다 충족할 필요는 없습니다.
      쓰기 그룹: 사용자가 속해야 하는 그룹입니다.

      역할: 사용자가 연결된 문서 유형 및 보안 정책으로 직원 문서를 검색, 읽기 및 작성해야 하는 역할입니다.

      주:
      문서 유형 및 보안 정책과 관련된 문서를 검색, 읽기 및 생성하려면 직원 문서 관리 작성자 [sn_hr_ef.document_writer] 역할을 가진 사용자도 여기에 추가해야 합니다.
      모두 일치: 쓰기 액세스를 위해 그룹과 역할에 대한 조건을 모두 충족해야 하는지 여부를 결정합니다.
      주:
      선택하지 않은 상태로 두면 사용자는 그룹 또는 역할 중 하나의 조건만 충족해야 하며 둘 다 충족할 필요는 없습니다.
      인증 제거 문서를 제거하거나 제거 프로세스를 실행하기 전에 알림을 보내려면 인증이 필요합니다.
      그룹: 사용자가 속해 있어야 예정된 제거에 대해 승인하거나 알림을 받을 수 있는 그룹입니다.
      주:
      그룹에 속한 한 사람만 인증해야 합니다.
    4. 저장을 클릭하면 문서 유형 관련 목록이 나타납니다.
    5. 신규를 클릭하면 보안 정책과 연결할 문서 유형을 생성할 수 있습니다.
    6. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    문서 유형에 대한 만료 정책 추가 또는 수정

    문서 유형에 대한 만료 알림 정책을 추가하거나 수정합니다. 문서가 만료되거나 만료가 가까워질 때 문서에 만료 날짜를 설정하고 문서 소유자, 관리자 또는 HR 담당자에게 이메일 알림을 보낼 수 있습니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: 관리자

    이 태스크 정보

    여권이나 교육 수료증과 같은 특정 문서에는 만료일이 있습니다. 조직이 규정 준수 정책을 준수할 수 있도록 최신 버전의 직원 문서를 유지해야 합니다. 이 기능을 사용하여 관리자는 문서 유형에 대한 만료 알림 정책을 설정할 수 있으며, 사용자는 문서를 직원 문서 관리로 업로드하거나 케이스를 직원 문서 관리로 이동할 때 문서의 만료 날짜를 설정할 수 있습니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 만료 알림 정책.
    2. 새로 만들기를 클릭합니다.
    3. 양식의 필드에 내용을 입력합니다.
      표 9. 만료 알림 정책 양식
      필드 설명
      문서 유형 만료 정책이 설정된 문서 유형입니다. 예를 들면 교육 계약입니다.
      이름 만료 알림 정책에 지정하는 이름입니다.
      순서 만료 정책에 지정하는 순서입니다. 문서가 두 개의 만료 알림 정책에 해당한다고 가정하면 순서가 낮은 정책에 더 높은 우선순위가 부여됩니다.
      활성 사용할 만료 정책을 활성화하는 옵션입니다.
      필터 기준 추가
      HR 기준 HR 기준은 필터 조건을 적용할 대상을 정의합니다. 예: 미국 직원: 세금 양식 수금.
      적용 시기 직원 문서의 필드에 적용할 필터 조건입니다.
      둘 다 일치 필터 조건이 두 개 이상인 경우 이 옵션을 활성화합니다. 문서는 지정된 모든 조건에 따라 필터링됩니다.
    4. 제출을 클릭합니다.

    다음에 수행할 작업

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 만료 알림 정책.
    2. 필요한 만료 알림 정책을 엽니다.
    3. 만료 알림 수신자 관련 목록에서 수신자를 추가합니다.
      표 10. 만료 알림 수신자 양식
      필드 설명
      이름 만료 알림 수신자의 이름입니다.
      데이터 오프셋 유형 문서의 만료 날짜를 기준으로 한 날짜 오프셋 유형입니다. 예를 들어, 만료 날짜 전후에 알림을 보내시겠습니까?
      데이터 오프셋 단위 오프셋 단위를 정의하는 일, 주 또는 월 수입니다.
      데이터 오프셋 수 데이터 오프셋에 지정된 값입니다. 예를 들어, 데이터 오프셋 유형을 이전으로, 날짜 오프셋 단위를 일로, 날짜 오프셋 수를 3으로 선택했다고 가정하면 문서가 만료되기 3일 전에 이메일 알림이 전송됩니다.
      만료 알림 정책 수신자가 생성 중인 만료 알림 정책입니다.
      수신자 알림 수신자는 직원 문서에서 지원되는 필드에서 선택할 수 있습니다.
      주:
      서로 다른 날짜에 서로 다른 수신자에게 알리려면 단일 만료 알림 정책에 대해 여러 만료 알림 수신자를 구성할 수 있습니다.
      활성 만료 알림 수신자를 활성화하는 옵션입니다.
    4. 그룹 섹션에서 알림을 보낼 그룹을 추가합니다. 그룹은 수신자와 동시에 알림을 받습니다.
    5. 제출을 클릭합니다.