셀프 서비스 계약 요청 사용
미리 정의된 계약 템플릿 및 템플릿 규칙을 사용하여 계약 문서를 생성하는 계약 요청을 제출하는 데 사용합니다 계약 관리 프로 .
기능
- 메타데이터, 절, 테이블이 포함된 계약 템플릿을 생성하고 요청과 가장 관련성이 높은 템플릿을 선택하기 위한 비즈니스 규칙을 생성합니다.
- 형식의 Microsoft Word 계약 템플릿을 사용하면 계약 이행자가 계약을 더 쉽게 검토하고 편집할 수 있습니다.
- 및 와의 전자 서명 통합 Adobe Acrobat SignDocusign.
- 수동 서명에 대한 원본 서명 지원.
- 서명된 계약 문서와의 Google Drive 외부 저장소 통합 및 Microsoft OneDrive 서명된 계약 문서 저장을 위한 외부 저장소 통합입니다.
- 서명된 계약 문서의 메타데이터를 포함하는 중앙 집중식 계약 리포지토리입니다.
- 전자적으로 서명된 계약에 대한 완료 인증서를 생성하는 시스템 속성입니다.
셀프 서비스 계약 워크플로우
요청자가 셀프 서비스 계약 요청을 제출하면 요청의 정보를 기반으로 표준 계약 템플릿을 사용하여 계약 문서가 생성됩니다. 요청의 정보가 템플릿의 해당 위치에 삽입됩니다.
필요한 경우 요청자는 생성된 계약 문서의 특정 변경을 요청할 수 있습니다. 이행자는 이러한 요청된 변경 사항을 관리하고 처리하여 중앙 집중식 위치에서 계약 문서에 필요한 수정을 수행할 수 있습니다. 계약 문서가 형식으로 되어 있기 Microsoft Word 때문에 PDF 또는 HTML 형식의 문서보다 계약 문서를 검토, 편집 및 마무리하는 것이 쉽습니다.
생성된 계약 문서를 변경할 필요가 없는 경우 요청자는 전자 서명을 위해 서명자에게 보낼 수 있습니다. 모든 서명자가 계약 문서에 서명하면 구성에 따라 인스턴스 또는 외부 저장소 시스템에 저장 ServiceNow 됩니다. 요청자와 계약 부서 구성원은 계약 리포지토리에서 서명된 계약 문서에 액세스할 수 있습니다.
셀프 서비스 계약 요청에 대한 워크플로우는 다음과 같이 진행될 수 있습니다.
- 계약 요청자가 계약 요청을 시작합니다. 자세한 내용은 계약 또는 개정 요청 개시 문서를 참조하십시오.
- 확인 오류가 없으면 계약 요청이 진행 중 상태로 생성됩니다.
- 서명자 확인 오류가 있는 경우 계약 요청자가 이를 해결하고 계약 요청을 다시 제출합니다.
- 계약 템플릿에서 계약 문서가 생성되고 미리 정의된 조건에 따라 메타데이터, 절, 서명자 및 테이블이 동적으로 추가됩니다.
- 계약 요청자는 변경 요청을 편집하고 문서 재생 성 또는 동기화 옵션을 사용하여 계약 문서의 새 버전을 만듭니다.
- 계약 요청자는 계약 문서를 보고 다음 작업 중 하나를 수행합니다.
- 변경할 필요가 없는 경우 서명을 위해 문서가 전송됩니다.
- 변경이 필요한 경우 계약 요청자가 변경 요청을 제출합니다.
- 변경 요청에 따라 계약 이행자는 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
- 내부 검토 프로세스를 시작합니다.
- 계약 이행자가 내부 검토를 위해 검토 작업을 제출합니다. 주:계약 이행자는 여러 검토자 그룹에 대해 동일한 계약서에 대한 병렬 검토 작업을 만들 수 있습니다. 그러나 계약 이행자는 다른 활성 작업이 이미 있는 경우 동일한 검토자 그룹으로 동일한 문서에 대한 검토 작업을 생성할 수 없습니다.
- 계약 검토자 그룹 관리자가 검토 작업을 할당하거나 계약 검토자가 직접 할당할 수 있습니다.
- 할당된 계약 검토자가 계약 문서 작업을 시작합니다.
- 정보가 완전하지 않은 경우 계약 검토자는 계약 이행자에게 추가 정보를 요청합니다.
- 추가 정보에 대한 요청이 제출되면 계약 이행자가 정보를 공유합니다.
- 계약 검토자는 문서를 검토하고, 레드라인을 수락 또는 거부하고, 편집을 제안하고, 의견을 추가합니다.
- 계약 검토자는 검토를 완료하고 업데이트된 계약 문서(사용 가능한 경우)를 공유합니다.
- 계약 이행자는 업데이트된 문서를 수신하고 피드백에 따라 필요한 사항을 변경합니다.
- 내부 저장소의 경우: 변경이 필요한 경우 문서를 완료한 후 새 문서 버전이 생성됩니다.
- 외부 저장소의 경우: 검토자가 실시간으로 온라인으로 계약 문서 수정에 대해 공동 작업합니다. 검토가 완료되면 이행자는 온라인에서 사용할 수 있는 계약 문서를 마무리하거나 변경 내용으로 새 오프라인 버전을 만들 수 있습니다.
- 계약 이행자가 내부 검토를 위해 검토 작업을 제출합니다.
- 계약 이행자는 이해 관계자의 임시 승인을 시작합니다. 검토 결과 필요한 변경 내용이 발견되면 변경이 이루어지고 새 문서 수정이 생성됩니다.
- 문서가 완성되면 이행자는 문서를 요청자에게 보냅니다.
- 내부 검토 프로세스를 시작합니다.
- 계약 요청자는 생성된 계약을 미리 보고 변경할 필요가 없는 경우 서명자에게 보냅니다. 변경이 필요한 경우 검토 및 수정 프로세스가 계속됩니다.
- 외부 저장소가 구성된 경우 계약 문서가 저장됩니다. 그렇지 않으면 인스턴스에 저장됩니다.ServiceNow
- 서명자가 문서를 거부하면 재작업을 위해 요청자에게 다시 전송되고 서명을 위해 수정이 전송됩니다.
- 서명된 계약은 계약 요청 기록에 첨부됩니다.
- 서명된 계약은 인스턴스 또는 외부 저장소 시스템에 저장 ServiceNow 되고 계약 리포지토리에서 참조됩니다. 요청자와 부서 구성원은 계약 리포지토리에서 서명된 계약 문서에 액세스할 수 있습니다.
주:
계약 요청자는 상태가 초안, 신규, 승인 대기 중, 서명 대기 중 또는 진행 중일 때 계약 요청을 취소할 수 있습니다.