In der Anwendung Dokumentverwaltung können Sie Dokumente im Dokumenten-Repository erstellen, anzeigen, aktualisieren und freigeben. Wenn neue Dokumente erstellt werden, werden sie in einem Datensatz mit Metadaten wie Name, Beschreibung, Typ usw. platziert. Der Datensatz enthält alle Versionen des Dokuments, sodass Sie die Dokumente nachverfolgen und aktualisieren können.

Sie können auf das Dokument zugreifen, indem Sie eine seiner Versionen öffnen. Ein Dokument kann zahlreiche Versionen enthalten. Der Dokumentdatensatz enthält Verweise auf die Dokumente und keine tatsächlichen Dokumentdateien.

Wenn Sie einem Datensatz ein Dokument hinzufügen möchten, laden Sie es als Anhang hoch. Jedes Mal, wenn Sie das Dokument aktualisieren, können Sie eine neue Version erstellen. Alternativ können Sie den Link zu einem Dokument im URL-Feld angeben. Sie können den Überprüfungs- und Genehmigungs-Workflow einschließen, bevor Sie ein Dokument veröffentlichen.

Sie können den Dokumentlink generieren und für autorisierte Benutzer zur Zusammenarbeit freigeben oder den Link auf einer beliebigen Seite einfügen. Die Standardversion des freigegebenen Dokuments ist öffentlich zugänglich und kann von allen innerhalb und außerhalb der Organisation aufgerufen werden.