In der Anwendung ServiceNow® Dokumentverwaltung werden Dokumente als Versionen im -Datensatz angezeigt. Sie zeigen diese Versionen als zugehörige Liste im Dokumentdatensatz an. Ein Dokument kann viele Versionen haben.

Der Begriff „Dokument“ bezieht sich auf den Containerdatensatz, der Dokumentinformationen wie Name, Beschreibung, Typ und andere Metadaten enthält. Der Dokumentdatensatz enthält zwar nicht die eigentliche Dokumentdatei, dafür aber Versionen im Datensatz, die Sie öffnen, aktualisieren und nachverfolgen können.

Verwenden Sie das Anhangsymbol ( ), um einem Datensatz Dokumente hinzuzufügen.

Alternativ können Sie den Link zu einem Dokument im URL-Feld angeben. Sie greifen dann auf die tatsächlichen Dokumente zu, indem Sie die Versionen in der zugehörigen Liste auswählen.

Überprüfung und Genehmigung der Dokumentversion

Alle Benutzer mit der Rolle „Genehmiger“ und „Überprüfer“ haben Lesezugriff auf die von ihnen genehmigten Dokumente.

Ein Dokument kann einen Überprüfer oder mehrere Überprüfer und keine Genehmiger haben und umgekehrt. Benutzer mit den Rollen „admin“ und „platform_document_management_admin“​ haben die Möglichkeit, Genehmigungs- und Überprüfungsregeln zu erstellen.

Dokumentbesitzer können:

• Initiieren Sie den Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflow​ für eine Dokumentversion.
• Veröffentlichen Sie die genehmigte Version.
• Sehen Sie sich den Aktivitätenstrom des Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflows an.
• Verfolgen Sie den Versionsstatusdes Dokuments.

Bei mehreren Dokumentversionen wird die letzte überprüfte und genehmigte Version veröffentlicht und die vorherigen Versionen werden außer Kraft gesetzt.