Arbeiten Sie an rechtlichen NDA-Anforderungen

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Als Mitglied des Supportteams für Rechtsverträge an der rechtlichen Anforderung arbeiten Laden Sie das überarbeitete Dokument in die Anforderung hoch, und senden Sie das Dokument aus der Anforderung an die anfordernde Person.

    Vorbereitungen

    Der Leiter des Praxisbereichs oder Gruppenmanager muss Ihnen die Anforderung zugewiesen haben. Falls nicht, können Sie die Anforderung öffnen, um sie sich selbst oder jemandem in der Gruppe zuzuweisen.

    Erforderliche Rolle: sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeitender, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie auf die Anforderung zugreifen und sie genauso bearbeiten wie die Beauftragten. Sie können die Felder „Zugewiesen an“ und „Zuweisungsgruppe“ jedoch nicht ändern.

    Prozedur

    1. Weisen Sie sich selbst oder einer Person in Ihrer Zuweisungsgruppe eine Anfrage an die Rechtsabteilung zu.
      Weitere Informationen finden Sie unter Anfragen an die Rechtsabteilung zuweisen
    2. Beginnen Sie mit der Bearbeitung einer rechtlichen Anforderung.
      1. Navigieren zu Alle > Juristische Anforderung > Center für Rechtsangelegenheiten.
      2. Wählen Sie das Listensymbol ( Listensymbol).
      3. Wählen Sie die Option Anfragen an die Rechtsabteilung.
      4. Wählen Sie Mir zuweisen.
      5. Öffnen Sie die juristische Anforderung aus der Liste.
      6. Wählen Sie Arbeit beginnen
      Der Status der rechtlichen Anforderung wird auf „In Arbeit“ aktualisiert.
    3. Navigieren Sie auf der Registerkarte Listen zu Rechtliche Anforderungen oder Vertragsanforderungen.
      OptionSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie eine Vertragsanforderung aus, an der Sie arbeiten möchten.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeiten aus.
      2. Wählen Sie eine Vertragsanforderung aus, an der Sie arbeiten möchten.
    4. Wahlweise: Wenn Sie bei der Bearbeitung der juristischen Anforderung die Unterstützung anderer Erfüller benötigen, fügen Sie diese im Feld Mitarbeiter hinzu.
      Hinweis:
      Benutzer mit der Rolle sn_lg_contracts.contracts_fulfiller werden im Feld Collaborators (Mitarbeitende) aufgeführt.
      Die Mitarbeiter werden per E-Mail darüber benachrichtigt, dass sie einer juristischen Anforderung als Mitarbeiter hinzugefügt wurden.
    5. Wahlweise: Aktualisieren Sie in der rechtlichen Anforderung die Beobachtungsliste, Mitarbeitendeund Angefordert für.
      Alle Änderungen, die an den Beobachtungsliste, Mitarbeitendenund Angefordert für vorgenommen werden, werden mit der Vertragsanforderung synchronisiert.
    6. Wahlweise: Aktualisieren Sie einen Unternehmensnamen, indem Sie den Namen im Feld Unternehmen auswählen.
      Wenn der Unternehmensname nicht im Feld Unternehmen aufgeführt ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuen Unternehmensnamen hinzufügen, und geben Sie dann den Unternehmensnamen in das Feld Neuer offizieller Name des Unternehmens ein.
    7. Wahlweise: Wenn Sie eine Vertragsanforderung aus der Liste der Anfragen an die Rechtsabteilung geöffnet haben, wählen Sie die Registerkarte Vertragsanforderungen.
    8. Wahlweise: Initiieren Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für die Überarbeitung des Vertragsdokuments, wenn die Genehmigung durch andere Stakeholder erforderlich ist.
      Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für die Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
    9. Wahlweise: Fügen Sie der Vertragsanforderung interne oder externe Unterzeichner hinzu, indem Sie auf die Registerkarte Unterzeichner zugreifen und Hinzufügenauswählen.
      Hinweis:
      Sie können Unterzeichner in rechtlichen NDA-Anforderungen nur hinzufügen, wenn der Vertrag aus einer Vorlage generiert wird, die mit Signaturblöcken konfiguriert ist
      OptionSchritte
      Intern
      1. Geben Sie im Feld Interner Unterzeichner den Namen des Unterzeichners ein.

        Die Felder Name des autorisierten Unterzeichners, Unterzeichnerund E-Mail-Adresse des Unterzeichners werden automatisch ausgefüllt.

      2. Geben Sie im Feld Reihenfolge ein, in welcher Reihenfolge der Vertrag an den Unterzeichner gesendet werden soll. Der Auftragswert muss eindeutig sein
      3. Wählen Sie Hinzufügen.
      Extern
      1. Geben Sie im Feld Name des autorisierten Unterzeichners den Namen des externen Unterzeichners ein.
      2. Geben Sie im Feld Unterzeichner den Titel des externen Unterzeichners ein.
      3. Geben Sie im Feld Unterzeichner-E-Mail die E-Mail-Adresse des externen Unterzeichners ein.
      4. Geben Sie im Feld „Reihenfolge“ die Reihenfolge ein, in der der Vertrag an die Unterzeichner für eine E-Signatur gesendet werden soll. Der Auftragswert muss eindeutig sein.
      5. Wählen Sie Hinzufügen.
    10. Wahlweise: Entfernen Sie die Unterzeichner aus der Vertragsanforderung, indem Sie auf die Registerkarte Unterzeichner zugreifen, den Unterzeichner auswählen und Entfernenwählen.
      Hinweis:
      Sie können Unterzeichner in rechtlichen NDA-Anforderungen nur entfernen, wenn der Vertrag aus einer Vorlage generiert wird, die mit Signaturblöcken konfiguriert ist
    11. Wahlweise: Wählen Sie auf der RegisterkarteUnterzeichner die Option Unterzeichner synchronisieren aus, um das Vertragsdokument mit den neuesten Unterzeichnerdetails zu aktualisieren.
      Weitere Informationen finden Sie unter Unterzeichner werden aktualisiert und synchronisiert
      Hinweis:
      Diese Option ist in Vertragsmanagement Pro ab Version 1.2.1 nicht verfügbar.
    12. Überprüfen Sie im Abschnitt Aktivität die von der anfordernden Person angeforderten Änderungen, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen im Vertragsdokument vor.
    13. Laden Sie das überarbeitete Vertragsdokument hoch.
      1. Wählen Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumentedie Option Überarbeitung erstellen aus.
      2. Wählen Sie im Dialogfeld „Überarbeitung erstellen“ die Quelle des aktualisierten Vertrags aus, und laden Sie eine neue Dokumentüberarbeitung hoch.
        Vertragsquelle Aktion
        Computer Wählen Sie im Feld Anhangdie Option Datei anhängen aus, und laden Sie den aktualisierten Vertrag hoch.
        Aktivitätenstrom Wählen Sie im Feld Dokument das Dokument im Aktivitätenstrom aus.

        Der Aktivitätenstrom enthält Dokumente, die beim Anfordern von Änderungen für einen Vertrag angehängt werden, oder Dokumente, die per E-Mail empfangen wurden.
        Externer Speicher Wenn ein externer Speicher konfiguriert ist, wählen Sie im Feld Dokument das Dokument aus.
      3. Wahlweise: Fügen Sie Arbeitsnotizen hinzu, um Informationen zum angehängten Dokument bereitzustellen.
      4. Wählen Sie Erstellen aus.
      Das angehängte Dokument wird der Anforderung hinzugefügt. Die Überarbeitungsnummer des neuesten Dokuments ist ums eins höher als die vorherige Dokumentüberarbeitungsnummer. Das Dokument wird auf der Registerkarte Vertragsdokument aufgeführt.
    14. Wenn sich eine rechtliche Anforderung ändert, erstellen Sie eine neue Version des Vertragsdokuments mit aktualisierten Metadaten und Unterzeichnern, und behalten Sie die Änderungen in der vorherigen Version bei, indem Sie Dokument synchronisierenauswählen.
      Weitere Informationen finden Sie unter Geheimhaltungsvereinbarungsdokument nach der Änderung einer selbst bedienten Vertragsanforderung synchronisieren (Vertragsmanagement Pro 1.2.1).
      Hinweis:
      Diese Option ist in Vertragsmanagement Pro ab Version 1.2.1 verfügbar
    15. Wahlweise: Wählen Sie bei Änderungen in der rechtlichen Anforderung die Option Erneut generieren, um eine neue Version des Vertragsdokuments mit aktualisierten Metadaten und Unterzeichnern zu erstellen und die Änderungen in der vorherigen Version zu verwerfen.
      Weitere Informationen finden Sie unter Generieren Sie das Vertragsdokument nach dem Ändern der Anforderung erneut.
    16. Richten Sie eine E-Mail an Stakeholder ein, um die Überprüfung des abgeschlossenen Vertragsdokuments und die Bestätigung der Änderungen anzufordern.
      1. Klicken Sie auf E-Mail verfassen.
      2. Fügen Sie auf der Registerkarte Neuer E-Mail-Entwurf in den Feldern An, CCund BCC je nach Bedarf die E-Mail-Adressen der Empfänger hinzu.
        Das Feld CC wird automatisch mit der E-Mail-Adresse der anfordernden Person ausgefüllt.
      3. Geben Sie den Betreff der E-Mail in das Feld Betreff ein.
        Die Kurzbeschreibung der Anforderung wird standardmäßig ausgefüllt.
      4. Wählen Sie im Feld Anhänge die Option+Datei hinzufügen aus.
      5. Wählen Sie aus, ob die Dateiquelle Ihr Computer oder ein Anhang zu einem Datensatz ist, und wählen Sie die anzuhängende Datei aus.
        Wenn Sie eine Vertragsdokumentüberarbeitung als Bereit markiert haben, wird sie standardmäßig an die E-Mail angehängt.
      6. Geben Sie entweder Ihre eigene Nachricht in den E-Mail-Text ein, oder kopieren Sie den Inhalt aus einer E-Mail-Antwortvorlage und fügen Sie ihn in den E-Mail-Text ein.
        Mithilfe von Antwortvorlagen können Sie vordefinierte Inhalte in den E-Mail-Text einfügen. Wählen Sie das Antwortvorlagen-Symbol ( Antwortvorlagen-Symbol.), und suchen Sie eine geeignete Antwortvorlage basierend auf dem Betreff Ihrer E-Mail. Kopieren Sie den Inhalt der Vorlage, und fügen Sie ihn in den E-Mail-Text ein.
        Hinweis:
        Es können nur für den E-Mail-Kanal konfigurierte Antwortvorlagen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Für E-Mail-Kanal konfigurierte Antwortvorlagen.

        Weitere Informationen finden Sie unter Per E-Mail kommunizieren.

      7. Senden Sie die E-Mail entweder sofort, oder geben Sie an, dass sie später gesendet werden soll.
        • Um die E-Mail sofort zu senden, wählen Sie E-Mail senden.
        • Um anzugeben, dass die E-Mail später gesendet werden soll, wählen Sie Als Entwurf speichernaus.

          Wenn Sie die E-Mail als Entwurf speichern möchten, können Sie sie später ändern. Wenn eine neuere Dokumentüberarbeitung veröffentlicht wurde, müssen Sie diese Überarbeitung durch das angehängte Dokument ersetzen.