Vertragsmanagement Pro erkunden

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Erfahren Sie anhand eines Beispiel-Workflows mehr über die Anwendung Vertragsmanagement Pro, und überprüfen Sie die Vorteile, die sie bieten kann.

    Vertragsmanagement Pro – Übersicht

    Vertragsmanagement Pro ist eine einfach zu verwendende und zu übernehmende Vertragsmanagementlösung. Sie können damit Vertragsdokumentvorlagen, Klauseln und Klauselvariationen einrichten und Vertragsanforderungen initiieren. Es unterstützt auch Now Assist die gesteuerte Vertragsanalyse und Metadatenextraktion, E-Signaturen, handschriftliche Signaturen und externe Speichersysteme.

    Vertragsmanagement Pro besteht aus:

    Vertragsmanagement Pro – Vorteile

    Tabelle : 1. Vorteile des Vertragsmanagement Pro
    Leistung Schlüsselfeatures Rolle
    Verwalten Sie auf effektive Weise eine Bibliothek mit Klauselvariationen. Klauselverwaltung Vertragskonfigurator
    Erstellen Sie Vertragsvorlagen oder Standardschreiben, die zum Generieren von Verträgen oder Dokumenten auf Grundlage der Werte in der übermittelten Anforderung verwendet werden. Word-Dokumentvorlagen Vertragskonfigurator
    Fügen Sie mithilfe eines -Add-Ins Inhaltssteuerelemente hinzu, die als Platzhalter für den Inhalt in Dokumenten Microsoft Word von in Systemen macOS von und in Systemen Windows von fungieren. Inhaltssteuerelemente können manuell nur auf einem Windows -System hinzugefügt werden. Microsoft Word Add-in für ServiceNow Verträge Vertragskonfigurator
    Initiieren Sie eigenständig oder ohne Selbstbedienung Vertragsanforderungen. Selfservice- und Nicht-Selfservice-Vertragsanforderungen Vertragsanwender
    Service einer selbstverwalteten Vertragsanforderung. Selfservice-Vertragsanforderung verwenden Vertragsanwender oder Vertragserfüller
    Überarbeiten, genehmigen und signieren Sie eine nicht selbstverwaltete Vertragsanforderung. Verwenden Sie eine nicht selbstverwaltete Vertragsanforderung Vertragsanwender oder Vertragserfüller
    Erhalten Sie Prüfungen und Feedback von internen Fachexperten zu Vertragsdokumenten. Übersicht über die interne Überprüfung Vertragserfüller oder Vertragsprüfer
    Verschaffen Sie sich einen Überblick über das Volumen der Vertragsanforderungen, die von Ihrem Team bearbeitet werden. Dashboard „Verträge“ verwenden Vertragserfüller
    Arbeiten Sie mit umsetzbaren Widgets, um Vertragsanforderungen zu kategorisieren, zu priorisieren und effizient zu bearbeiten. Arbeitsbereich für Verträge Vertragsanwender oder Vertragserfüller
    Verfolgen und verwalten Sie Vertragsverpflichtungen, um die Compliance sicherzustellen und Risiken zu minimieren. Verpflichtungsmanagement Obligations-Anwender oder Obligations-Erfüller
    Verwenden Sie Now Assist in Vertragsmanagement, um Verträge auf nicht standardmäßige und fehlende Klauseln zu analysieren und Informationen aus unterzeichneten Verträgen zu extrahieren, um sie dem Vertrags-Repository hinzuzufügen. Now Assist in Vertragsmanagement Now Assist Vertragserfüller

    Vertragsmanagement Pro – Workflow

    Der folgende Beispiel-End-to-End-Workflow zeigt, wie verschiedene Benutzer zusammenarbeiten können, um die Grundlagendaten zu konfigurieren und Vertragsanforderungen zu übermitteln, zu überprüfen und abzuschließen.

    Ein Vertragsmanagement Pro -Konfigurator führt die folgenden Aktionen aus, um den End-to-End-Workflow einzurichten:
    1. Erstellt den Vertragstyp und ordnet ihn einem Vertragsmodell zu.
    2. Erstellt die Klauseln und ihre Variationen, die in den Dokumentvorlagen verwendet werden sollen.
    3. Erstellt die Dokumentvorlagen, die zum Generieren des Vertragsdokuments verwendet werden.
    4. Konfiguriert die Platzhalter für Unterzeichner.
    5. Vervollständigt die Vorlagenzuordnung, um automatisch Informationen auszufüllen, die in der Vertragsvorlage verwendet werden.
    6. Veröffentlicht die Dokumentvorlage, um sie für die Generierung von Verträgen verfügbar zu machen, während die Vertragsanforderung übermittelt wird.
    7. Erstellt eine Vorlagenauswahlregel, um die Vertragsvorlage zu identifizieren, die zum Generieren des Vertragsdokuments für die Vertragsanforderung verwendet werden soll.
    8. Erstellt eine interne Unterzeichnerregel, um den Unterzeichner mithilfe von Unterzeichnerzuordnungen einer Vorlage zuzuordnen.
    9. Definiert das Vertrags-Repository, in dem Verträge gespeichert werden, und ordnet die Daten zu, die dem Vertragsdokument hinzugefügt wurden.
    10. Erstellt eine Vertrags-Repository-Regel, um die Erinnerungen für auslaufende Verträge zu konfigurieren.
    11. Konfiguriert den externen Speicher für die Speicherung der unterzeichneten Vertragsdokumente und ihrer Überarbeitungen.
    12. Konfiguriert die Anbieter elektronischer Signaturen so, dass Unterzeichner die Vertragsdokumente elektronisch signieren können.

    Selfservice-Workflow für Vertragsanforderungen

    Ein Workflow für eine Selfservice-Vertragsanforderung kann wie folgt fortfahren:
    1. Die den Vertrag anfordernde Person initiiert eine Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
      • Wenn keine Validierungsfehler vorliegen, wird eine Vertragsanforderung im Status In Bearbeitung erstellt.
      • Wenn bei der Validierung des Unterzeichners Fehler auftreten, behebt die anfordernde Person diese und übermittelt die Vertragsanforderung erneut.
    2. Ein Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und die Metadaten, Klauseln, Unterzeichner und Tabellen werden dynamisch gemäß vordefinierten Bedingungen hinzugefügt.
    3. Die anfordernde Person des Vertrags bearbeitet die Anforderungen hinsichtlich Änderungen und erstellt eine neue Version des Vertragsdokuments, indem sie die Dokumentoption Erneut generieren oder Synchronisieren verwendet.
    4. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt das Vertragsdokument an und führt eine der folgenden Aktionen aus:
      1. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, wird das Dokument zum Signieren gesendet.
      2. Wenn Changes erforderlich sind, übermittelt die anfordernde Person des Vertrags einen Change Request.
    5. Basierend auf der Change-Anforderung kann der Vertragserfüller die folgenden Aktionen ausführen:
      1. Initiiert einen internen Überprüfungsprozess.
        1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
          Hinweis:
          Der Vertragserfüller kann parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Der Vertragserfüller kann jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
        2. Ein Vertragsprüfergruppenmanager kann die Überprüfungsaufgabe zuweisen, oder ein Vertragsprüfer kann sie selbst zuweisen.
        3. Der zugewiesene Vertragsprüfer beginnt mit der Arbeit am Vertragsdokument.
        4. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
        5. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
        6. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert Redlines oder lehnt sie ab, schlägt Änderungen vor und fügt Kommentare hinzu.
        7. Der Vertragsprüfer schließt die Überprüfung ab und gibt das aktualisierte Vertragsdokument frei, falls verfügbar.
        8. Der Vertragserfüller erhält das aktualisierte Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
          • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
          • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Nach Abschluss der Überprüfung kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
      2. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt.
      3. Nachdem das Dokument abgeschlossen wurde, sendet der Erfüller das Dokument an die anfordernde Person.
    6. Die vertragsanfordernde Person zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind. Wenn Änderungen erforderlich sind, wird der Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess fortgesetzt.
    7. Wenn der externe Speicher konfiguriert ist, werden Vertragsdokumente darin gespeichert. Andernfalls werden sie in der Instanz ServiceNow gespeichert.
    8. Wenn ein Unterzeichner das Dokument ablehnt, wird es zur Überarbeitung an die anfordernde Person zurückgesendet, und die Überarbeitung wird zur Signatur gesendet.
    9. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Vertragsanforderungsdatensatz angehängt.
    10. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und Abteilungsmitglieder können im Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

    Nicht-Selbstbedienungs-Workflow für Vertragsanforderungen

    Ein Workflow für eine nicht selbstverwaltete Vertragsanforderung kann wie folgt ablaufen:
    1. Die anfordernde Person des Vertrags initiiert eine Vertragsanforderung im -Arbeitsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
    2. Eine Vertragsanforderung wird im Status Entwurf erstellt.
    3. Die anfordernde Person des Vertrags lädt einen einzelnen Vertrag oder mehrere Verträge und die zugehörigen Dokumente hoch und klassifiziert sie.
    4. Der Vertragserfüller zeigt das Vertragsdokument an, das an die Vertragsanforderung angehängt ist.
    5. Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
    6. Wenn eine Expertenüberprüfung oder Feedback von internen Teams erforderlich ist, initiiert der Vertragserfüller einen internen Überprüfungsprozess.
      1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
        Hinweis:
        Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Prüfergruppe erstellen, wenn eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
      2. Dem Vertragsprüfer wird die Überprüfungsaufgabe zugewiesen
      3. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
      4. Wenn eine Anforderung nach weiteren Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
      5. Der Vertragsprüfer prüft das Dokument, akzeptiert es, lehnt es ab oder schlägt Änderungen vor, und fügt Kommentare hinzu.
      6. Der Vertragsprüfer prüft den Vertrag und gibt Feedback. Wenn ein überarbeitetes Dokument verfügbar ist, wird es auch für den Vertragserfüller freigegeben.
      7. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt basierend auf dem Feedback die erforderlichen Änderungen vor.
        • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach dem Finalisieren des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
        • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
    7. Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
    8. Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
    9. Der Vertragserfüller zeigt die Antworten der Drittparteikontakte im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung an.

      Möglicherweise sind mehrere Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien fertiggestellt wird. Der Überprüfungsprozess kann erneut mit anderen Überprüfergruppen durchgeführt werden.

    10. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung bei den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen ergeben werden, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt. Das Vertragsdokument kann nur dann zur Signatur gesendet werden, wenn es genehmigt wurde.
    11. Wenn mehrere Vertragsdokumente vorhanden sind, vorbereitet der Vertragserfüller die Unterzeichnungen, indem er die Reihenfolge angibt. Wenn eine E-Signatur vorhanden ist, fügt der Vertragserfüller die erforderlichen Felder hinzu und sendet das Vertragsdokument zur Signatur.
    12. Unterzeichner überprüfen das Vertragsdokument.
      • Wenn keine Änderung erforderlich ist, wird das Vertragsdokument von allen Unterzeichnern unterzeichnet.
      • Wenn Änderungen erforderlich sind, wird die Signatur abgelehnt, und der Benutzer, der an der Vertragsanforderung arbeitet, generiert ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    13. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und Abteilungsmitglieder können aus dem Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.