Reservierung mit Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in tätigen

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Planen Sie ein Ereignis oder einen Termin in Microsoft Outlook mit von Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in bereitgestellten zusätzlichen Funktionen .

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin

    Prozedur

    1. Öffnen Sie die Anwendung Microsoft Outlook.
    2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen abhängig davon aus, welche Art von Reservierung Sie vornehmen möchten:
      • Um einen Termin oder ein Ereignis zu erstellen, navigieren Sie zu Neue Elemente > Termin.
      • Wenn Sie eine Besprechungseinladung senden möchten, navigieren Sie zu Neue Elemente > Besprechung.
    3. Wählen Sie im Terminfenster das Reservierungs-Add-in aus.
      Das Add-in öffnet eine Seitenleiste, die ein Reservierungsformular enthält.
      Hinweis:
      Der Name des Add-in hängt von dem Namen ab, der in der Manifestdatei angegeben ist.
    4. Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Reservierung aus.

      Wenn Max. Tage in Zukunft aktiviert ist und wenn das Startdatum und das Enddatum den Wert Max. Tage in Zukunft überschreiten, wird eine Warnmeldung angezeigt, um anzuzeigen, dass die Reservierung nur bis zu der in Max. Tagein angegebenen Anzahl von Tagen vorgenommen werden kann Zukunft . Der Wert Max. Tage in Zukunft wird im Modul „Reservierbar“ konfiguriert und gibt die maximale Anzahl der Tage in der Zukunft an, bis zu denen das Modul „Reservierbar“ reserviert werden kann.

      Hinweis:
      Wenn der Wert Max. Tage in Zukunft nicht aktiviert ist, können Benutzer ein Datum gemäß der Max. Anzahl der Vorkommen im Modul Reservierbare Elemente auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.
      • Wenn ein Mitarbeiter auf das Datumsauswahlsymbol des Kalendersymbols klickt und versucht, ein Datum auszuwählen, das größer als der Wert Max. Tage in Zukunft ist, werden die Daten in der Kalenderdatumsauswahl deaktiviert.
      • Wenn der Wert Max. Tage in Zukunft beispielsweise 90 Tage beträgt und Sie versuchen, ein Datum nach 90 Tagen auszuwählen, wird die Anzahl der Tage nach 90 Tagen in der Kalenderdatumsauswahl deaktiviert.
      • Es wird eine Warnmeldung angezeigt, dass Sie nur innerhalb der nächsten 90 Tage einen Platz reservieren können. Das Datum ist standardmäßig auf das aktuelle Datum gesetzt.
      • Wenn ein Mitarbeiter manuell ein Datum eingibt, das nach dem im Wert Max. Tage in Zukunft angegebenen Datum liegt, setzt die Anwendung das Datum auf das aktuelle Datum zurück.
      Hinweis:
      Wenn die Anzahl der Tage für eine Reservierung den Wert Max. Tage in Zukunft überschreitet, werden die Optionen Reservierung speichern und Zusätzliche Services hinzufügen deaktiviert. Der Mitarbeiter kann die ausgewählten Services nicht speichern. Der Mitarbeiter kann die Einladung über Outlook versenden, es werden jedoch keine Services hinzugefügt.
    5. Füllen Sie in der Seitenleiste „Platz reservieren“ die folgenden Felder aus:
      1. Wählen Sie das Gebäude aus, in dem Sie einen Termin vereinbaren möchten.
      2. Wählen Sie das Stockwerk aus, in dem Sie einen Platz für den Termin reservieren möchten.
      3. Wählen Sie die erforderliche Kapazitätdes Platzes aus.
        Die Flächen werden abhängig von der angegebenen Kapazität angezeigt.
    6. Klicken Sie auf Suche.
      Die verfügbaren Bereiche werden basierend auf der Suche angezeigt.
    7. Wählen Sie einen Bereich aus der Liste der verfügbaren Bereiche aus.
      Sie können auch mehrere Bereiche auswählen.
    8. Wenn Sie mehrere Plätze ausgewählt haben, wählen Sie Alle Platzdetails privat machen aus, um alle Platzdetails als privat zukennzeichnen.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf den Datenschutzeinstellungen für die ausgewählten Bereiche angezeigt.
    9. Wahlweise: Wenn Sie mehrere Bereiche ausgewählt haben, um den Datenschutz für einen Bereich einzeln festzulegen, verwenden Sie die Option Bereichsdetails als privat festlegen unter jedem Bereich.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf den für den Bereich festgelegten Datenschutzeinstellungen angezeigt.
    10. Klicken Sie auf Speichern und weiter.
    11. Klicken Sie auf + Zusätzliche Services hinzufügen, um zusammen mit Ihrer Reservierung weitere Services anzufordern.
    12. Wahlweise: Wenn Sie mehrere Bereiche ausgewählt haben, wählen Sie + Zusätzliche Services hinzufügen unter jedem Bereich separat aus.
    13. Wählen Sie im Serviceformular aus den folgenden Services aus:
      • Catering: Option zum Anfordern von Verpflegungsleistungen. Geben Sie die Einstellungen für Frühstück und/oder Mittagessen sowie die benötigte Menge an.
      • Ausrüstung: Option, um spezielle Ausrüstung für die Besprechung anzufordern.
    14. Klicken Sie auf Services speichern.
    15. Überprüfen Sie Ihre Reservierungsdetails.
    16. Um Ihre Reservierung zu bearbeiten, klicken Sie auf Change reservation (Reservierung ändern).
    17. Um die angeforderten zusätzlichen Services zu bearbeiten, klicken Sie auf + Zusätzliche Services hinzufügen/verwalten.
    18. Klicken Sie auf Reservierung speichern.
      Die Reservierung wird erstellt und in der Anwendung Management von Arbeitsplatz-Reservierungen protokolliert.
    19. Klicken Sie im Outlook-Terminfenster auf Senden, um die Besprechungsanfrage zu senden.
      Die Besprechungsanfrage wird an die ausgewählten Bereiche gesendet, um die Reservierung zu bestätigen.
      Hinweis:
      Wenn die Synchronisierung des Arbeitsplatzkalenders installiert und der persönliche Authentifizierungsmodus aktiviert ist, wird eine Popup-Benachrichtigung angezeigt, wenn ein Benutzer beim Versuch, einen für die Synchronisierung aktivierten Raum zu reservieren, kein Token besitzt. Die Benachrichtigung informiert den Anwender darüber, dass das Token nicht verfügbar ist, und fordert ihn auf, sich mit der entsprechenden E-Mail bei Microsoft Exchange anzumelden, um das Token abzurufen.

    Ergebnisse

    Die Reservierung wird erstellt. Die Reservierung wird nur gesendet, wenn Sie die Einladung über das Microsoft Outlook-Fenster senden.