PDF-Dokumentvorlagen konfigurieren

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Laden Sie eine bearbeitbare und ausfüllbare PDF-Vorlage hoch, und passen Sie die Vorlage an Ihre Geschäftsbedürfnisse an.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_core.admin und delegierter Entwickler

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Dokumentvorlagen > Alle Dokumentvorlagen.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Wählen Sie PDF-Dokumentvorlage aus.
    4. Füllen Sie die Felder im Formular aus:
      Tabelle : 1. PDF-Vorlagenformular
      Feld Beschreibung
      Name Name der PDF-Dokumentvorlage
      Tabelle Tabellen werden basierend auf dem ausgewählten Anwendungsbereich angezeigt.
      Kategorie Dokumentkategorie, in der die Vorlage hinzugefügt wird
      Applikation Bereich der Anwendung, in der die Dokumentvorlage erstellt wird
      Status Aktueller Status der Dokumentvorlage
      • Entwurf: Gibt an, dass die Dokumentvorlage noch nicht veröffentlicht wurde
      • Bearbeitung: Gibt an, dass die Dokumentvorlage bearbeitet wird, nachdem sie veröffentlicht wurde
      • Veröffentlicht: Gibt an, dass die Dokumentvorlage von Services und Fällen verwendet werden kann
      Aktiv Option zur Aktivierung der PDF-Dokumentvorlage für die Verwendung
      Benutzerkriterien Die Zielgruppenkriterien für dieses Dokument. Beispielsweise können Sie ein Schreiben erstellen, das nur an kanadische Mitarbeiter gerichtet ist.
      Hinweis:
      Informieren Sie sich beim Definieren von Bedingungen wie der Beachtung der Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerten über die API GlideFilter - Scoped, Global.
      Signaturtyp Option zum Angeben der Anwendung, die zum Signieren des Dokuments verwendet wird.

      Beispiel: ServiceNow Sign, DocuSign, Adobe Sign, Digitale Signatur – Smart Cards.

      Hinweis:
      Signaturtypen sind nur verfügbar, wenn die entsprechenden Integrations-Plugins installiert sind.
      Speicherziel für Dokumente Option zum Angeben des Speicherorts, an dem das signierte Dokument gespeichert wird.
      Hinweis:
      Diese Option wird nur angezeigt, wenn „Digitale Signatur – Smart Cards“ als Signaturtyp ausgewählt ist.
      Besitzer Option zum Angeben des Besitzers des Dokumentspeicherziels.
      Hinweis:
      Diese Option wird nur angezeigt, wenn „Digitale Signatur – Smart Cards“ als Signaturtyp ausgewählt ist.
      Anlagetyp Option zum Hochladen eines neuen Dokuments oder Auswählen eines Dokuments aus ServiceNow Verwaltete Dokumente.
      Dokumentüberarbeitung Option zum Auswählen eines Dokuments aus ServiceNow Verwaltete Dokumente.
      Hinweis:
      Dieses Feld wird angezeigt, wenn Aus Dokumentüberarbeitung auswählen unter Anhangtypausgewählt ist.
      Dokument Option zum Hochladen des Anhangs einer ausfüllbaren PDF-Datei zur weiteren Anpassung
      Hinweis:
      Dieses Feld wird angezeigt, wenn Neues Dokument hochladen unter Anhangtypausgewählt ist.
      Startdatum Datum, ab dem die PDF-Dokumentvorlage gültig ist. Das Startdatum hilft bei der Verwaltung mehrerer Versionen derselben Vorlage.
      Hinweis:
      Das Startdatum muss vor dem Enddatum liegen.
      Enddatum Datum, bis zu dem die PDF-Dokumentvorlage gültig ist. Das Enddatum hilft bei der Verwaltung mehrerer Versionen derselben Vorlage.

      Wenn die Werte in „Startdatum“ und „Enddatum“ standardmäßig leer sind, bedeutet dies, dass die Vorlage immer gültig ist.

      Wenn Sie ein Enddatum angeben, müssen Sie auch ein Startdatum angeben.
      Vorlagendatumsformat Format, in dem das Datum angezeigt werden soll, wenn ein Service Desk-Mitarbeiter eine Vorschau des Dokuments anzeigt, den Anhang generiert oder Dokumentaufgaben für Teilnehmer initiiert.
      Hinweis:
      • Beim Signieren mit einer Anwendung von ServiceNow oder AdobeSign: Wenn unter Vorlagendatumsformatkein Wert ausgewählt ist, wird der in der Systemeigenschaft template_date_format angegebene Wert berücksichtigt. Wenn die Systemeigenschaft „Vorlagendatumsformat“ und „template_date_format“ leer sind, wird der Wert im Feld „Datumsformat“ aus dem Anwenderprofil des Service Desk-Mitarbeiters berücksichtigt.
      • Beim Signieren mit der DocuSign-Anwendung: Das in den Signiereinstellungen in der DocuSign-Anwendung ausgewählte Datumsformat wird gegenüber dem Vorlagendatumsformat in der konfigurierten PDF-Vorlage in einer ServiceNow-Instanz berücksichtigt.
      Vorlagensprache Sprache, in die dynamische Token übersetzt werden, wenn ein Service Desk-Mitarbeiter eine Vorschau des Dokuments anzeigt, den Anhang generiert oder Dokumentaufgaben für Teilnehmer initiiert.
      Hinweis:
      • „Vorlagensprache“ ist ein Pflichtfeld. Die Standardsprache ist keine.
      • Die Übersetzungsfunktion ist nur verfügbar, wenn die Sprach-Plugins in der Instanz installiert sind.
      Bestätigungstext Text, der den Benutzer dazu auffordert, beim Übermitteln eines ausgefüllten Dokuments ein Kontrollkästchen zu aktivieren
      Quellvorlage Quellvorlage, aus der Sie eine Kopie der aktuellen Vorlage erstellt haben.
    5. Klicken Sie auf Absenden oder auf Speichern.

    Nächste Maßnahme

    • Klicken Sie auf den zugehörigen Link PDF analysieren, um Informationen im PDF-Dokument automatisch zu analysieren und diese Informationen zur erneuten Verwendung in der PDF-Zuordnungstabelle zu speichern.
    • In der zugehörigen Liste Teilnehmer erstellen Sie Teilnehmer.
    • Definieren Sie in der zugehörigen Liste PDF-Vorlagenzuordnungen die Feldzuordnungen.
    • Klicken Sie auf Signaturblöcke markieren.
    • Veröffentlichen Sie die Vorlage. Flows mit der Vorlage werden möglicherweise beeinflusst, wenn Sie eine veröffentlichte Vorlage bearbeiten möchten.