Arbeiten Sie an einer TPC-Überprüfungsanforderung

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Als Mitglied des Supportteams für Rechtsverträge überprüfen und überarbeiten Sie ein Drittpartei-Vertragsdokument. Sie können das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument zur E-Signatur aus der rechtlichen Anforderung senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_lg_contracts.contracts_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeitender, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie auf die Anforderung zugreifen und sie genauso bearbeiten wie die Beauftragten. Sie können die Felder „Zugewiesen an“ und „Zuweisungsgruppe“ jedoch nicht ändern.

    Hinweis:
    In Zeiten, in denen Sie nicht verfügbar sind, können Sie Ihre rechtlichen Verpflichtungen an andere Benutzer delegieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Juristische Anforderung > Center für Rechtsangelegenheiten.
    2. Wählen Sie das Listensymbol ( Listensymbol).
    3. Öffnen Sie auf der Registerkarte Listen eine juristischen Anfrage, indem Sie unter Juristische Anforderungen eine Option auswählen.
      OptionenSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
      3. Wenn Ihnen die Anforderung neu zugewiesen ist, wählen Sie Arbeit beginnen, um mit der Bearbeitung der Anforderung zu beginnen.

        Der Status der rechtlichen Anforderung lautet „In Arbeit“, und das Dokument lautet „Rechtliche Überprüfung“.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeiten aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
    4. Wahlweise: Wenn Sie bei der Bearbeitung der juristischen Anforderung die Unterstützung anderer Erfüller benötigen, fügen Sie diese im Feld Mitarbeiter hinzu.
      Hinweis:
      Benutzer mit der Rolle sn_lg_contracts.contracts_fulfiller werden im Feld Collaborators (Mitarbeitende) aufgeführt.
      Die Mitarbeiter werden per E-Mail darüber benachrichtigt, dass sie einer juristischen Anforderung als Mitarbeiter hinzugefügt wurden.
    5. Verwalten Sie auf der Registerkarte Dokumentüberarbeitungen alle Überarbeitungen des Vertragsdokuments.
      OptionSchritte
      Dient zum Überprüfen einer vorhandenen Dokumentüberarbeitung
      • Wählen Sie den Namen des Dokuments aus, um den Dokumentüberarbeitungsdatensatz zu öffnen.
      • Um eine Vorschau der Datei anzuzeigen, klicken Sie auf den Dateinamen im Feld Dokument.
      • Um die Datei herunterzuladen, klicken Sie auf das Download-Symbol ( Download-Symbol.).
      • Um die Dokumentüberarbeitung als bereit zu markieren, wählen Sie Bereitaus.
      Zum Erstellen einer weiteren Dokumentüberarbeitung Erstellen Sie eine weitere Dokumentüberarbeitung, wenn in der aktuellen Version des Dokuments weitere Änderungen erforderlich sind.
      1. Klicken Sie auf Überarbeitung erstellen.

        Das Dialogfeld „Überarbeitung erstellen“ wird angezeigt.

      2. Wählen Sie in der Liste Überarbeitung erstellen aus den Speicherort des Dokuments aus.
        • Computer: Wählen Sie eine Datei aus Ihrem lokalen System aus. Klicken Sie auf Datei anhängen und laden Sie eine Datei hoch.
        • Aktivität: Wählen Sie einen Anhang aus dem Aktivitätenstrom aus. Alle Dateien, die in eingehenden E-Mails angehängt sind, werden im Feld Dokument aufgelistet.
        • Online: Wählen Sie eine Datei aus, die im konfigurierten externen Speichersystemgespeichert ist.
      3. Fügen Sie weitere Informationen zum Dokument im Feld Arbeitsnotizen hinzu. Diese Informationen werden zusammen mit dem Anhang dem Aktivitätenstrom hinzugefügt.
      4. Um das Dokument zur Überprüfung oder zum Senden zur E-Signatur vorzubereiten, wählen Sie Bereitaus.
      5. Klicken Sie auf Erstellen.

      Das Dokument wird der Anforderung hinzugefügt. Die Überarbeitungsnummer des neuesten Dokuments ist ums eins höher als die vorherige Dokumentüberarbeitungsnummer. Die Dokumentüberarbeitung wird auf der Registerkarte Dokumentüberarbeitungen aufgeführt.
      Hinweis:
      Wenn Sie die aktuelle Dokumentüberarbeitung als Bereit markieren, werden alle vorherigen Dokumentversionen, die als Bereit markiert waren, gelöscht.
    6. Wahlweise: Senden Sie das Dokument zur Ad-hoc-Genehmigung, wenn eine Genehmigung von anderen Stakeholdern erforderlich ist.
    7. Senden Sie eine E-Mail an Stakeholder, um das abgeschlossene Vertragsdokument überprüfen und die Änderungen bestätigen zu lassen.
      1. Klicken Sie auf E-Mail erstellen.
      2. Fügen Sie auf der Registerkarte Neuer E-Mail-Entwurf in den Feldern An, CCund BCC nach Bedarf die E-Mail-Adressen der Empfänger hinzu.
        Das Feld An ist bereits mit der in der Anforderung eingegebenen E-Mail-Adresse des Drittpartei-Kontaktpunkts und im Feld CC mit der E-Mail-ID der anfordernden Person ausgefüllt.
      3. Geben Sie den Betreff der E-Mail unter Betreffein.
        Die Kurzbeschreibung der Anforderung wird standardmäßig ausgefüllt.
      4. Klicken Sie im Feld Anhänge auf den Link +Datei hinzufügen, um die Dokumente hinzuzufügen, und wählen Sie dann die Quelle der Datei aus.
        Wenn Sie eine Vertragsdokumentüberarbeitung als Bereit markiert haben, wird sie standardmäßig an die E-Mail angehängt.
      5. Geben Sie die Nachricht in den E-Mail-Text ein.
      6. Klicken Sie auf E-Mail senden, um die E-Mail sofort zu senden, oder auf Als Entwurf speichern, um sie später zu senden.
    8. Fügen Sie auf der Registerkarte Unterzeichner Unterzeichner hinzu, an die der Vertrag zur E-Signatur gesendet wird.
    9. Wenn sich alle Stakeholder auf eine Überarbeitung des Vertragsdokuments geeinigt haben, klicken Sie auf Signatur vorbereiten, um das Dokument vorzubereiten und zur E-Signatur an die Unterzeichner zu senden.
      Hinweis:
      Wenn Sie Für Signatur vorbereitenauswählen, wird das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System geöffnet.
      • Bei DocuSign wird das Dokument automatisch im E-Signatur-Portal geöffnet, ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist.
      • Wenn Sie Adobe Sign benötigen, müssen Sie sich beim E-Signatur-Portal anmelden, um das Dokument zu öffnen.
      Der Dokumentstatus wird von „Interne rechtliche Überprüfung“ in „Unterzeichnung wird vorbereitet“ geändert.
    10. Füllen Sie das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System aus, und senden Sie es zur Signatur.
      1. Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
      2. Fügen Sie die erforderlichen Felder einschließlich des Felds Signatur hinzu.
      3. Klicken Sie auf Senden.
      Ein E-Signatur-Umschlag wird erstellt und an alle Unterzeichner gesendet. Wenn das System eine Erfolgsbenachrichtigung vom Anbieter der elektronischen Signatur erhält, wird der Dokumentstatus von Vorbereitung der Signatur auf Ausstehende Signatur aktualisiert.

    Nächste Maßnahme

    1. Unterzeichner können das Vertragsdokument überprüfen und unterzeichnen oder die Unterzeichnung ablehnen.
    2. Sie können den Dokumentstatus in der Anforderung überprüfen.
      • Wenn alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird der Dokumentstatus auf „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert. Ein Repository-Datensatz für Rechtsverträge wird erstellt, in dem das signierte Dokument angehängt oder verknüpft wird. Auf den Datensatz des Rechtsvertrags-Repositorys können Sie auch über die Registerkarte „Rechtsverträge“ zugreifen.
      • Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf Signiert aktualisiert.
      • Wenn ein Unterzeichner das Vertragsdokument nicht unterzeichnet, wird der Dokumentstatus auf „Vertrag abgelehnt“ aktualisiert.Wenn weitere Änderungen im Vertragsdokument erforderlich sind, aktualisieren Sie es, und senden Sie es erneut zur Signatur an die Unterzeichner.
    3. Wenn der Vertrag von allen Parteien unterzeichnet wurde, können Sie die Anforderung schließen, indem Sie auf Abschließen klicken.