Konfigurieren Sie Metadaten für Felder, Variablen und Variablensätze in einem Vertragsdokument

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Fügen Sie als Vertragskonfigurator Metadaten für Felder, Variablen und Variablensätze hinzu, und konfigurieren Sie sie, um die Informationen im Vertragsdokument vorab auszufüllen.

    Vorbereitungen

    Das Add-in Microsoft Word für ServiceNow Verträge muss konfiguriert worden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie das Add-in Microsoft Word für ServiceNow Verträge.

    Es muss eine Vertragsvorlage vorhanden sein, die aktiv ist und sich im Status Entwurf oder Bearbeitung befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Vertragsvorlage, die Inhaltssteuerelemente enthält.

    Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_config und Canvas_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Die für Felder, Variablen und Variablensätze hinzugefügten Metadaten fungieren als Platzhalter für Werte, die im Vertragsdokument verwendet werden.
    Hinweis:
    In Vertragsmanagement Pro Version 1.4.1 zeigt das Formular „Rechtsvertragsanforderung“ in Center für Rechtsangelegenheiten und Arbeitsbereich für Verträge nur zugeordnete rechtliche Felder für Variablen in der Vertragserfüller-Ansicht an. Sie müssen daher die Feldzuordnungsoption anwenden, wenn Sie die Metadatenzuordnung für Rechtsverträge einrichten. Bearbeiten Sie vorhandene Vorlagen mit Variablenzuordnung, und aktualisieren Sie die Konfiguration mit der Feldzuordnung.

    Weitere Informationen zum Bearbeiten einer Vertragsvorlage finden Sie unter Bearbeiten Sie eine Vertragsvorlage mit dem Add-in Microsoft Word für ServiceNow Verträge.

    • Die Metadaten vom Typ „Feldzuordnung“ erhalten ihren Wert aus der Tabelle, der die Vertragsvorlage zugeordnet ist.
    • Die Metadaten vom Typ „Variablen“ erhalten ihren Wert vom Datensatzersteller.

    Prozedur

    1. Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie die Inhaltssteuerelemente markieren möchten, in Microsoft Word.
    2. Wählen Sie im Menüband Microsoft Word das Add-in ServiceNow Verträge aus.
    3. Geben Sie auf dem Anmeldebildschirm die Anmeldeinformationen der Instanz ServiceNow ein, für die das Add-in Microsoft Word konfiguriert ist.
      Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie das Add-in Microsoft Word für ServiceNow Verträge
    4. Wählen Sie im Add-in-Bildschirm auf der Registerkarte Vorlagen die Vertragsvorlage aus, der Sie die Metadaten hinzufügen möchten.
      Nur Vorlagen, die im globalen Anwendungsbereich erstellt wurden, sind sichtbar.
    5. Platzieren Sie im Dokument Microsoft Word den Cursor an der Stelle, an der Sie den Platzhalter für Metadaten hinzufügen möchten.
    6. Wählen Sie auf der Registerkarte Metadatendie Option Metadatenzuordnung erstellen aus.
    7. Wählen Sie im Formular „Zuordnung erstellen“ im Feld Typ entweder eine Feldzuordnung oder Variablen aus.
      Typ der MetadatenFelder verfügbar
      Feldzuordnung
      • Zuordnungsfeld: Felder der Tabelle, der die Vertragsvorlage zugeordnet ist.
      • Feldname: Das Feld wird automatisch auf den Wert des Zuordnungsfeldsfestgelegt. Sie können den Wert auch ändern.
      Variablen
      Hinweis:
      Wenn ein Erfüller die rechtlichen Felder in einer Vertragsanforderung aktualisiert und die Vorlage der Vertragsanforderung eine Variablenzuordnung verwendet, wird das Vertragsdokument beim Erstellen einer Vertragsüberarbeitung nicht mit den neuen Werten aktualisiert.
      • Datensatzersteller– Der Datensatzersteller, aus dem Sie die Variable hinzufügen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Variable aus einer Vertragsanforderung für eine Geheimhaltungsvereinbarung hinzufügen möchten, wählen Sie den Datensatzersteller für eine Geheimhaltungsvereinbarung aus.
      • Variable– Die Variable des Datensatzerstellers, den Sie hinzufügen möchten.
      • Variablensatzzeile: Der Zeilenwert des Variablensatzes. Das Feld wird nur angezeigt, wenn der in der Variable ausgewählte Wert ein Satz von Werten ist.

        Zum Beispiel ist die Unterzeichnervariable ein Satz von Variablen für Titel, Name und E-Mail-Adresse. Sie können diesen Datensatz in Zeilen und Spalten visualisieren.

        Unterzeichnervariablen

        Wenn Sie die Variable Beth Anglin zuordnen möchten, geben Sie Zeile2 als Wert im Feld Variablensatzzeile ein.

      • Feldname– Dieses Feld wird abhängig von den Werten für die Variable und die Variablensatzzeileautomatisch ausgefüllt. Sie können den Wert auch ändern. Die maximale Zeichenanzahl für den Feldnamen beträgt 200.
        Hinweis:

        Validierungsfehler können aus den folgenden Gründen auftreten:

        • Der Feldname ist nicht eindeutig.
        • Sie haben Metadaten einem Feld zugeordnet, das bereits zugeordnet wurde.
    8. Wählen Sie Erstellen aus.
      • Die Metadaten werden hinzugefügt und als Kachel mit dem Feldnamen als Titel angezeigt.

        Mit dem Add-in hinzugefügte Metadaten

      • Die Metadaten werden mit der Instanz ServiceNow synchronisiert.
      Hinweis:

      Wenn Sie die Variable sys_id einbezogen haben, müssen Sie dieses Skript anpassen, um sie richtig anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter sys_id-Anzeigewert in generierten Vertragsdokumenten anzeigen ..

    9. Wahlweise: Fügen Sie die Metadaten an anderen Stellen im Dokument oder im Header oder Footer des Word-Dokuments hinzu, indem Sie die Kachel auswählen und an die gewünschte Stelle verschieben.
    10. Wahlweise: Zeigen Sie die Metadaten an, indem Sie sich bei Ihrer Instanz ServiceNow anmelden und zur zugehörigen Liste Vorlagenzuordnungen der Vertragsvorlage navigieren.