Verpflichtungsmanagement

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
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    • MitVerpflichtungsmanagement in Vertragsmanagement Pro können Sie die in einem Vertrag angegebenen Verantwortlichkeiten nachverfolgen und erfüllen.

    Mit Verpflichtungsmanagementkann ein Vertragsmanager Verpflichtungsdatensätze erstellen, um bestimmte Anweisungen und Verpflichtungsaufgabentypen zu definieren, die zur Erfüllung der Vertragsverpflichtung erforderlich sind. Verpflichtungsaufgaben werden erstellt, um die in einem Vertrag angegebenen Aktivitäten nachzuverfolgen und abzuschließen, z. B. das monatliche Einreichen einer IT-Asset-Rechnung.

    Ein Verpflichtungsdatensatz kann zwei Arten von Verpflichtungsaufgaben enthalten:
    Ad-hoc-Verpflichtungsaufgabe
    Die Verpflichtungsaufgabe kann zur Erfüllung der Vertragsverpflichtungen nur einmal oder in regelmäßigen Abständen erforderlich sein.
    Wiederkehrende Verpflichtungsaufgabe
    Die Verpflichtungsaufgabe ist in regelmäßigen Abständen erforderlich, um die Vertragsverpflichtungen zu erfüllen. Wiederkehrende Verpflichtungsaufgaben werden automatisch basierend auf dem definierten Zeitplan erstellt.
    Der Workflow Verpflichtungsmanagement beginnt, nachdem der unterzeichnete Vertrag dem Vertrags-Repository-Datensatz hinzugefügt wurde, und kann wie folgt fortfahren:
    1. Ein Vertragsmanager überprüft den Vertrag im Vertrags-Repository und erstellt Verpflichtungsdatensätze für wichtige Verpflichtungen.
    2. Der Vertragsmanager stellt die Details der Verpflichtung, einschließlich eines Aufgabenzeitplans für die Verpflichtung, im Verpflichtungsdatensatz bereit.

      Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Verpflichtungsdatensätze.

    3. Verpflichtungsaufgaben werden erstellt.
      • Für einen Ad-hoc-Zeitplan erstellt der Vertragsmanager eine Verpflichtungsaufgabe auf der Registerkarte Verpflichtungsaufgaben.
      • Für einen wiederkehrenden Zeitplan werden die Verpflichtungsaufgaben automatisch basierend auf dem definierten Zeitplan erstellt.
    4. Der zugewiesene Benutzer wird benachrichtigt, wenn die Verpflichtungsaufgabe erstellt wird.
    5. Der zugewiesene Benutzer arbeitet an der Verpflichtungsaufgabe und übermittelt sie zur Überprüfung.

      Der Status der Verpflichtungsaufgabe ändert sich von Offen in Warten auf Genehmigung.

    6. Der Verpflichtungserfüller überprüft die Aufgabe und genehmigt sie oder lehnt sie ab.
      • Wenn die Verpflichtungsaufgabe abgelehnt wird, ändert sich der Status der Aufgabe in Offen, und der zugewiesene Benutzer arbeitet weiter.
      • Wenn die Verpflichtungsaufgabe genehmigt wird, ändert sich der Status der Aufgabe in Abgeschlossen.