Platz reservieren mit Now Assist in Virtual Agent

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Mit dem Thema „Platz reservieren – Virtual Agent“ können Sie eine Reservierung mit Now Assist für Workplace Service Delivery (WSD)erstellen. Sie können Ihrer Reservierung auch Services hinzufügen.

    Vorbereitungen

    Das Thema „Platz reservieren“ sollte Now Assist in Virtual Agenthinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Now Assist in Virtual Agent für Workplace Service Deliverykonfigurieren.

    Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Anwendungen haben:
    • Now Assist für Plattform (sn_genai_platform)
    • Management von Arbeitsplatz-Reservierungen Management von Arbeitsplatz-Reservierungen (sn_wsd_rsv)

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Prozedur

    1. Melden Sie sich beim Mitarbeiter-Center-Portal an.
      Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsplatzservices im Mitarbeiter-Center-Portal.
    2. Wählen und öffnen Sie das Chatfenster Now Assist in Virtual Agent.
    3. Geben Sie Ihre Frage oder Stichwörter ein, um einen Besprechungsraum zu reservieren.

      Der Bot Now Assist in Virtual Agent unterstützt eine menschlich anmutende Konversationssprache. Sie können beispielsweise „Platz für mich reservieren“, „Ich möchte einen Platz für 10 Uhr reservieren“ usw. abfragen.

    4. Nach der ersten Begrüßungsnachricht erklärt der Bot Now Assist in Virtual Agent, was Sie von ihm erwarten können.
    5. Geben Sie Ihre Abfrage oder Stichwörter ein, um einen Platz zu reservieren.
      Beim Stellen oder Senden Ihrer Arbeitsplatzanforderungen können Sie eine positive Konversation oder Äußerung in natürlicher Sprache verwenden.

      Während das große Sprachmodell (LLM) Ihre Anforderung (Äußerung) verarbeitet, zeigen animierte Punkte im Chatfenster an, dass der Bot an Ihrer Anforderung arbeitet.

    6. Now Assist in Virtual Agent zeigt Optionen zum Reservieren eines Platzes.

      Now Assist zeigt das Thema „Platz reservieren“ an.

      Hinweis:
      Die Option zum Reservieren eines Platzes mit Now Assist in Virtual Agent ist nur verfügbar, wenn Ihr Administrator im Virtual Agent-Designer das LLM-Thema Platzreservierung Virtual Agent hinzugefügt hat. Weitere Informationen finden Sie unter Now Assist in Virtual Agent für Workplace Service Deliverykonfigurieren
    7. Wählen Sie (Thema) Platz reservieren aus.

      Wenn die Schaltfläche Themenname ausgewählt wird, wird die anfordernde Person für den Arbeitsplatz in diesen Themen-Flow innerhalb von Now Assist in Virtual Agentgestartet.

      Die Anwendung versucht, „Stichwörter“ in den vom Mitarbeiter eingegebenen Sätzen zu finden. Es verwendet die von einem Mitarbeiter für Reservierungsanfragen eingegebenen Stichwörter und zeigt Vorschläge für die Schritt-für-Schritt-Reservierung eines Platzes. Basierend auf der bereitgestellten Eingabe versucht der Bot zunächst, so viele Datenpunkte wie möglich abzurufen. Beispiel: „Ich möchte einen Arbeitsplatz für Freitag von 9 bis 11 Uhr reservieren“ sind die Stichwörter, die von einem Mitarbeiter eingegeben wurden. Die Anwendung erfasst die folgenden Datenpunkte und zeigt Vorschläge an:
      • Platztyp: Das System filtert nach Modulen mit „Platz“.
      • Gebäude AMS-B1, der Mitarbeiter wird um Bestätigung gebeten
      • Startzeit: 9 Uhr
      • Endzeit: 11:00 Uhr

      Da kein Datum angegeben ist, wird der Mitarbeiter vom Bot aufgefordert, das Datum anzugeben.

      Beispiel: Wenn der Mitarbeiter „Ich möchte einen Platz am nächsten Montag von 9 bis 11 Uhr“ eingibt. Die Gebäudeinformationen sind in dieser Eingabe nicht angegeben, daher bittet der Bot um die Angabe des Gebäudes. Das Datum wird basierend auf der Eingabe „Nächster Montag“ sowie der Start- und Endzeit berechnet. Je mehr Informationen ein Mitarbeiter bereitstellt, desto weniger Eingaben sind vom Bot erforderlich, um eine Reservierung zu verarbeiten und zu erstellen.

    8. Der Bot Now Assist in Virtual Agent weist Sie an, die Art der Reservierung auszuwählen, die Sie vornehmen möchten.

      Wählen Sie beispielsweise Besprechungsräume aus.

      Hinweis:
      Nur die Modulkonfiguration „Alle reservierbaren Elemente durchsuchen“ wird von Now Assist in Virtual Agentunterstützt. Zeigt alle Reservierungstypen an, die im Modul „ Alle reservierbaren Elemente durchsuchen“ verfügbar sind. Zum Beispiel Schreibtische, Schreibtische innerhalb einer Schichtusw.

      Der Auswahltyp„Bestimmte Einheit“ wird in der Konfiguration der Tabelle „Reservierbar“ unterstützt. Container wird für Now Assist in Virtual Agentnicht unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.

    9. Der Bot Now Assist in Virtual Agent weist Sie an, einen Standort für die Reservierung eines Platzes auszuwählen.
    10. Wählen Sie ein Gebäude aus.
      Beispiel: Cal-B2.

      Now Assist in Virtual Agent mit Standortnamen.

    11. Now Assist im Bot Virtual Agent fordert Sie auf, das Start- und Enddatum für die Reservierung anzugeben.
      Hinweis:
      Wiederkehrende Reservierungen und mehrtägige Reservierungen sind derzeit nicht verfügbar, wenn Sie einen Besprechungsraum mit dem Bot buchen. Es können nur einzelne Reservierungen für ein ausgewähltes Datum erstellt werden. Stellen Sie sicher, dass Start- und Enddatum in der Zeitzone des Gebäudes liegen und nicht in der Vergangenheit liegen dürfen.
    12. Now Assist im Bot Virtual Agent bestätigt Ihre Auswahl für einen Standort und Reservierungsdaten.
    13. Now Assist im Bot Virtual Agent fordert Sie auf, den Namen des Stockwerks, die Kapazität und den Namen des Platzes anzugeben, in dem Sie einen Besprechungsraum reservieren möchten.

      Now Assist in Virtual Agent fordert Sie auf, einen Stockwerksnamen hinzuzufügen.

      Hinweis:
      Stockwerk, Kapazität und Schichtzeitplan sind optionale Eingaben. Wenn keine Flächen verfügbar sind, zeigt der Bot Now Assist in Virtual Agent die folgende Meldung an: „Derzeit sind leider keine Flächen verfügbar. Überarbeiten Sie Ihre Auswahl, und versuchen Sie es erneut. Wenn die Vorschläge nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie auch Keine Übereinstimmung mit meinen Einstellungenauswählen. Wenn ungültige Benutzereingaben erfolgen, z. B. ein falscher Gebäudename oder ein vergangenes Datum, fordert Sie der Bot auf, die Details erneut einzugeben.

      Der Bot Now Assist in Virtual Agent zeigt Standortergebnisse an. Der Name des Gebäudes, das Stockwerk und die Kapazität werden im Ergebnis angezeigt.

      Geben Sie die Kapazität des Stockwerks an.

      Now Assist in Virtual Agent mit Bereichsname und Kapazität.

      Wählen Sie eine Fläche aus den von Now Assist in Virtual Agentangezeigten Vorschlägen aus.

      Now Assist in Virtual Agent verarbeitet die von Ihnen angegebenen Informationen und schließt Ihre Reservierung ab.

    14. Um die Reservierungsdetails anzuzeigen und zu aktualisieren, wählen Sie den Link Klicken Sie hier, um die Reservierungsdetails anzuzeigen.

      Die Seite „Reservierungszusammenfassung“ wird angezeigt. Auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ können Sie Ihre Reservierungsdetails bearbeiten und aktualisieren.

    15. Wahlweise: Now Assist in Virtual Agent bietet Vorschläge zum Hinzufügen von Services zu Ihrer Reservierung.

      Sie können Ihrer Reservierung Gäste und externe Besucher, den Link zu virtuellen Zoom-Besprechungen oder Catering-Services hinzufügen. Wenn Sie Ihrer Reservierung keinen dieser Services hinzufügen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen und Ihre Reservierung in dieser Phase abschließen.

      Hinweis:
      Die Option zum Hinzufügen von Arbeitsplatzservices wird basierend auf der entsprechenden Serviceverfügbarkeit für einen ausgewählten Standort angezeigt. Wenn beispielsweise die Zoom-Spoke vorhanden ist und der Anbieter virtueller Besprechungen im Modul „Reservierbar“ konfiguriert ist, zeigt der Bot die Serviceoption „Zoom hinzugefügt“ an. Dies hängt auch von der Verfügbarkeit eines Standorts oder der Konfigurationseinstellungen für reservierbare Module durch Ihren Administrator ab. Wenn also keine Zoom-Spoke konfiguriert ist oder Gäste keine Reservierung vornehmen dürfen, zeigt der Bot die zugehörigen Fragen oder Vorschläge nicht an. Bei Catering-Services prüft die Anwendung, ob diese für einen ausgewählten Standort zugewiesen sind.
    16. Wahlweise: Now Assist in Virtual Agent weist Sie an, Gäste zu Ihrer Reservierung einzuladen.
      Hinweis:
      Die Option zum Hinzufügen von Gästen wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration Eingeladene Personen zulassen im Reservierungsmodul aktiviert ist. Mit dieser Option im Modul „Reservierbar“ können Sie Teilnehmer einladen und Ihrer Reservierung hinzufügen. Sie können Gäste in Ihre Reservierung einladen. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.
    17. Wahlweise: Wählen Sie „Ja“, wenn Sie Ihrer Reservierung Gäste hinzufügen möchten.
      Hinweis:
      Sie können Ihrer Reservierung mehrere eingeladene Personen hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Now Assist in Virtual Agent für Workplace Service Deliverykonfigurieren. Sie benötigen auch Besuchermanagement für Arbeitsstätten.
    18. Now Assist in Virtual Agent bietet Vorschläge zur Auswahl Ihrer Gäste.

      Ihrer Reservierung werden Gäste hinzugefügt.

    19. Now Assist in Virtual Agent bestätigt die von Ihnen angegebenen Gästedetails.
    20. Wählen Sie Ja aus, um fortzufahren.
      Wählen Sie Nein aus, um Ihre Auswahl zu ändern oder zu aktualisieren.
    21. Wahlweise: Nachdem Sie Gäste hinzugefügt haben, können Sie Ihrer Reservierung zusätzliche Services wie externe Besucher hinzufügen.

      Sie können nur einer Reservierung Besucher hinzufügen, deren Gastgeber Sie sind. Arbeitsplatzanwender mit den Rollen „sn_wsd_rsv.manager“ oder „sn_wsd_rsv.reservation_planner“ können einer Reservierung eingeladene Personen hinzufügen. Arbeitsplatzanwender mit der Rolle „sn_wsd_core.workplace_user“ können einer Reservierung keine eingeladenen Personen hinzufügen, wenn sie nicht der Host sind.

      Besucher-E-Mail-ID, die vom Mitarbeiter in Now Assist in Virtual Agent bereitgestellt wird.

      Hinweis:
      Es können nicht mehrere Besucher gleichzeitig hinzugefügt werden. Sie sollten Besucher nacheinander hinzufügen. Beispiel: Wenn Sie Besucher A, Besucher B und Besucher C haben, fügen Sie zunächst Besucher A hinzu, und fügen Sie dann Besucher B und Besucher C hinzu.
      1. Now Assist in Virtual Agent fordert Sie auf, den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des externen Besuchers anzugeben.

        Wenn ein Besucher, der bereits einer Reservierung hinzugefügt wurde, erneut hinzugefügt wird, macht der Bot Vorschläge zum Hinzufügen eines weiteren Besuchers.

      2. Geben Sie die erforderlichen Details an.
      3. Nach dem Hinzufügen des Besuchers bestätigt Now Assist in Virtual Agent, dass die Besucherregistrierung abgeschlossen ist.
      4. Now Assist in Virtual Agent bietet Vorschläge, um Ihrer Reservierung einige weitere Besucher hinzuzufügen.
      5. Sie können Überspringen auswählen, um fortzufahren und mit Ihrer Reservierung fortzufahren.
    22. Wahlweise: Now Assist in Virtual Agent zeigt die Option zum Hinzufügen von Catering-Services.
      Hinweis:
      Die von Ihnen hinzugefügten Services sind standardmäßige Catering-Arbeitsplatzservices, die mit Management von Arbeitsplatz-Reservierungenbereitgestellt werden. Es unterstützt keine anwenderdefinierten Catering-Services oder Arbeitsplatzservices, die Sie hinzugefügt haben.
      1. Wählen Sie die gewünschten Catering-Services aus (Mittagessen, Imbiss, Getränke).

        Sie können auch einen Konversationstext eingeben oder hinzufügen, z. B. „Mittagessen, einige Imbisse und Getränke hinzufügen“, „Mineral Wasser und einige Imbisse hinzufügen usw.“.

        Now Assist in Virtual Agent mit Menüoptionen für Catering-Services.

        Hinweis:
        Wenn der angeforderte Catering-Service nicht verfügbar ist, wird eine Meldung angezeigt, dass der angeforderte Catering-Service nicht verfügbar ist.
      2. Nachdem Sie eine Catering-Option ausgewählt haben, werden Sie vom Bot aufgefordert, die Menge anzugeben.

        Now Assist in Virtual Agent fragt nach der Menge für ausgewählte Catering-Services.

      3. Der Bot fordert Sie auf, die Menge für alle ausgewählten Catering-Menüelemente anzugeben.
      4. Nachdem Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, fügt der Bot Ihrer Reservierung die Catering-Services hinzu.
      5. Now Assist in Virtual Agent fügt die Catering-Services erfolgreich zu Ihrer Reservierung hinzu.
        Now Assist in Virtual Agent zeigt die Catering-Services an, die einer Reservierung hinzugefügt werden.
    23. Wahlweise: Now Assist in Virtual Agent bietet Aufforderungen zum Hinzufügen eines Zoom-Besprechungslinks.

      Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

      1. Weitere Informationen finden Sie unter Now Assist in Virtual Agent für Workplace Service Deliverykonfigurieren.
      2. Zoom-Spoke ist für Management von Arbeitsplatz-Reservierungenkonfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter Management von Arbeitsplatz-Reservierungen mit Zoomverbinden.
    24. Now Assist in Virtual Agent zeigt eine Bestätigungsnachricht zusammen mit der Arbeitsplatzfallaufgabe, die nach dem Hinzufügen des Links „Virtuelle Zoom-Besprechung“ erstellt wurde.

      Now Assist in Virtual Agent bestätigt das Hinzufügen des Links für die virtuelle Besprechung zu Ihrer Reservierung zusammen mit der für diese Anforderung erstellten Arbeitsplatzfallaufgabe.

    25. Now Assist in Virtual Agent zeigt die Reservierungszusammenfassung an.

      Now Assist in Virtual Agent fasst die Reservierungsdetails zusammen mit den Services zusammen, die Sie Ihrer Reservierung hinzugefügt haben.