Lösen Sie wiederkehrende Reservierungen automatisch auf

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Bei einer wiederkehrenden Reservierung wird nur die Verfügbarkeit des ersten Vorkommens überprüft. Es ist möglich, dass bei einem zukünftigen Termin des Meetings Konflikte auftreten. Um solche Konflikte zu vermeiden, versucht die Anwendung Management von Arbeitsplatz-Reservierungen beim Planen einer wiederkehrenden Reservierung, alle wiederkehrenden Konflikte automatisch zu lösen.

    Vorbereitungen

    Administratoren können wiederkehrende Reservierungskonflikte auf Modulebene „Reservierbar“ automatisch lösen.
    Hinweis:
    Vergewissern Sie sich, dass im Formular „Reservierbares Modul“ die Optionen „Wiederkehrende Reservierungen zulassen“ und „Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen“ aktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.

    Wenn Sie von einer früheren Version von Management von Arbeitsplatz-Reservierungen upgraden und das Formularlayout bereits zuvor aktualisiert haben, müssen Sie die Formularansicht erneut bearbeiten, um das Feld Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen anzuzeigen.

    Die Anwendung versucht, für Vorkommen mit Konflikten automatisch eine alternative Fläche zu finden, und zwar basierend auf der folgenden Logik:
    • Wenn Stockwerkskarten verfügbar sind, versucht die Anwendung, eine Fläche zu finden, die der gleichen Kapazität am nächsten kommt. Dann sucht sie nach einer mit mehr Kapazität und schließlich nach einer mit weniger Kapazität.
    • Wenn kein Stockwerksplan verfügbar ist, sucht die Anwendung nach einer alternativen Fläche im gleichen Bereich oder auf dem gleichen Stockwerk.
    • Bevorzugte Plätze werden gegenüber dem Standort priorisiert (innerhalb des gleichen Bereichs oder in unmittelbarer Nähe).
    • Die Anwendung sucht nach einem Raum des gleichen Typs.
    • Die Anwendung sucht nach einem Bereich mit ähnlichen Standardservices.
    • Der Mitarbeiter wird über die Seite „Reservierungszusammenfassung“ und per E-Mail benachrichtigt, wenn die Anwendung einen alternativen Platz zuweist.
    Hinweis:
    Das Hinzufügen zusätzlicher Services ist für wiederkehrende Reservierungen nicht verfügbar.

    Erforderliche Rolle: Administrator

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Management von Arbeitsplatz-Reservierungen > Administration > Reservierbares Modul.
    2. Navigieren zu Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz > Startseite des Arbeitsplatz-Serviceportals > Nehmen Sie eine Reservierung vor.
    3. Erstellen Sie eine Reservierung.

      Weitere Informationen zum Erstellen einer Reservierung finden Sie unter Reservierung erstellen.

      Beispiel: Die beiden Arbeitsplatzbenutzer Abel Tutor und Abel L erstellen Reservierungen. Abel L erstellt eine Reservierung für Dienstag, 22.11., 10:00 bis 12:00 Uhr in Raum A1-02-01.

    4. Wählen Sie Wiederkehrend aus, um eine wiederkehrende Reservierung vorzunehmen.
    5. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und übermitteln Sie die Reservierung.
    6. Ein anderer Arbeitsplatzbenutzer (Abel Tutor) nimmt eine wiederkehrende Reservierung vor.
      Abel Tutor reserviert für die Woche vom 21.11. bis zum 25.11. von 9:00 bis 15:00 Uhr den gleichen Raum (Raum A1-02-01). Weitere Informationen finden Sie in Schritt 3.
    7. Nach dem Senden der Reservierung ist dem Benutzer (Abel Tutor) jetzt ein anderer Platz für Dienstag zugewiesen, da dieser bereits in Schritt 3 von Abel L gebucht wurde.

      Die neue Fläche wird auf der Seite mit der Reservierungszusammenfassung angezeigt. Wenn die in Konflikt stehenden Reservierungsereignisse gelöst werden, versucht die Anwendung, einen neuen Arbeitsplatz, ein neues Datum und eine neue Uhrzeit innerhalb desselben Moduls zuzuweisen, oder es wird ein alternativer Platz für das vorhandene Datum und die vorhandene Uhrzeit zugewiesen. Sie werden auch per E-Mail benachrichtigt.

      Der Status „Neuer Platz“ gibt an, dass aufgrund einer in Konflikt stehenden Reservierung ein neuer Platz zugewiesen wurde.

      Hinweis:
      Wenn eine in Konflikt stehende wiederkehrende Reservierung automatisch aufgelöst wird, wird deren Status in der Tabelle „Reservation“ (Reservierung) angezeigt, und die Spalte „Reservierungsuntertyp“ wird auf „Ausnahme“festgelegt.
    8. Wenn die Eigenschaft „Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen“ im Modul „Reservierbar“ auf „false“ festgelegt oder nicht aktiviert ist und Sie versuchen, eine Reservierung vorzunehmen (siehe Schritt 3), treten Konfliktkonflikte auf, wenn dieselbe Fläche von einem anderen Arbeitsplatzbenutzer gebucht wird.
      In solchen Fällen wird vom Mitarbeiter erwartet, dass er Reservierungskonflikte manuell löst, indem er einen alternativen Platz, ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit findet.
    9. Beim Anzeigen der Details einer in Konflikt stehenden Reservierung kann der Mitarbeiter mithilfe der Option Wiederholungen auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ einen alternativen Platz und eine andere Uhrzeit finden.

      Reservierungszusammenfassungsseite mit Konflikten bei der Reservierung und der Option, eine andere verfügbare Fläche zu finden.

    10. Wählen Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ in der Dropdown-Liste „Aktionen“ die erforderlichen Optionen aus:
      • Reservierungsvorkommen ändern
      • Vorkommen abbrechen
      • Serie abbrechen
      • Reservierung freigeben
    11. Wählen Sie in den E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie erhalten, die Option Reservierungsserie anzeigen aus, um Platz und Zeit für eine in Konflikt stehende Reservierung zu aktualisieren.
    12. Suchen Sie nach einem verfügbaren Platz oder einer verfügbaren Zeit, und erstellen Sie eine Reservierung.
    13. Senden Sie die Reservierung ab.
      Wenn die Option Wiederholungskonflikte automatisch auflösen aktiviert ist, wird die in Konflikt stehende wiederkehrende Reservierung in einer Serie aufgelöst, und dem Benutzer wird ein verfügbarer Platz zugewiesen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, müssen Arbeitsplatzanwender die Zeit und den Platz für eine bestimmte Reservierung manuell aktualisieren.