Arbeiten Sie an einer nicht selbstverwalteten Vertragsüberprüfungsanforderung

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Überprüfen und überarbeiten Sie ein nicht selbstverwaltetes Vertragsdokument. Als Mitarbeitender an der Anforderung können Sie das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument zur E-Signatur aus der Vertragsanforderung senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeitender, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie auf die Anforderung zugreifen und sie genauso bearbeiten wie die Beauftragten. Sie können die Felder „Zugewiesen an“ und „Zuweisungsgruppe“ jedoch nicht ändern.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zu Ihrem Arbeitsbereich.
    2. Öffnen Sie auf der Registerkarte Listen eine Vertragsanforderung, indem Sie eine Option unter Vertragsanforderungenauswählen.
      OptionSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
      3. Wenn Ihnen die Anforderung neu zugewiesen ist, wählen Sie Arbeit beginnen, um mit der Bearbeitung der Anforderung zu beginnen.

        Der Status und der Vertragsstatus der Vertragsanforderung lauten „In Arbeit“.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeiten aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
    3. Wahlweise: Wenn Sie bei der Bearbeitung der Vertragsanforderung Hilfe von anderen Erfüllern benötigen, fügen Sie diese im Feld Mitarbeitende hinzu.
      Hinweis:
      • Benutzer mit der Rolle sn_cm_core.contract_fulfiller werden im Feld Collaborators (Mitarbeitende) aufgeführt.
      • Derselbe Anwender kann den Feldern „Zugewiesen an“ und „Mitarbeitender“ nicht hinzugefügt werden.
      Die Mitarbeitenden werden per E-Mail benachrichtigt, dass sie einer Vertragsanforderung als Mitarbeitende hinzugefügt wurden.
    4. Wahlweise: Klassifizieren Sie den Vertrag oder die Begleitdokumente, die zur Überprüfung eingereicht wurden, erneut.

      Beispiele für die erneute Klassifizierung des Vertrags oder der Begleitdokumente sind:

    5. Öffnen Sie eine vorhandene Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
      • Für internen Speicher: Öffnen Sie den Dokumentüberarbeitungsdatensatz, indem Sie zur Registerkarte Vertragsdokumente navigieren und dann den Namen des Dokuments auswählen.
      • Für externen Speicher: Zeigen Sie das Dokument online an, indem Sie zur Registerkarte Vertragsdokumente navigieren und dann den Link auf der Registerkarte URL auswählen.
    6. Überprüfen Sie die Vertragsdokumente.
    7. Erstellen Sie Dokumentüberarbeitungen.
      Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Dokumentüberarbeitung.
    8. Analysieren Sie die Vertragsdokumente, um nicht standardmäßige und fehlende Klauseln zu identifizieren, indem Sie Now Assist in Vertragsmanagementverwenden.
      Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsanalyse mit Now Assist in Vertragsmanagement.
    9. Wenn eine Genehmigung durch andere Stakeholder erforderlich ist, senden Sie das Dokument zur Ad-hoc-Genehmigung.
      Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für die Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
    10. Richten Sie eine E-Mail an Stakeholder ein, um das abgeschlossene Vertragsdokument überprüfen und die Änderungen bestätigen zu lassen.
      Weitere Informationen finden Sie unter Senden Sie eine E-Mail an Stakeholder.
    11. Fügen Sie die internen oder externen Unterzeichner hinzu, die für die E-Signatur des Vertrags erforderlich sind, indem Sie zur Registerkarte Unterzeichner navigieren und dann Hinzufügenauswählen.
      OptionSchritte
      Intern
      1. Geben Sie im Feld Interner Unterzeichner den Namen des Unterzeichners ein. Die FelderName des autorisierten Unterzeichners, Unterzeichnerund E-Mail-Adresse des Unterzeichners werden automatisch ausgefüllt.
      2. Geben Sie im Feld Reihenfolge ein, in welcher Reihenfolge der Vertrag an den Unterzeichner gesendet werden soll. Der Auftragswert muss eindeutig sein. Beispiel: Geben Sie die Ordnungszahlen 10, 20, 30 usw. ein, wobei Sie jedes Mal um 10 erhöhen. Das System sendet den Vertrag dann an den internen Unterzeichner mit der niedrigsten Nummer.
      Extern
      1. Geben Sie im Feld Name des autorisierten Unterzeichners den Namen des externen Unterzeichners ein.
      2. Geben Sie im Feld Unterzeichner den Titel des externen Unterzeichners ein.
      3. Geben Sie im Feld Unterzeichner-E-Mail die E-Mail-Adresse des externen Unterzeichners ein.
      4. Geben Sie im Feld „Reihenfolge“ die Reihenfolge ein, in der der Vertrag an die Unterzeichner für eine E-Signatur gesendet werden soll. Der Auftragswert muss eindeutig sein. Beispiel: Geben Sie die Ordnungszahlen 10, 20, 30 usw. ein, wobei Sie jedes Mal um 10 erhöhen. Das System sendet den Vertrag an den externen Unterzeichner mit der niedrigsten Nummer.
    12. Wenn sich alle Stakeholder auf eine Überarbeitung des Vertragsdokuments geeinigt haben, wählen Sie Für Signatur vorbereiten aus, um das Dokument vorzubereiten und zur E-Signatur an die Unterzeichner zu senden.
      Hinweis:
      Die Option zum Neuordnen wird nur angezeigt, wenn mehrere Dokumente angehängt sind.
      1. Platzieren Sie die Dokumente im Popup-Fenster „Dokument neu anordnen“ durch Ziehen und Platzieren, um die Reihenfolge zu definieren.
      2. Wählen Sie Für Signatur vorbereiten aus.
        Hinweis:
        Wenn Sie Für Signatur vorbereitenauswählen, wird das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System geöffnet.
        • Bei DocuSign wird das Dokument automatisch im E-Signatur-Portal geöffnet, ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist.
        • Wenn Sie Adobe Sign benötigen, müssen Sie sich beim E-Signatur-Portal anmelden, um das Dokument zu öffnen.
      Der Dokumentstatus wird auf „Unterzeichnung wird vorbereitet“ aktualisiert. Die in der nicht selbstverwalteten Vertragsanforderung übermittelten Vertragsdokumente werden in einem einzigen Dokument zusammengefasst und zur Vorbereitung der Signatur gesendet.
    13. Füllen Sie das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System aus, und senden Sie es zur Signatur.
      1. Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
      2. Fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu, einschließlich des Felds Signatur.
      3. Wählen Sie Senden.
      Ein E-Signatur-Umschlag wird erstellt und an alle Unterzeichner gesendet. Wenn das System eine Erfolgsbenachrichtigung vom Anbieter der elektronischen Signatur erhält, werden der Status und der Vertragsstatus in Warten auf Signatur aktualisiert.
    14. Wahlweise: Wenn Sie die Signaturanforderung abbrechen müssen, bevor alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wählen Sie Signatur abbrechenaus.
      Der Status der Vertragsanforderung wird auf „In Arbeit“ und der Status des Vertragsdokument auf „Signatur abgebrochen“ aktualisiert.

    Nächste Maßnahme

    • Unterzeichner können den Vertrag unterzeichnen oder die Unterzeichnung ablehnen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Signatur-Workflow für eine Vertragsanforderung.

    • Überprüfen Sie den Status der Vertragsanforderung und den Status des Vertragsdokuments in der Anforderung:
      • Wenn alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird der Status des Vertragsdokuments in Vertrag unterzeichnet geändert. Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf Signiert aktualisiert. Sie können auf den Vertrags-Repository-Datensatz über die Registerkarte Vertrags-Repository zugreifen.
      • Wenn einer der Unterzeichner die Unterzeichnung des Vertragsdokuments ablehnt, wird der Vertragsstatus in Unterzeichnung abgelehnt geändert. Wenn weitere Änderungen im Vertragsdokument erforderlich sind, aktualisieren Sie es, und senden Sie es erneut an die Unterzeichner, damit sie es signieren können.
      • Nachdem alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wird eine E-Mail mit dem endgültigen Vertragsdokument an die Unterzeichner gesendet.
    • Wenn der Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, können Sie die Anforderung schließen, indem Sie Abschließenwählen.