Genehmigungen, Status, Aktionen und Schlüsselfunktionen für Platzanforderungen

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Führen Sie als Platzplaner die in der Organisation gestellten Platzzuteilungsanforderungen über das Dashboard „Zentrale Platzoptimierung“ des Arbeitsplatzes aus. Verwenden Sie das Dashboard „Zentrale Arbeitsplatzoptimierung“, um mehrere Aufgaben zu vermeiden, z. B. die Überprüfung der Verfügbarkeit, die manuelle Zuteilung von Plätzen und andere Prozesse, die bei der Platzplanung anfallen.

    Funktionalität

    Über das Workplace Service Portal können Arbeitsplatz-Manager und andere Arbeitsplatzanwender durch Angabe ihrer Anforderungen eine Anforderung für eine Platzempfehlung stellen. Die Anwendung generiert verschiedene Platzplanoptionen basierend auf den Spezifikationen des Unternehmens. Wenn eine Platzanforderung übermittelt wird, wird in der Anwendung ein Arbeitsplatzfall erstellt. Die zentrale Platzoptimierung für den Arbeitsplatz erleichtert es Ihnen als Platzplaner, nur die Arbeitsplatzfälle anzuzeigen, die speziell aus einer Platzanforderung generiert wurden.

    Als Platzplaner müssen Sie zum Bereitstellen eines Platzplans nur wenige Aktionen ausführen. Die Anwendung wendet verschiedene Algorithmen auf den von der anfordernden Person angegebenen Standort an und generiert mehrere Platzplanoptionen. Der anfordernden Person stehen die folgenden Platzplanoptionen zur Auswahl und Übermittlung zur Verfügung. Diese Vorabplanung der Platzzuteilung erleichtert Ihnen als Platzplaner das Bereitstellen des Platzplans.

    Das Raumoptimierungs-Dashboard enthält die Metriken der Gesamtzahl der ausgelösten Platzanforderungen und zeigt Details zu den einzelnen Platzanforderungen an. Sie können die Details auch anhand verschiedener Filter und basierend auf dem Gebäude anzeigen, für das sie angefordert werden.

    Im Dashboard „Platzoptimierung“ können Sie Platzanforderungen mit einer der folgenden Optionen anzeigen:
    • Wählen Sie auf der Tafel mit den Szenariometriken die Option Alle Platzanforderungenaus.
    • Wählen Sie im Abschnitt „Platzanforderungen“die Option Alle anzeigen aus, um alle Platzanforderungen anzuzeigen.

    Genehmigungen

    Wenn eine Platzhilfeanforderung eine Genehmigung erfordert, können Sie sie mit der Genehmigungskonfiguration Workplace Core genehmigen. Sie können eine Platzhilfeanforderung nur für die Benutzer genehmigen, denen Sie als Manager zugewiesen sind.

    Platzanforderungsansichten

    Wenn Sie einen Arbeitsplatzfall für eine Platzanforderung öffnen, wird eine separate Registerkarte mit verschiedenen Details geöffnet. Sie können die Details in verschiedenen Ansichten anzeigen.
    Details der Anforderung
    Die Platzanforderung wird standardmäßig in der Ansicht „Anforderungsdetails“ geöffnet. In den Anforderungsdetails sind die Details wie folgt in drei verschiedene Bereiche unterteilt:
    1. Arbeitsplatzfall und Variablen: Im ersten Bereich werden die Arbeitsplatzfalldetails und die von der anfordernden Person bereitgestellten Variablen detailliert.
      • Im Abschnitt „Arbeitsplatzfall“ können Sie die Beschreibung der Anforderung anzeigen. Sie können die Platzanforderung auch mithilfe der Felder Zuweisungsgruppe und Zugewiesen an einer anderen Zuweisungsgruppe oder einem anderen Benutzer zuweisen.
      • Im Abschnitt Variablen können Sie alle Details anzeigen, die von der anfordernden Person im Formular angegeben wurden.
    2. Verfassen und Aktivität: Im zweiten Bereich können Sie Kommentare und Aktivitäten hinzufügen, die seit der Erstellung für die Platzanforderung ausgeführt wurden.
      • Im Abschnitt Verfassen können Sie der Anforderung Kommentare und Arbeitsnotizen hinzufügen. Kommentare werden auch der anfordernden Person angezeigt, während Arbeitsnotizen nur den Platzplanern angezeigt werden, die an der Platzanforderung arbeiten.
      • Im Abschnitt „Aktivität“ können Sie alle Details im Zusammenhang mit den für die Platzanforderung ausgeführten Aktionen anzeigen, z. B. Statusänderungen, Genehmigungen, Arbeitsnotizen usw.
    3. Anhänge und Vorlagen: Im dritten Bereich können Sie zwei verschiedene Ansichten auswählen, Anhänge anzeigen oder hinzufügen oder Vorlagen für Arbeitsplatzfall anzeigen. Sie können diese Optionen im Bereich ganz rechts auswählen.
    Bereichsplan
    Auf der Registerkarte „Platzplan“ können Sie die Platzplanoption anzeigen, die von der anfordernden Person ausgewählt wurde. Sie können den Bereichsplan auch auf der Stockwerkskarte anzeigen. Die Stockwerkskarte ist nur sichtbar, wenn für das Stockwerk eine Stockwerkskarte mit der Anwendung Workplace Indoor Mapping konfiguriert ist und Sie die Komponente „Mapping für den Innenbereich“ installiert haben.
    • Der Platzplan zeigt auch allgemeine Informationen zum beteiligten Stockwerk, Gebäude und Campus in Form von Pillen an.
    • Der Bereichsplan enthält detaillierte Informationen zu den Flächen, dem Stockwerk, dem Gebäude, dem Campus, dem Standort und der Region, die für die Zuteilung verwendet werden.
    Wichtig:
    Wenn die anfordernde Person keine Optionsauswahl getroffen hat, werden auf der Registerkarte Platzplan keine Details angezeigt.
    Genehmigungen
    Auf der Registerkarte Genehmigungen können Sie die Genehmigerdetails für die Platzanforderung anzeigen.
    Bereichsbereitstellungsplan
    Der Platzbereitstellungsplan zeigt detaillierte Informationen zur Zuteilung, das Stockwerk, in dem der Platz zugewiesen ist, die Art der im Plan vorgenommenen Änderung, den aktuellen Wert und den Szenariowert an. Wenn Sie den Bereichsplan bereitstellen, wird für jede Zuteilung ein Arbeitsplatzfall erstellt und ausgeführt. Solange nicht alle Arbeitsplatzfälle in Bearbeitung sind, gilt die Bereitstellung als abgeschlossen.
    Benutzerbereitstellungsplan
    Der Benutzerbereitstellungsplan zeigt die detaillierten Informationen im Zusammenhang mit den Änderungen im Zusammenhang mit der Benutzerzuweisung im Arbeitsbereich an, wenn das Szenario nach Arbeitsbereich gruppiert ist.
    Stockwerkkarte
    In der Ansicht „Stockwerkplan“ können Sie den Stockwerksplan des Stockwerks anzeigen, in dem der Platzplan geplant ist. Die Stockwerkskarte ist nur sichtbar, wenn für das Stockwerk eine Stockwerkskarte mit Zuordnung des Arbeitsplatz-Innenbereichs konfiguriert ist und Sie die Komponente „Zuordnung für den Innenbereich“ installiert haben. Sie können die folgenden Aktionen auf einer Stockwerkskarte ausführen:
    • Wechseln Sie die Standorte mithilfe von Stockwerks-, Gebäude- und Campusfiltern.
    • Vergrößern und verkleinern Sie die Karte. Sie können auch doppelklicken, um zu vergrößern.
    • Zeigen Sie im rechten Bereich die Legende an, die jeder Abteilung zugeordnet ist.

    Status der Platzanforderung

    Eine Platzanforderung durchläuft seit ihrer Erstellung mehrere Statusänderungen. Basierend auf dem Status der Anforderung können Sie Aktionen und die Bereitstellung durchführen.

    Eine Platzanforderung hat die folgenden Status:

    • Entwurf: Wenn eine Platzanforderung mit dem Arbeitsplatz-Serviceportal erstellt wird, wird sie zunächst für einige Sekunden in den Status Entwurf versetzt und wechselt dann in den Status Bereit.
    • Bereit: Nachdem die Anforderung erstellt wurde und die Platzplanoptionen noch generiert werden, wird der Status auf „Bereit“ festgelegt.
    • In Arbeit: Nachdem die Optionen generiert wurden und den anfordernden Personen zur Auswahl zur Verfügung stehen, wird der Status auf In Arbeit festgelegt. Der Status wird auf „In Arbeit“ festgelegt, bis die anfordernde Person eine Option auswählt.
      • Wenn die anfordernde Person eine Option auswählt, wird die Anforderung in den nächsten Status geändert.
      • Wenn die anfordernde Person die Option Keine aus der Liste der bereitgestellten Optionen auswählt, wird die Anforderung geschlossen und der Status auf Geschlossen – vollständig gesetzt.
    • Warten auf Genehmigung: Wenn die anfordernde Person eine Option auswählt und die Anforderung übermittelt, wird eine der folgenden Aktionen ausgeführt:
      • Wenn das Profil der anfordernden Person eine Managergenehmigung erfordert, wird die Anforderung zur Genehmigung gesendet, und der Status wird auf Warte auf Genehmigung festgelegt.
      • Wenn für das Profil der anfordernden Person keine Genehmigung erforderlich ist, wird der Status automatisch in Genehmigt geändert.
    • Unvollständig geschlossen: Wenn die Anforderung zur Genehmigung gesendet wird und der Genehmiger die Anforderung ablehnt, d. h. wenn der Genehmiger den ausgewählten Bereichsplan ablehnt, ändert sich der Status in Unvollständig geschlossen.
    • Genehmigt: Wenn der Genehmiger die Platzanforderung genehmigt, wird der Status in Genehmigt geändert. Sie können nur Bereichsanforderungen bereitstellen, die sich im Status „Genehmigt“ befinden. Außerdem zeigen der Platzbereitstellungsplan und der Benutzerbereitstellungsplan den in der Platzanforderung ausgewählten Platz an, wenn die Anforderung genehmigt wird.
    • Bereitstellung wird ausgeführt: Wenn Sie den in der Bereichsanforderung ausgewählten Bereichsplan bereitstellen, ändert sich der Status der Anforderung in Bereitstellung wird ausgeführt. Die folgenden Aktionen werden ausgeführt, wenn sich eine Anforderung im Status „Bereitstellung in Bearbeitung“ befindet:
      • Für jede Zuteilung wird ein Arbeitsplatzfall erstellt und implementiert.
      • Der Bereitstellungsprozess ist nur erfolgreich, wenn alle Arbeitsplatzfälle erfolgreich implementiert wurden, d. h. wenn alle Fälle mit dem Status Geschlossen – vollständig geschlossen wurden.
      • Der Bereitstellungsprozess ist nicht erfolgreich, wenn ein Arbeitsplatzfall nicht erfolgreich implementiert wurde, d. h. wenn ein Fall mit dem Status Unvollständig geschlossen geschlossen wird.
    • Geschlossen – abgeschlossen: Wenn die Bereitstellung erfolgreich implementiert wurde, wird die Platzanforderung geschlossen, und der Status wird auf Geschlossen – vollständig gesetzt. Wenn die Bereitstellung fehlschlägt, wird die Platzanforderung geschlossen, und der Status wird auf Unvollständig geschlossen gesetzt.