招待者を協力者として追加し、予約を作成する
従業員は、予約時に同僚を協力者として追加できます。従業員は、予約中に予約ポータル検索ページで同僚の空き状況を確認して、利用可能なスペースを見つけることができます。
始める前に
招待者または同僚を協力者として追加するオプションは、[予約ポータルを作成] ページで利用できます。予約可能なスペースを選択すると、[予約の詳細] ページでゲストを追加するオプションが利用可能になります。
ワークプレイス予約管理 は Microsoft Exchange Onlineと統合する必要があります。Microsoft Exchange Online の Find Meeting Times スポークおよびLookup Schedulesスポークアクションは、招待者の空き状況を表示するために使用されます。アプリケーションは、選択した出席者の空きステータス、ビジーステータス、留守中ステータス、その他の対応可能性ステータスを取得します。競合が発生した場合、または選択した従業員が不在の場合に、アプリケーションは代替の会議時間と利用可能なスペースを提案します。
Microsoft Azureポータル構成の設定の詳細については、「Microsoft Exchange の設定」を参照してください。Microsoft Exchange Online の「会議の時間の検索」と「スケジュールを検索」スポークアクションを設定するには、「Microsoft Exchange Online スポークアクション」を参照してください。
- Microsoft Exchange Online 統合は、スポークアクション「会議の時間を検索」を使用できる ワークプレイス予約管理 で有効になります。
- [予約可能なモジュール] プロパティ Allow attendees-based search オプションがアドミニストレーターによって有効になっていることを確認してください。このプロパティは、 ワークスペースカレンダーの同期をインストールして構成している場合に使用できます。詳細については、「ワークスペースカレンダーの同期 の構成」を参照してください。
- sys_userテーブルには、有効なユーザーデータを入力する必要があります。従業員は、sys_userテーブルからイベントの出席者を選択できます。
- 有効なユーザーメール ID を Microsoft Exchange Online で構成する必要があります。メール ID が指定されていないか設定されていない場合、従業員のステータスは [出席者の追加] リストに [不明] と表示されます。
- ワークスペースカレンダーの同期 をインストールして構成する必要があります。
必要なロール：admin
手順
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職場の場所を予約し、出席者を協力者として追加します。
フォームのフィールドに入力します。
表 : 1. 予約を行う タイプ 予約可能なモジュール (デスク、会議室など) を選択 注:出席者ベースの検索を許可は、シフトベースの予約可能モジュール構成ではサポートされていません。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。Google カレンダーと Microsoft オンプレミスでは、予約の協力者として同僚を追加できません。
ここで 予約可能なパスを選択します (例:すべて参照、人の近くで参照するなど)。 建物 予約する建物を選択します。 フロア フロアを選択します。 時期 会議の期間を選択します。会議の期間は、建物のタイムゾーンに基づいて表示されます。たとえば、ヨーロッパ/アムステルダムのタイムゾーンです。 開始日と終了日は、[未来の最大日数] の値に依存します。[未来の最大日数] モジュール構成値が 6 の場合、この期間を超えて場所を予約することはできません。 /最大発生回数。従業員は、これらの予約可能モジュール構成で指定された範囲を超えて日付を選択することはできません。 詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
送信元 開始日時を選択します。 宛先 終了日時を選択します。 繰り返し ドロップダウンリストから必要な繰り返しイベントオプションを選択します。たとえば、日次、週次、月次、カスタムなどです。詳細については、「予約の作成」を参照してください。 注:繰り返しイベントのスケジュール設定は、 Max number of Occurrences と Max days in future 予約可能モジュールのプロパティ値に依存します。Max number of Occurrences予約可能モジュールプロパティ値で指定された値を超えて繰り返し発生するものを選択することはできません。繰り返し予約 (日次、週次、月次、またはカスタム) の場合、選択した出席者の時間提案は 1 日 (24 時間) のみ表示されます。週次の場合、系列の最初の発生の時間提案が表示されます。日次および月次の繰り返し予約の場合、最初の予約の時間提案が表示されます。
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[ 招待者の追加] を選択します。
[招待者を追加して空き状況を検索] ダイアログボックスが表示されます。最初にホストカレンダーの空き状況が表示されます。予約を作成して招待者を追加する場合は、自分がホストとして表示されます。コラボレーションのために会議に追加する出席者を検索できます。同僚の名前またはメールアドレスで検索して、その空き状況を確認できます。会議には、協力者と同じ数の招待者を追加できます。出席者リストは、協力者または招待者のカレンダーイベントに基づいて Microsoft Exchange Online からフェッチされます。出席者を検索すると、出席者の空き状況も提案として表示されます。
注:アプリケーションは、予約するスペースを選択した後の [予約の詳細] ページで予約にゲストを追加することをサポートしています。ゲストの場合、アプリケーションは予約ポータル検索ページで同僚の空き状況を取得しません。[出席者を追加] ダイアログボックスの出席者の空き状況は、カレンダーイベントのカラースキームを使用して表示されます Microsoft Exchange Online 。不在カレンダーイベントでは、選択した従業員名に対して紫または白の点が表示されます。出席者がオフィスに勤務可能な期間、アプリケーションによって新しい日付と時刻が提案されます。従業員は、提案された予約オプションを表示し、いずれかを選択できます。出席者のユーザーメール ID が Microsoft Exchange Onlineで構成されていない場合、不明なユーザー (null または色なし) が可用性ステータスに対して表示されます。
イベントを作成または表示するとき、 Microsoft Exchange Online の [Show As (表示方法)] 設定によって、他のユーザーに対して自分の時間がどのように表示されるかが決まります。- ビジー (実線のバー/カラー):応答できません。他の人は今回予約できません。
- 暫定 (斜めの縞模様のバー):暫定的な予約がありますが、空いている可能性があります。
- 空き (白/透明のバー):カレンダーアイテムが存在する場合でも対応可能です。
- 不在 (紫または黄/特定のインジケーター):デスクから離れています。
- 別の場所で作業 (破線/異なる色):作業中ですが、通常の場所ではありません。
- 緑色の点:利用可能。
- 赤い点点:取り込み中、通話中、または会議中。
- 水平線の付いた赤い点:邪魔しないでください。
- 時計付きの黄色い点: Away or Be right back。
- 紫の白、ピンクの点、または矢印:不在イベントまたは共有カレンダーアイテムによく表示されます。
注:これらの色とアイコンは、従来の Microsoft Outlook、新しい Microsoft Outlook、Web 上の Microsoft Outlook では若干異なる場合がありますが、「表示方法」の意味 (ビジー/空き/暫定) は一貫しています。 -
[招待者を追加して空き状況を検索] ダイアログボックスで、会議に追加する出席者または協力者を選択します。
アプリケーションは出席者を会議に追加し、出席者のカレンダーイベントをカレンダーに同期します。
アプリケーションで出席者の空き状況をフェッチできない場合は、メッセージが表示されます。「可用性をロードできません。可用性をロードできません。予約を続行できます」と表示されます。
注:開始日と終了日を変更すると、リストが更新されます。従業員はイベントの出席者を選択でき、アプリケーションは選択した日時に出席可能かどうかを確認します。- 従業員は、出席者または出席者の空き状況を表示できます。アプリケーションは、出席者の空き状況に基づいて利用可能なスペースを推奨します。
- 競合がある場合、アプリケーションは最適な可用性のスペースを提案します。アプリケーションは、選択した出席者の日時期間の空き状況に基づいて、代替の会議オプションを提案します。
- 予約へのゲストの追加はサポートされていますが、アプリケーションは予約ポータルの検索ページでゲストの空き状況を取得しません。
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[提案] パネルから、任意の日付と時刻を選択します。
提案は、選択した開始日時と終了時間、および会議の時間に基づいて表示されます。たとえば、会議の期間として 2 時間を選択した場合、提案は 2 時間の期間に基づいて表示されます。たとえば、会議の開始時刻を午後 12 時と選択した場合、提案は午後 12 時以降に表示されます。
複数の出席者または招待者を追加すると、ユーザーは水平方向の順序または連続で表示されます。一度に 5 人の出席者の名前が表示されます。出席者が 5 人を超える場合は、プラスオプションを展開して追加の出席者を表示します。
[削除オプション] アイコン (
) を選択すると、出席者を削除できます。注:選択した出席者の空き状況は、24 時間のみ表示されます。これを超える期間を選択すると、アプリケーションに「最初の 24 時間のみ可用性がチェックされます」と表示されます。提案は、出席者の空き状況に関して 24 時間のみ表示されます。 Microsoft Exchange Onlineの Find Meeting Times スポークアクションでは、24 時間を超える出席者の空き状況が返されません。繰り返し予約の場合、アプリケーションは最初の発生に基づいて可用性を表示しますが、すべての発生またはそのサブセットに基づいて可用性を計算することはありません。週次の場合、系列の最初の発生の時間提案が表示されます。日次および月次の繰り返し予約の場合、最初の予約の時間提案が表示されます。
[ その他の提案] を選択して、追加の提案をロードします。一度に最大 7 日間の提案が表示または表示されます。これは、 Max days in future 予約可能モジュール構成プロパティに依存します。[未来の最大日数] の値が 5 の場合、5 日間の提案のみが取得されます。
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[予約概要] ページを確認します。
[予約概要] ページには、予約に追加された招待者または出席者が表示されます。追加した内部招待者 (出席者) 列には、ユーザーメール ID Microsoft Exchange Online 表示されます。外部訪問者の列には、個人メール ID が表示されます。