契約要求の署名ワークフロー
契約管理プロ は、契約要求の電子署名または自筆 (手書き) 署名をサポートしています。
- 電子署名：署名者が契約ドキュメントに電子的に署名できるようにします。詳細については、「電子署名プロバイダーの構成」を参照してください。
完了証明書を生成する場合は、契約要求で署名タイプとして電子署名を選択する必要があります。詳細については、「完了証明書を生成するためのシステムプロパティのアクティブ化」を参照してください。
- 自筆署名：署名者が契約ドキュメントに手書きで署名できるようにします。その後、署名されたドキュメントを契約要求にアップロードできます。詳細については、「手書きで署名された契約ドキュメントをアップロード」を参照してください。
電子署名のワークフロー
- 確定したドキュメントを署名用に署名者に送信します。
- 状況と契約ステータスが [署名待ち] に更新され、電子署名フローが「電子署名プロバイダーの構成」の設定に従ってトリガーされます。
- 契約ドキュメントが署名可能になったことを示すメール通知が、最初の署名者に送信されます。メールには、契約ドキュメントへのリンクが含まれています。署名者は、 DocuSign または電子署名プロバイダーを使用してドキュメントに署名 Adobe Acrobat Sign 。
署名者は、[署名者] タブで設定された順序に従って署名要求メールを受信します。
- [名前]、[役職]、[メール] などの署名者フィールドは、署名のために送信される前に契約ドキュメントに事前に入力されていません。これらのフィールドは、署名者がドキュメントにアクセスして署名するときに、電子署名プロバイダーによって入力されます。
- 署名者は契約ドキュメントに署名または拒否できます。
表 : 1. 契約ドキュメントに対する署名者アクション 署名者のアクション ワークフロー すべての署名者が電子署名を行うことを選択します - 最初の署名者が契約書に署名します
署名者が複数いる場合、契約ドキュメントは次の順番の署名者に送信されます。
要求の現在の署名者のステータスが [保留中の署名] から [署名済み] に更新されます。次の署名者のステータスが [未開始] から [保留中の署名] に更新されます。
- 最後の署名者がドキュメントに署名すると、契約リポジトリレコードが作成され、署名済みドキュメントが添付されます。
複数の契約ドキュメントを含む契約要求の場合、署名された契約ドキュメントは個々のドキュメントに分割され、それぞれの契約タイプの契約リポジトリレコードに添付されます。
[契約署名済み]への更新を要求する状態。
1 人以上の署名者が自筆署名を行うことを決定しました - 1 人以上の署名者が、電子署名の代わりに自筆署名を行うことを決定しました。
- PDF 形式の自筆署名済み契約ドキュメントが契約履行者と共有されます。
- 契約履行者は、署名済みドキュメントをアップロードし、自筆の署名済み契約ドキュメントを共有した署名者を選択して、ドキュメントを次の署名者に送信して署名ワークローを続行します。
要求内の署名者のステータスが [署名待ち] から [署名済み] に更新されます。次の署名者のステータスが [未開始] から [保留中の署名] に更新されます。すべての署名者がドキュメントに署名した後、署名タイプは混合署名に更新されます。
- 最後の署名者がドキュメントに署名すると、契約リポジトリレコードが自動的に作成され、署名済みドキュメントが添付されます。
複数の契約ドキュメントを含む契約要求の場合、署名された契約ドキュメントは個々のドキュメントに分割され、それぞれの契約タイプの契約リポジトリレコードに添付されます。
[契約署名済み]への更新を要求する状態。
ドキュメントは署名者によって拒否されます。
署名者がドキュメントへの署名を拒否したことを知らせるメール通知が、要求者に送信されます。 要求の署名者のステータスが [拒否] に更新されます。
[ステータス] が [対応中] に変わり、[契約ステータス] が [署名拒否 (Signing Declined)] に変わります。
署名要求が署名者に配信されません。 契約要求の署名者のステータスが [配送に失敗しました] に変更されます。
契約要求のステータスが [署名の配信に失敗しました] に変更されます。
署名要求を配信できなかったことを通知するメール通知が契約履行者に送信されます。
未配信の署名要求と履行者が使用できるアクションについて知らせる通知が契約要求に表示されます。- DocuSignについては、署名者の情報を更新して再試行するか、署名プロセスをキャンセルして再開するか、手書きで署名された契約をアップロードすることができます。
- Adobe Sign の場合は、署名プロセスをキャンセルして再起動するか、手書きで署名された契約をアップロードできます。
契約ドキュメントが署名のために再送信されます。 契約ユーザーが履行した契約要求の場合:契約ユーザーは変更要求を送信できます。契約履行者は変更要求に対応し、更新されたドキュメントを契約要求者に返送します。更新された契約ドキュメントが契約ユーザーの署名のために送信されます。
契約履行者が履行した契約要求の場合:契約履行者は、手動でまたは再生成オプションを使用してドキュメントリビジョンを作成し、署名のためにドキュメントを再送信します。
システムプロパティ sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificate が true に設定されている場合、完了証明書が生成され、契約リポジトリレコードに添付されます。
- 最初の署名者が契約書に署名します
自筆署名のワークフロー
- 確定したドキュメントを署名用に署名者に送信します。
- 状況と契約のステータスが [署名待ち] に更新されます。
- 最初の署名者y にメール通知が順番に送信され契約ドキュメントが PDF としてメールに添付されます。
現在の署名者は、メールの [宛先] フィールドに配置されます。[CC] フィールドには、契約履行者、契約をオープンした人物、契約を要求した人物、および署名用に送信アクションのイニシエータが入力されます。
- 署名者はドキュメントを承認または拒否します。
表 : 2. 契約ドキュメントに対する署名者アクション 署名者のアクション ワークフロー 現在の署名者がドキュメントを承認し、保留中の署名者がいます - 署名者は契約書を印刷して署名し、署名要求者に返送します。
- 契約履行者は、署名済みの契約ドキュメントを受け取ると、署名済みの契約をアップロードし、保留中の署名者にドキュメントを送信します。
署名者がドキュメントを拒否
署名者は、必要な修正のためにドキュメントを要求者に返送します。署名者と契約履行者は協力して契約ドキュメントを確定できます。 すべての署名者がドキュメントに署名しました - 契約履行者は、すべての署名者が署名した契約ドキュメントを受け取ると、その署名済みの契約ドキュメントを PDF 形式でアップロードします。
- 契約ドキュメントは、アップロード後にリポジトリに追加されます。
自己提供型の契約の場合、要求の状況が [完了してクローズ] に、契約のステータスが [契約署名済み] に更新されます。
非自己提供型の契約の場合、要求の状況と契約のステータスが [契約署名済み] に更新されます。契約要求をクローズするには、[完了してクローズ] を選択します。
詳細については、「手書きで署名された契約ドキュメントをアップロード」を参照してください。
署名ワークフローの進行中に署名者を変更する
[署名者の変更] オプションを使用すると、署名ワークフローの進行中に処理待ちの署名者を追加、削除、編集、または並べ替えることができます。このアクションを開始すると、署名ワークフローがシステムプロパティ maximum_signature_pause_durationで定義された期間一時停止します。変更を加えた後に署名ワークフローを続行するには、[ 署名を再開 ] オプションを使用してワークフローを再開します。
- [ 署名者の変更 ] オプションを使用して 署名者を変更します。
- 署名者を追加、削除、変更、または並べ替えます。注:
- 署名ブロックベースの契約テンプレートの場合、アクションを追加、変更、削除、および並べ替えできますが、参加者ベースのテンプレートの場合、変更と並べ替えのアクションのみが 有効です。
- [署名者の変更] オプションは、自筆署名ワークフローおよび電子署名プロバイダー統合による電子署名ワークフロー DocuSign 使用できます。
- [署名を再開] を選択して変更が完了したら署名ワークフローを再開します 注:設定された期間内に署名 ワークフロー が再開されない場合、署名者に加えられた変更はすべて元に戻され、署名 ワークフロー が前の状態から再開されます。
- 署名要求のメール通知が署名者に送信されます。
- 最後の署名者がドキュメントに署名すると、契約リポジトリレコードが作成され、署名済みドキュメントが添付されます。
契約ドキュメントへのアクセス権
- 契約履行者は、契約ドキュメントを表示および更新できます。
- 契約ドキュメントを削除できるのは契約アドミニストレーターのみです。
- 要求者は、契約要求を送信した契約ドキュメントのみを表示できます。
- ウォッチリストに追加されたユーザーは、追加された契約要求の契約ドキュメントのみを表示できます。
契約リポジトリレコードの生成中に、マッピングされたフィールドとその値に対してデータタイプと正確性が検証されます。検証エラーが見つかった場合、契約履行者にメール通知が送信されます。このメールには、最終的な契約ドキュメントにコピーされていないフィールドのリストと契約リポジトリレコードへのリンクも記載されています。履行者は、リンクを使用してレコードを開き、値を修正して検証エラーを解決します。