ワークプレイス予約管理の詳細
ワークプレイス予約管理 は、従業員がデスク、会議室、駐車場、職場設備、サービス、およびコラボレーションスペースを予約するための統一された 1 つのインターフェイスを提供します。
ワークプレイス予約管理 は、時間を無駄にしたり、空いているデスクや部屋を探したりすることなく、どこで仕事をするか、どこで会うか、チームメンバーとコラボレーションする方法について、従業員に柔軟性を提供します。 ワークプレイス予約管理 は、従業員がデスク、会議室、会議スペース、または職場サービスを簡単に予約できるようにする単一の直感的なアプリケーションを提供します。従業員は、チームメイトや同僚の近くのデスクを予約したり、複数の建物にまたがる定期的な会議を計画したりできます。
従業員は、単一予約、繰り返し予約、またはグループ予約の作成、同僚や訪問者の招待、バーチャル会議リンクの追加、さらには iCalendar の招待をダウンロードしてスケジュールと同期することもできます。
職場アドミニストレーターは、予約可能なモジュールを設定し、スペースを割り当て、ケータリング、座席配置、AV 機器などの標準または柔軟なサービスを追加できます。承認を有効にし、シフトベースまたはグループの予約を管理し、予約を追跡できます。
ワークプレイス予約管理 は、 Microsoft Teams、Microsoft、 Zoom、 Microsoft Outlook、カレンダーとシームレスに統合されます。予約の競合は自動解決され、承認は合理化され、従業員はリアルタイムの通知を受け取ります。
職場および施設のマネージャーは、ダッシュボード、分析、およびレポートを通じてアクション可能なインサイトを得ることができます。スペース使用を最適化し、コストを削減し、全員の職場エクスペリエンスを向上させることができます。ワークプレイス予約管理を使用すると、職場アドミニストレーターは、よりスマートでコネクテッドな職場エクスペリエンスを構築できます。
ワークプレイス予約管理 は、従業員に最新の直感的な予約エクスペリエンスを提供すると同時に、職場や施設のマネージャーが職場を最適化するために必要な制御とインサイトを提供します。
次の図は、予約ワークフローを示しています。
従業員のセルフサービスで予約を簡素化
従業員は ワークプレイス予約管理を使用して次の操作を実行できます。
- スペースを即座に検索して予約します。デスク、会議室、会議室、駐車場、さらにはケータリング、座席配置、プロジェクターなどのサービスを予約します。
- スペースを 1 時間、1 日、複数日にまたがって、または複数の建物で予約することを選択できます。
- マップ、カード、またはスケジュールオプションを使用して、その日の職場アイテムの可用性を表示します。
- キャパシティ、場所、レイアウト、利用可能なサービスなどの職場アイテムの詳細を表示します。
- フロアマップで場所を参照し、スペースの空き状況に基づいて予約を行うか、職場の問題を提起します。
- 職場のスケジュールが順調に進むように、自動競合解決機能で定期的な会議を予約します。
- 1 つの予約に複数の建物を追加します。
- 予約を行い、同僚の近くを参照して、より効率的で効率的なコラボレーションを実現し、近隣別または地域別に参照します。
- ワークプレイスコンシェルジュ を使用して、ワークプレイスプレゼンスダッシュボードでオフィス勤務日を設定します。プレゼンスダッシュボードを使用して、必要に応じてリモート曜日、別のオフィス訪問日、またはオフィス勤務日を変更します。オフィス勤務日と同僚のオフィス勤務日を一致させて、コラボレーションと生産性を向上させます。
- 出席者と外部訪問者を会議への招待に招待します。従業員は、招待者または外部訪問者を予約に追加し、 Microsoft Teams または Zoom用のバーチャル会議リンクを含めることができます。
- iCalendar を使用して予約の詳細を共有し、チーム内の全員の連携を維持できるようにします。
- 予約を試みるたびに優先スペースが最初に表示されるようにお気に入りを設定します。
- キオスクマップを使用して予約します。
- 自分のため、または他のユーザーの代わりに予約を作成します。
- 自分の予約、または他の人のために作成された予約を表示、更新、またはキャンセルします。
- 会議用の部屋を予約するときに、機密性のある会議の場合は会議タイプをプライベートとして指定します。
- ケータリング、座席配置、プロジェクター、文房具の供給などの追加サービスを予約とともに要求します。
- 同僚の近くの職場を予約します。
- 予約の詳細を他のユーザーと共有します。
- グループ予約を作成し、1 回の予約で異なる従業員に職場をアサインします。
- iCalendar をダウンロードして予約の詳細をダウンロードし、カレンダーに保存します。
- 職場をお気に入りに設定します。予約する職場を検索すると、お気に入りのスペースが最初に表示されます。
- オフィス外の招待者が参加できるようにするため、予約のバーチャル会議リンクを作成します。
- 同僚や外部のワーカーなどの出席者を会議に招待します。
- オフィス外の招待者が参加できるようにするため、予約のバーチャル会議リンクを作成します。
- 同僚や外部のワーカーなどの出席者を会議に招待します。
- 場所のプライバシー設定を組織または建物レベルで設定します。
- ワークプレイス予約管理とワークプレイスコンシェルジュの統合により、従業員はリアルタイムのインサイトを入手して、職場での同僚とのオンサイトプレゼンスを最適化し、チームのコラボレーションと学習を改善します。パーソナライズされた提案を使用することで、従業員がオフィスを訪問したり、別のオフィスに出張したりするときに最適なワークスペースに案内されます。
詳細については、「予約の作成」を参照してください。
職場アドミニストレーターと施設マネージャーに対する職場のモニタリング、コンプライアンス、ヴィジビリティの向上
- 予約可能なモジュールを設定して、類似の職場アイテム (デスクや会議室など) をグループ化します。
- 組織のニーズに合わせて承認ポリシーを設定し、予約が適切なワークフローに従うようにします。
- 時差スケジュールの職場でシフトベースの予約を有効にします。
- グループ予約を許可し、1 人のマネージャーがチーム全体に予約できるようにします。
- プロジェクターからケータリングまで、標準または柔軟なサービスを追加して、会議の生産性を高めます。
- 簡単にチェックインできる QR コードを生成し、予約可能な場所に表示します。
- Outlook アドイン、詳細予約、キオスク予約、職場エクスペリエンス、クイック予約機能などを構成します。
- フロアマップに座席アサインを表示し、自動チェックインを有効にして、手間のかからない予約を実現します。
- 予約ウィジェットを構成して、従業員が予約できるさまざまなタイプの予約可能アイテムを表示できるようにします。
- 予約可能アイテムで利用可能な幅広い標準サービスを設定します。
- 予約可能モジュールを構成して、類似タイプの予約可能アイテムをグループ化します。従業員が予約できるように、使用可否を制御するモジュールをアクティブ化/非アクティブ化します。
- 承認が必要かどうかを示します。これにより、従業員が予約可能モジュールの予約可能アイテムを予約しようとするたびに承認要求がトリガーされます。
- 予約可能モジュールでシフトベースの予約を有効にします。従業員は、その予約可能モジュールの職場アイテムに対しシフト予約を行うことができます。
- 予約可能なモジュールでグループ予約を有効にします。従業員またはマネージャーは、1 回のグループ予約で、異なる従業員に対する複数のスペースを予約できます。
- 従業員がカレンダーに予約を追加できるように iCalendar の生成を有効にします。
- 従業員が同僚や外部訪問者などの出席者を招待できるようにします。
- バーチャル会議プロバイダーを構成して、従業員が予約と同時にバーチャル会議リンクを共有できるようにします。
- 複数建物の予約を有効にします。
- 近隣による参照を有効にします。
詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
よりスマートな統合と自動化
- Microsoft Teams および Zoom
- ワークスペースカレンダーの同期Microsoft Outlook または Google カレンダーを使用して、予約が個人スケジュールに表示されるようにします。
- iCalendar はダウンロードされるため、従業員はデバイス間で足並みを整えることができます。
予約の競合が発生すると (2 人の従業員が同じスペースを予約するなど)、システムは近接ロジックを使用して、利用可能な最も近い代替を自動的に検索します。
詳細については、「Workplace Reservations for Microsoft Outlook アドイン を管理」を参照してください。
データ駆動型のワークプレイス最適化
- 一定期間の予約パターンを追跡します。
- 建物、フロア、エリア全体のスペース使用率を把握します。
- 十分に活用されていないスペースを特定し、レイアウトを最適化します。
- ハイブリッドワークと将来の成長のためのよりスマートな計画をサポートします。
ワークプレイス予約管理 マネージャーは次のことができます。
- 従業員により作成された予約を管理します。組織のガイドラインに基づいて、従業員によって作成された予約を表示、更新、承認、または却下することができます。
- 予約要求を経時的に追跡するレポートを生成します。
- 職場アイテムに予約可能な目的を追加します。
- エリアに近隣スペースを割り当てます。
- エリアにスペースをアサインします。
- 近隣にスペースをアサインします。
詳細については、「ワークプレイス予約管理 のアナリティクスおよびレポート作成ソリューション」を参照してください。
職場予約イベントプランナー
職場予約イベントプランナーを使用すると、 ワークプレイスセントラル内の単一のワークスペースから組織の予約を追跡できます。イベントプランナーダッシュボードは、予約計画者ロールと予約閲覧者ロールの両方が使用できます。予約計画者は、従業員に代わって予約を管理します。スケジュールビューを使用して、予約の詳細を表示し、予約を最適化し、複数の職場予約を管理します。
詳細については、「イベントプランナー」を参照してください。