従業員ドキュメントの定義と設定

  • リリースバージョン: Australia
  • 更新日 2026年03月12日
  • 所要時間：18分

    • 従業員ドキュメント管理は、会社のポリシー、プロセス、規制コンプライアンスに基づいた、従業員ドキュメントの処理方法の設定に使用します。

    ドキュメントタイプ

    ドキュメントタイプは、従業員ドキュメント管理アプリケーションの中核部分です。すべての従業員ドキュメントには、ドキュメントタイプをアサインする必要があります。ドキュメントタイプをアサインすることで、従業員ドキュメントを分類します。ドキュメントタイプを使用して、従業員ドキュメントの処理を決定するためのポリシーを結合します。ドキュメントタイプは、以下のことに使用します。
    • セキュリティポリシーを関連付けます。セキュリティ方針は、従業員ドキュメントにアクセスできるユーザーと消去承認を決定します。
    • 保持ポリシーを関連付けます。保存ポリシーは、ドキュメントの保存期間とドキュメントを適用するユーザーを決定します。
    • 訴訟ホールドを実行します。訴訟ホールドは、一時的にドキュメントの消去や変更ができないようにします。
    • 従業員のアクセスを許可します。
    • HR ケースがクローズしたときに、従業員ドキュメントを自動的に移動するように設定します。「HR サービスの構成」を参照してください。
    ドキュメントタイプがトピックの詳細、セキュリティポリシー、保持ポリシー、および有効期限ポリシーをまとめる方法。

    ドキュメントタイプのポリシーの定義

    各ドキュメントタイプに対して、ドキュメントにアクセスできるユーザーの指定、およびドキュメントに関連付けられている保持ポリシーの定義、または訴訟ホールドの実行ができます。1 つのドキュメントタイプで、複数のドキュメントを管理できます。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.manager

    このタスクについて

    ドキュメントタイプにより、トピックの詳細、保持ポリシー、訴訟ホールドを組み合わせることができます。ドキュメントタイプのデフォルトの保存期間は、対応するセンターオブエクセレンス (COE) で定義されます。COE の詳細については、「HR センターオブエクセレンスデータモデル」を参照してください。

    注:
    ベースシステムでは、例としてさまざまなドキュメントタイプを提供します。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > ドキュメントタイプ.
    2. [新規] または編集する既存のドキュメントタイプをクリックします。
    3. 必要に応じてフィールドを入力します。
      表 : 1. ドキュメントタイプフォーム
      フィールド 説明
      名前 ドキュメントタイプを説明する名前です。
      トピック詳細 HR サービスに関連付けられたトピックの詳細です。

      トピックの詳細により、ドキュメントタイプが分類されます。

      HR サービスを使用して、HR ケースがクローズされた場合に、従業員ドキュメントを自動的に従業員ドキュメントリポジトリに移動することができます。
      有効 ドキュメントタイプをアクティブ化または非アクティブ化するオプション。ドキュメントタイプを非アクティブ化すると、ドキュメントの作成時または添付ファイルの移動時にドキュメントタイプが選択用に表示されません。
      アプリケーションタイプ ドキュメントタイプに関連付けられているアプリケーションです。
      訴訟ホールド ドキュメントタイプに訴訟ホールドが実行されているかどうかを示します。

      オンにした場合、このドキュメントタイプのすべての従業員ドキュメントが訴訟ホールドになります。
      従業員アクセス 従業員が自分の従業員ドキュメントにアクセスできるようにします。
      有効期限 ドキュメントの有効期限を設定するオプション。ドキュメントの有効期限が切れたとき、または有効期限が近づいたときに、(有効期限ポリシーに従って) ドキュメントの所有者、マネージャー、または HR 担当者にメール通知が送信されます。
    4. ドキュメントタイプフォームで操作を続行するには、コンテキストメニューで [保存] をクリックします。
      次のタブが表示されます。
      表 : 2. ドキュメントタイプのタブ
      タブ 説明
      セキュリティ方針 ドキュメントタイプに関連付けられているセキュリティ方針です。セキュリティ方針は、従業員ドキュメントの表示、作成、移動、または消去を承認する機能に対する権限を、ユーザーに付与します。

      トピックの詳細を選択すると、そのトピック詳細に関連付けられたデフォルトのセキュリティポリシー (ある場合) が、[セキュリティ方針] タブに自動的に表示されます。

      [セキュリティ方針] タブでは、次のことを実行できます。
      • 複数のセキュリティ方針を追加してドキュメントタイプに関連付けます。
      • セキュリティポリシーを評価する順序を定義します。小さい数値は大きな数値より前に配置されます。たとえば、順序が 100 に設定されているセキュリティ方針は、順序が 200 に設定されているセキュリティポリシーよりも先に評価されます。
      • セキュリティポリシーを有効または無効にします。セキュリティポリシーを無効にした場合、セキュリティポリシーはドキュメントタイプに関連付けられますが、評価は検討されません。
      保持ポリシー ドキュメントタイプに関連付けられている保持ポリシーです。

      保持ポリシーは、保存期間 (ドキュメントの保存期間を決定する) と HR 基準 (ポリシーが適用されるユーザーをフィルターする) を組み合わせます。

      「保持ポリシーの追加または変更」を参照してください。
      訴訟ホールド ドキュメントタイプに実行されている任意の訴訟ホールドを、理由、日付、タイムスタンプとともに表示します。
      有効期限ポリシー 有効期限ポリシーを使用すると、アドミニストレーターは、HR 基準、従業員ドキュメントテーブルのフィールド、またはその組み合わせに基づいて、ドキュメントタイプのドキュメントをフィルターできます。また、アドミニストレーターは、ドキュメントの有効期限が切れたとき、または有効期限が近づいたときにメール通知を受信できるグループまたは受信者を構成できます。
    5. 保持ポリシーを追加または編集した後、[保存] をクリックしてドキュメントタイプフォームで操作を続行するか、[送信] をクリックしてドキュメントタイプ一覧に戻ります。

    従業員ドキュメントの保存期間の定義

    保存期間は、従業員ドキュメントを破棄する前に保存する期間の長さを定義します。保存期間は、条件または基準と組み合わされ、保持ポリシーを構成します。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.manager
    注:
    保存期間は、それぞれ一意で重複できません。保存期間を削除する前に、保持ポリシーにドキュメントタイプが関連付けられていないことを確認する必要があります。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > 保存期間.
    2. 必要に応じてフィールドを入力します。
      表 : 3. 保存期間フォーム
      フィールド 説明
      役職 保存期間を表す名前です。
      日付フィールド 保存期間の開始点です。利用可能なフィールドは、従業員ドキュメント [sn_hr_ef_employee_document] テーブルに応じて決まります。

      従業員ドキュメント [sn_hr_ef_employee_document] テーブルのフィールドは、保存期間の開始日の定義に使用します。

      ドット連結し、フィールドを選択して保存期間の開始点を決定します。
      アプリケーションタイプ 保存期間に関連付けられたアプリケーションです。
      日付オフセットタイプ [日付フィールド] で選択したよりも前、または後に保存期間を開始する必要があるかどうかを決定するオフセットです。

      [日付フィールド]、[日付オフセット単位]、および [日付オフセット数] と組み合わせて、保存期間の長さを決定します。

      例を次に示します。
      • [日付フィールド] = Created
      • [日付オフセットタイプ] = After
      • [日付オフセット単位] = Years
      • [日付オフセット数] = 1
      この設定を使用すると、保存期間はドキュメントの作成日から 1 年間になります。
      日付オフセット単位 保存期間の測定単位を月または年に決定します。
      日付オフセット数 [日付フィールド] で選択した日付よりも前または後の月数または年数です。
    3. [送信] または [更新] をクリックします。

    デフォルトの保持ポリシーの追加または変更

    デフォルトの保持ポリシーにより、従業員ドキュメントは間違って消去されないようになっています。保持ポリシーがドキュメントタイプにアサインされていない場合は、デフォルトの保持ポリシーが使用されます。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.manager

    このタスクについて

    デフォルトの保持ポリシーを編集できます。

    HR サービスデリバリ (HRSD)ベースシステムは、各従業員ドキュメントのデフォルトの保持ポリシー（これは、センターオブエクセレンス (COE) テーブルに関連付けられています）を提供します。

    デフォルトの保持ポリシーは 、COE 下のすべてのドキュメントにアサインされ、保存期間は無期限で消去されません。
    注:
    デフォルトの保存期間を変更する場合、すべての新しいドキュメントには新しい期間が割り当てられますが、既存のドキュメントは元の保存期間を使用します。
    デフォルトの保持ポリシーは、ドキュメントタイプで使用されている場合は削除できません。デフォルトの COE のポリシーとして設定できるのは 1 つのみです

    消去日が算出され、訴訟ホールドが行われると、消去日は変更されません。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > デフォルトの保持ポリシー.
    2. [新規] をクリックしてデフォルトの保持ポリシーを作成するか、既存のポリシーをクリックして編集します。
    3. 必要に応じてフィールドを入力します。
      表 : 4. デフォルトの保持ポリシー
      フィールド 説明
      テーブル HR サービスデリバリ (HRSD)がライセンス済みでアクティブ化されている場合、COE テーブル従業員ドキュメントが関連付けられています。
      保存期間 保存期間は、ドキュメントを保存する期間を特定するものです。

      このフィールドのみ編集できます。
      アプリケーションタイプ デフォルトの保存期間に関連付けられたアプリケーションです。
    4. [送信] または [更新] をクリックします。

    保持ポリシーの追加または変更

    ドキュメントの保存期間と対象者を決定するポリシーを設定します。保持ポリシーは、保存期間と条件、または基準を組み合わせます。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.manager

    このタスクについて

    規制、法律、会社のポリシーにより、ドキュメントを保存する期間が決まります。

    消去日が算出され、訴訟ホールドが行われると、消去日は変更されません。

    意図しない消去が行われないようにするため、ベースシステムはデフォルトの保持ポリシーを提供します。保持ポリシーがドキュメントタイプにアサインされていない場合は、デフォルトの保持ポリシーが使用されます。

    ドキュメントタイプが複数の保持ポリシーの対象である場合：
    • 保持期間が最も長いポリシーが適用されます。
    • デフォルトではないデフォルトの保持ポリシーと無期限の保存期間のデフォルトの保持ポリシーがある場合は、デフォルトではない保持ポリシーが適用されます。これは、HR 基準と一致し、保存期間が適用可能であるという想定です。
    保持ポリシーには、ドキュメントタイプと 1 対 1 の関係性があり、複数のドキュメントタイプに同じ保持ポリシーを持つことはできません。
    注:
    複数の保持ポリシーに同じ保存期間を使用できます。

    複数の保持ポリシーがあり、基準が重複している場合、保存期間が最も長い保持ポリシーが使用されます。

    例：ドキュメントタイプ = 懲戒通知
    • 保持ポリシー：
      • 米国の従業員 (保持期間 = 終了日 + 7 年)
      • 米国の契約社員 (保存期間 = 終了日 + 5 年)
    • ユーザーが米国の従業員と契約社員の両方である場合、保存期間が長いため、米国の従業員の保持ポリシーが使用されます。
    注:
    すべてのドキュメントタイプにデフォルトの保持ポリシーを使用できます。デフォルトの保持ポリシーは、従業員が会社の現在の従業員でいる間は、その従業員ドキュメントが保存されるように定義されています。従業員が退職すると、HR 基準に基づいて、2 番目の保持ポリシーがトリガーされます。従業員が HR 基準を満たさず会社を退職した場合、元のデフォルトの保持ポリシーが有効のままになります。つまり、その従業員ドキュメントは無期限に保存されます。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > 保持ポリシー.
    2. [新規] または編集する既存の保持ポリシーをクリックします。
    3. 必要に応じてフィールドを入力します。
      表 : 5. 保持ポリシーフォーム
      フィールド 説明
      適用先 従業員ドキュメント [sn_hr_ef_employee_document] テーブルと保持ポリシーに関連付けられているドキュメントタイプです。

      テーブルと保持ポリシーに基づいているドキュメントタイプを選択します。
      HR 基準 保持ポリシーが適用されるユーザーです。
      たとえば、国に基づいて HR 基準を選択できます。この条件では、選択した国を本拠地としている全員に同じ保持ポリシーが適用されます。
      注:
      大文字と小文字の区別や null 値などの条件を定義する場合は、API「GlideFilter - スコープ対象、グローバル」を参照してください。
      保存期間 従業員ドキュメントを保存する必要がある期間です。
      有効 保持ポリシーがアクティブで使用中であることを示します。
      注:
      デフォルトの保持ポリシーは非アクティブ化できません。
    4. [送信] または [更新] をクリックします。

    デフォルトのセキュリティ方針の追加または変更

    デフォルトのセキュリティ方針により、従業員ドキュメントの安全性が確保されます。HR サービスデリバリ (HRSD)ベースシステムは、各ドキュメントタイプにデフォルトのセキュリティ方針を提供し、アクセスと削除許可ができるユーザーを決定します。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.manager
    ユーザーには、以下によって従業員ドキュメントへのアクセス権が付与されます。
    • グループ
    • ロール
    • グループとロールの両方

    セキュリティポリシーは消去の承認を要求することができ、削除許可が可能なグループにユーザーが所属している必要があります。

    「HR グループの管理」および「HR ロールの管理」を参照してください。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > デフォルトのセキュリティポリシー.
    2. [新規] または編集する既存のデフォルトのセキュリティポリシーをクリックします。
    3. 必要に応じてフィールドを入力します。
      表 : 6. セキュリティ方針フィールド
      テーブル 説明
      説明 HR 従業員ドキュメントのセキュリティポリシーを説明するフレーズです。
      アプリケーションタイプ セキュリティポリシーに関連付けられたアプリケーションです。
      有効 セキュリティポリシーを有効または無効にするためのオプション。

      セキュリティポリシーを無効にした場合、セキュリティポリシーはドキュメントタイプに関連付けられますが、評価は検討されません。
      次の場合に適用 セキュリティポリシーに追加の条件を定義するフィルター。
    4. [送信] または [更新] をクリックします。

    ドキュメントのセキュリティ方針の追加または変更

    従業員ドキュメントの多くに、機密や個人情報が含まれています。ドキュメントのセキュリティ方針を使用して、従業員ドキュメントへのアクセスを定義し、安全を確保します。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.admin

    このタスクについて

    ドキュメントの読み取り、書き込み、または消去の承認ができるユーザーを、ドキュメントのセキュリティ方針を追加または変更することで決定できます。
    注:
    従業員に、HR プロファイルを通じた自身の従業員ドキュメントに対する可視化を提供できます。[ドキュメントタイプ] フォームの [従業員アクセス] ボックスをオンにします。「ドキュメントタイプのポリシーの定義」を参照してください。

    ユーザーには、以下によって従業員ドキュメントへのアクセス権が付与されます。

    • グループ
    • ロール
    • グループとロールの両方

    セキュリティポリシーは消去の承認を要求することができ、削除許可が可能なグループにユーザーが所属している必要があります。

    「HR グループの管理」および「HR ロールの管理」を参照してください。または、「グループ」と「ロール」を参照してください。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > セキュリティ方針.
    2. [新規] または編集する既存のセキュリティポリシーをクリックします。
    3. 必要に応じてフィールドを入力します。
      表 : 7. セキュリティ方針フィールド
      テーブル 説明
      説明 HR 従業員ドキュメントのセキュリティポリシーを説明するフレーズです。
      アプリケーションタイプ セキュリティポリシーに関連付けられたアプリケーションです。
      有効 セキュリティポリシーを有効または無効にするためのオプション。

      セキュリティポリシーを無効にした場合、セキュリティポリシーはドキュメントタイプに関連付けられますが、評価は検討されません。
      次の場合に適用 セキュリティポリシーに追加の条件を定義するフィルター。
      以下の 3 つのタブを使用して、ドキュメントタイプ別に従業員ドキュメントのメタデータの検索、アクセス、編集に必要なグループまたはロールを決定します。消去通知を受信するグループ、または従業員ドキュメントの消去を承認できるグループも定義できます。
      表 : 8. セキュリティ方針のタブ
      タブ 説明
      読み取り グループ：ドキュメントタイプとセキュリティポリシーが関連付けられている従業員ドキュメントの検索と読み取りのため、ユーザーが属する必要があるグループです。
      ロール：ドキュメントタイプとセキュリティポリシーが関連付けられている従業員ドキュメントの検索と読み取りのため、ユーザーに必要なロールです。
      注:
      従業員ドキュメント管理リーダー [sn_hr_ef.document_reader] ロールのユーザーが、ドキュメントタイプとセキュリティポリシーが関連付けられている従業員ドキュメントを検索し、読み取るには、ここにも追加する必要があります。
      すべて一致：アクセスするために、グループとロールの両方の条件を満たす必要があるかどうかを決定します。
      注:
      オフにした場合、ユーザーはグループとロールの両方ではなく、どちらかの条件のみを満たせばよいことになります。
      書き込み グループ：アクセスするためにユーザーが属する必要があるグループです。

      ロール：ドキュメントタイプとセキュリティポリシーが関連付けられている従業員ドキュメントの検索、読み取り、作成のため、ユーザーに必要なロールです。

      注:
      従業員ドキュメント管理ライター [sn_hr_ef.document_writer] ロールのユーザーが、ドキュメントタイプとセキュリティポリシーが関連付けられている従業員ドキュメントを検索し、読み取り、作成するには、ここにも追加する必要があります。
      すべて一致：書き込みアクセスするために、グループとロールの両方の条件を満たす必要があるかどうかを決定します。
      注:
      オフにした場合、ユーザーはグループとロールの両方ではなく、どちらかの条件のみを満たせばよいことになります。
      消去許可 ドキュメントの消去、または消去プロセスの実行前に通知を送信するには、許可が必要です。
      グループ：許可または通知の受信のため、ユーザーが属する必要があるグループです。
      注:
      グループ内のユーザー 1 人にのみ許可が必要です。
    4. [保存] をクリックすると、[ドキュメントタイプ] 関連リストが表示されます。
    5. [新規] をクリックして、セキュリティポリシーに関連付けるドキュメントタイプを作成できます。
    6. [送信] または [更新] をクリックします。

    ドキュメントタイプの有効期限ポリシーの追加または変更

    ドキュメントタイプの有効期限通知ポリシーを追加または変更します。ドキュメントの有効期限を設定して、有効期限が切れたとき、または有効期限が近づいたときに、ドキュメントの所有者、マネージャー、または HR 担当者にメール通知が送信されるようにします。

    始める前に

    必要なロール：admin

    このタスクについて

    パスポートやトレーニング証明書などの特定のドキュメントには有効期限があります。組織がコンプライアンスポリシーを遵守するために、従業員ドキュメントは最新バージョンに維持されます。この機能を使用すると、アドミニストレーターはドキュメントタイプに有効期限通知ポリシーを設定でき、ユーザーは、ドキュメントを従業員ドキュメント管理にアップロードするとき、またはケースを従業員ドキュメント管理に移動するときに、ドキュメントの有効期限を設定できます。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > 有効期限通知ポリシー.
    2. [New] をクリックします。
    3. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 9. 有効期限通知ポリシーフォーム
      フィールド 説明
      ドキュメントタイプ 有効期限ポリシーが設定されているドキュメントタイプ。たとえば、教育契約です。
      名前 有効期限通知ポリシーに指定する名前。
      順序 有効期限ポリシーに指定する順序。ドキュメントが 2 つの有効期限通知ポリシーを満たしている場合、順序が前のポリシーに高い優先度が与えられます。
      有効 使用する有効期限ポリシーを有効にするオプション。
      フィルター基準を追加
      HR 基準 HR 基準では、フィルター条件を適用する対象者を定義します。例：米国の従業員：税フォームのコレクション。
      次の場合に適用 従業員ドキュメントのフィールドに適用するフィルター条件。
      両方に一致 フィルター条件が複数ある場合は、このオプションを有効にします。ドキュメントは、指定されたすべての条件に基づいてフィルターされます。
    4. [送信] をクリックします。

    次のタスク

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > 有効期限通知ポリシー.
    2. 必要な有効期限通知ポリシーを開きます。
    3. [有効期限通知の受信者] 関連リストで、受信者を追加します。
      表 : 10. 有効期限通知の受信者フォーム
      フィールド 説明
      名前 有効期限通知の受信者の名前。
      日付オフセットタイプ ドキュメントの有効期限に対する日付オフセットタイプ。たとえば、有効期限のどれだけ前または後に通知を送信するかです。
      日付オフセット単位 日数、週数、または月数のオフセット単位を指定します。
      日付オフセット量 日付オフセットとして指定する値。たとえば、 [日付オフセットタイプ] として [前]、 [日付オフセット単位] として[日数]、 [日付オフセット量] として 3 を選択した場合、ドキュメントの有効期限の 3 日前にメール通知が送信されます。
      有効期限通知ポリシー 受信者を作成する有効期限通知ポリシー。
      受信者 通知の受信者は、従業員ドキュメントでサポートされているフィールドから選択できます。
      注:
      異なる日に異なる受信者に通知する場合は、単一の有効期限通知ポリシーに対して複数の有効期限の通知受信者を設定できます。
      有効 有効期限通知の受信者を有効にするオプション。
    4. [グループ] セクションで、通知の送信先のグループを追加します。グループは、受信者と同時に通知を受信します。
    5. [送信] をクリックします。