法的要求またはその添付ファイルのアドホック承認を開始

  • リリースバージョン: Xanadu
  • 更新日 2024年08月01日
  • 所要時間：3分

    • ユーザーまたはユーザーグループからの、法的要求またはその添付ファイルのアドホック承認を開始します。

    始める前に

    必要なロール：sn_lg_ops.legal_fulfiller

    このタスクについて

    要求に追加された協力者は、担当者と同じように要求にアクセスして作業できます。ただし、[アサイン先]、[アサイン先グループ] フィールドは変更できません。

    法的要求またはその添付ファイルの承認を要求できるケースには、次のようなものがあります。
    • ステークホルダーからの法務契約文書の承認。
    • 処理する前にプライバシーチームからの承認が必要な法的要求のアドホック承認。
    こうした承認は、legal_user ロールを持つ組織内の任意のユーザーまたはユーザーグループにアサインできます。承認を開始すると、承認者はメール通知を受信し、承認を確認して対処できます。
    注:
    法的要求または添付ファイルに承認待ちレコードがある場合、同じアイテムに対して別の承認を開始することはできません。

    手順

    1. 移動先 すべて > 法務要求 > Legal Counsel Center (法務顧問センター).
    2. リストアイコン (リストアイコン) をクリックします。
    3. [リスト] タブの [法的要求] にあるオプションを選択して、法的要求を開きます。
      オプションステップ
      アサイニーの場合
      1. [自分にアサイン] オプションを選択します。
      2. 処理する要求を選択します。
      3. 新しくアサインされた要求の場合は、[作業を開始 (Start Work)] を選択して要求の処理を開始します。

        法務要求のステータスは [対応中] で、ドキュメントは [法務レビュー] です。
      協力者の場合
      1. [コラボレーション] オプションを選択します。
      2. 処理する要求を選択します。
    4. [承認者] タブで、[承認を開始] をクリックします。
      また、[その他のアクション (more actions)] ボタン ([その他のアクション (more actions)] ボタンのアイコン) をクリックして [承認を開始] を選択しても、承認を開始することができます。
    5. [承認を開始] ダイアログボックスで、フィールドに入力します。
      表 : 1. [承認を開始] ダイアログボックス
      フィールド 説明
      承認対象 承認が必要なアイテム。
      • 要求：法的要求全体の承認を取得します。
      • 添付ファイル：法的要求の添付ファイルの承認を取得します。
      添付ファイルを選択 承認が必要な法的要求の添付ファイル。

      このフィールドは、[承認対象] から [添付ファイル] が選択されている場合にのみ表示されます。
      ドキュメントを選択 承認が必要な法的要求の添付ドキュメント。
      このフィールドは、[承認対象] から [ドキュメント] が選択されている場合にのみ表示されます。
      注:
      リスト内の [ドキュメント] オプションは、要求タイプの問診票フォームで外部ストレージオプションが有効になっている場合にのみ表示されます。
      承認基準 ユーザーレベルまたはユーザーグループレベルでの承認が必要です。
      • [ユーザー]：個々のユーザーから承認を取得します。
      • [ユーザーグループ]：一連のユーザーから承認を取得します。[ユーザーを選択] フィールドが [ユーザーグループを選択] フィールドに置き換えられます。
      ユーザーを選択 そのアイテムを承認する必要があるユーザーまたはユーザーグループ。
      注:
      legal_user ロールを持つユーザーまたはユーザーグループがリストされます。
      • [承認基準] フィールドで [ユーザー] を選択した場合は、承認を要求するユーザーを選択します。
      • [承認基準] フィールドで [ユーザーグループ] を選択した場合は、承認を要求するユーザーグループを選択します。
      承認メモ 選択したユーザーまたはユーザーグループのメモ。
    6. [開始] をクリックします。

    タスクの結果

    アサインされた承認者は、以下の条件に基づいて [承認者] タブに追加されます。
    • [承認基準] フィールドで [ユーザー] を選択した場合は、選択したユーザーの承認レコードが作成されます。
    • [承認基準] フィールドで [ユーザーグループ] を選択した場合は、選択してユーザーグループの各ユーザーの承認レコードが作成されます。グループの誰でも承認できます。

    アサインされた承認者は、確認して対処するレコードを開くためのリンクを含むメール通知を受け取ります。

    注:
    • 添付ファイルは、アドホック承認が開始され、要求済みステータスになった後は、削除できません。そのような添付ファイルを削除するには、アドホック承認要求をキャンセルするか、最初に承認を取得します。
    • 法的要求から添付ファイルを削除すると、関連するアドホックの承認レコードも削除されます。法的要求のアクティビティストリームに、削除の詳細が記載された作業メモが投稿されます。

    承認の詳細は、標準チケットページの [承認] タブに表示されます。

    次のタスク

    承認者は、要求されたアイテムをレビューし、承認または却下します。