サードパーティの契約レビュー要求

  • リリースバージョン: Xanadu
  • 更新日 2024年08月01日
  • 所要時間：4分

    • 従業員は法務部門によるサードパーティ契約のレビューを求める法的要求を送信できます。

    特徴

    サードパーティレビュー要求には次の機能が含まれています。
    • レビュー用にサードパーティのドキュメントを送信する機能。
    • レビュー用に複数の契約ドキュメントと補足ドキュメントをアップロードする機能。
    • 内部の該当分野のエキスパートに契約ドキュメントをレビューおよびフィードバックしてもらう機能。
    • Adobe Sign および DocuSign との電子署名統合。
    • 署名済み契約書のメタデータを含む法務契約リポジトリ。

    サードパーティの契約レビュー要求のワークフロー

    法務部門の法的履行者として、次のアクティビティを実行して、割り当てられた第三者レビュー要求に取り組みます。
    1. 法務ユーザーは、サードパーティの契約レビュー要求を作成します。
    2. 法務ユーザーは、単一または複数の契約ドキュメントとその補足ドキュメントをアップロードし、分類します。
    3. 契約履行者は、法務要求に添付された契約ドキュメントをレビューします。
    4. 必要に応じて、契約履行者は契約ドキュメントと補足ドキュメントを再分類します。
    5. 内部チームの専門家によるレビューまたはフィードバックが必要な場合、契約履行者は内部レビュープロセスを開始します。
      1. 契約履行者は、内部レビューのためにレビュータスクを送信します。
        注:
        異なるレビュー担当者グループに同じ契約ドキュメントの並列レビュータスクを作成できます。ただし、別のアクティブなタスクが既に存在する場合、同じレビュー担当者グループの同じドキュメントのレビュータスクを作成することはできません。
      2. 契約レビュー担当者にレビュータスクがアサインされます。
      3. 情報が不完全な場合、契約レビュー担当者は契約履行者に追加情報を要求します。
      4. 追加情報の要求が送信された場合、契約履行者はその情報を共有します。
      5. 契約レビュー担当者は、ドキュメントをレビューし、承認、却下、または編集を提案し、コメントを追加します。
      6. 契約レビュー担当者は、契約をレビューしてフィードバックを提供します。改訂されたドキュメントがある場合は、契約履行者と共有されます。
      7. 契約履行者は更新されたドキュメントを受け取り、フィードバックに基づいて必要な変更を行います。
        • 内部ストレージの場合：変更が必要な場合は、ドキュメントの確定後に新しいドキュメントバージョンが作成されます。
        • 外部ストレージの場合：レビュー担当者は、契約ドキュメントのレビューをオンラインでリアルタイムで連携して行います。レビューが完了すると、履行者はオンラインで利用可能な契約ドキュメントを確定するか、変更を加えた新しいオフラインバージョンを作成できます。
    6. 契約履行者は、改訂された契約を契約要求にアップロードします。
    7. 契約履行者は、改訂された契約ドキュメントをサードパーティの連絡先にメールで送信します。
    8. 契約要求のアクティビティストリームで、サードパーティの連絡先からの応答を表示します。

      すべての当事者によって契約ドキュメントが最終決定されるまでに、会社とサードパーティの間で複数回の修正が必要になる場合があります。レビュープロセスは、異なるレビュー担当者グループで再度実施される場合があります。

    9. 契約履行者は、ステークホルダーからのアドホック承認を開始します。レビューの結果、必要な変更が見つかった場合は、変更が加えられ、新しいドキュメントリビジョンが作成されます。契約ドキュメントは、承認された場合にのみ署名用に送信できます。
    10. 契約履行者は、複数の契約ドキュメントがある場合に順序を指定し、電子署名に必要なフィールドを追加して署名を準備し、署名用に契約ドキュメントを送信します。
    11. 署名者は契約ドキュメントをレビューします。
      • 変更が必要ない場合は、すべての署名者が契約ドキュメントに署名します。
      • 変更が必要な場合や署名が拒否された場合、契約要求を処理しているユーザーは新しいドキュメントを生成し、署名のために再送信します。
    12. 署名された契約は、ServiceNow インスタンスまたは外部ストレージに保存され、契約リポジトリで参照されます。要求者と部門のメンバーは、契約リポジトリから署名済み契約ドキュメントにアクセスできます。

    電子署名の場合、すべての署名者が契約書に署名すると、契約書は ServiceNow インスタンスまたは外部ストレージシステムに保存されます。外部ストレージが構成されている場合、署名された契約は外部ストレージに保存され、契約リポジトリで参照されます。

    自筆署名の場合、すべての署名者が契約ドキュメントに署名して返送した後、法務履行者は署名済みの契約書を契約要求にアップロードします。その後、ドキュメントは契約リポジトリに保存されます。

    要求者と法務部門のメンバーは、法務契約リポジトリから署名済み契約書にアクセスできます。