契約管理プロ の詳細

  • リリースバージョン: Xanadu
  • 更新日 2024年08月01日
  • 所要時間：9分

    • サンプルワークフローを通じて 契約管理プロ の詳細について学習し、それがもたらすメリットを確認してください。

    契約管理プロ の概要

    契約管理プロ は、使いやすく採用しやすい契約のライフサイクル管理ソリューションです。これを使用して、契約ドキュメントテンプレート、条項、条項バリエーションを設定し、契約要求を開始できます。また、電子署名、自筆署名、外部ストレージシステムもサポートされています。

    契約管理プロ のコンポーネントは次のとおりです。

    契約管理プロ のメリット

    表 : 1. 契約管理プロ 機能のメリット
    メリット 機能 ユーザー
    条項バリエーションのライブラリを効果的に管理します。 条項管理 契約構成担当者
    送信された要求の値に基づいて契約またはドキュメントの生成に使用される契約テンプレートまたは標準のレターを作成します。 Word ドキュメントテンプレート 契約構成担当者
    アドインを使用して、macOS システムおよび Windows システム上の Microsoft Word ドキュメントのプレースホルダーとして機能するコンテンツコントロールを追加します。コンテンツコントロールを手動で追加できるのは、Windows システム上のみです。 ServiceNow 契約向け Microsoft Word アドイン 契約構成担当者
    自己提供型 または 非自己提供型 契約要求を開始します。 自己提供型および非自己提供型の契約要求 契約ユーザー
    自己提供型の契約要求に対応します。 自己提供型の契約要求の使用 契約ユーザー、契約履行者
    非自己提供型の契約要求のリビジョン、承認、署名を行います。 非自己提供型の契約要求の使用 契約ユーザー、契約履行者
    内部の該当分野のエキスパートに契約ドキュメントをレビューおよびフィードバックしてもらいます。 内部レビューの概要 契約履行者、契約レビュー担当者
    チームが処理した契約要求の量に関するインサイトを得ます。 契約ダッシュボードを使用する 契約履行者
    アクション可能なウィジェットを使用して、契約要求の分類、優先順位付け、および効率的な作業を行います。 契約ワークスペース 契約ユーザー、契約履行者

    契約管理プロ のワークフロー

    次のエンドツーエンドワークフローのサンプルは、さまざまなユーザーが連携して基盤データを構成し、契約要求を送信、レビュー、および確定する方法を示しています。

    契約管理プロ 構成担当者は、以下のアクションを実行してエンドツーエンドのワークフローを設定します。
    1. 契約構成担当者は契約タイプを作成し、契約モデルに関連付けます。
    2. 契約構成担当者は、ドキュメントテンプレートで使用する条項とそのバリエーションを作成します。
    3. 契約構成担当者は、契約ドキュメントの生成に使用するドキュメントテンプレートを作成します。
    4. 契約構成担当者は、署名者のプレースホルダーを構成します。
    5. 契約構成担当者は、契約テンプレートで使用される情報を自動的に入力するためのテンプレートマッピングを完了します。
    6. 契約構成担当者は、ドキュメントテンプレートを公開して使用可能にします。
    7. 契約構成担当者は、テンプレート選択ルールを作成して、法的要求に対する契約ドキュメントの生成に使用する契約テンプレートを特定します。
    8. 契約構成担当者は、内部署名者ルールを作成し、署名者マッピングを使用して、署名者をテンプレートにマップします。
    9. 契約構成担当者は、契約を保存し、契約ドキュメントに追加されたデータをマッピングする契約リポジトリを定義します。
    10. 契約構成担当者は、期限切れ間近の契約のリマインダーを構成する契約リポジトリルールを作成します。
    11. 契約構成担当者は、署名された契約ドキュメントとそのリビジョンを保存する外部ストレージを構成します。
    12. 契約構成担当者は、署名者が契約ドキュメントに電子署名できるように電子署名プロバイダーを構成します。

    自己提供型の契約要求のワークフロー

    非自己提供型の契約のワークフローは、次のように進行します。
    1. 契約要求者が契約要求を開始します。詳細については、「契約要求の開始」を参照してください。
      • 検証エラーがない場合、契約要求は [対応中] 状況で作成されます。
      • 署名者の検証エラーがある場合、契約要求者はそれを解決し、契約要求を再送信します。
    2. 契約ドキュメントは契約テンプレートから生成され、メタデータ、条項、署名者、およびテーブルは事前定義された条件に従って動的に追加されます。
    3. 契約要求者は、変更の要求を編集し、[再生成] または [ドキュメントを同期 (Sync document)] オプションを使用して契約ドキュメントの新しいバージョンを作成します。
    4. 契約要求者が契約ドキュメントを表示します。
      1. 変更が必要ない場合は、ドキュメントが署名のために送信されます。
      2. 変更が必要な場合は、契約要求者が変更要求を送信します。
    5. 変更要求に基づいて、契約履行者は次のアクションを実行できます。
      1. 契約履行者は、内部レビュープロセスを開始します。
        1. 契約履行者は、内部レビューのためにレビュータスクを送信します。
          注:
          異なるレビュー担当者グループに同じ契約ドキュメントの並列レビュータスクを作成できます。ただし、別のアクティブなタスクが既に存在する場合、同じレビュー担当者グループの同じドキュメントのレビュータスクを作成することはできません。
        2. 契約レビュー担当者グループマネージャーがレビュータスクをアサインすることも、契約レビュー担当者が自分でアサインすることもできます。
        3. アサインされた契約レビュー担当者が契約ドキュメントの処理を開始します。
        4. 情報が不完全な場合、契約レビュー担当者は契約履行者に追加情報を要求します。
        5. 追加情報の要求が送信された場合、契約履行者はその情報を共有します。
        6. 契約レビュー担当者は、ドキュメントのレビュー、レッドラインの承認または却下、編集の提案、コメントの追加を行います。
        7. 契約レビュー担当者はレビューを完了し、更新された契約ドキュメントがある場合は共有します。
        8. 契約履行者は更新されたドキュメントを受け取り、フィードバックに基づいて必要な変更を行います。
          • 内部ストレージの場合：変更が必要な場合は、ドキュメントの確定後に新しいドキュメントバージョンが作成されます。
          • 外部ストレージの場合：レビュー担当者は、契約ドキュメントのレビューをオンラインでリアルタイムで連携して行います。レビューが完了すると、履行者はオンラインで利用可能な契約ドキュメントを確定するか、変更を加えた新しいオフラインバージョンを作成できます。
      2. 契約履行者は、ステークホルダーからのアドホック承認を開始します。レビューの結果、必要な変更が見つかった場合は、変更が加えられ、新しいドキュメントリビジョンが作成されます。
      3. ドキュメントが確定されたら、履行者はドキュメントを要求者に送信します。
    6. 契約要求者は、生成された契約をプレビューし、変更が必要ない場合は署名者に送信します。変更が必要な場合は、レビューとリビジョンのプロセスが続行されます。
    7. 外部ストレージが設定されている場合、契約ドキュメントは外部ストレージに保存されます。それ以外の場合は、ServiceNow インスタンスに保存されます。
    8. 署名者がドキュメントを却下した場合、ドキュメントは修正するために要求者に返送されて、リビジョンが署名のために送信されます。
    9. 署名済みの契約が契約要求レコードに添付されます。
    10. 署名された契約は、ServiceNow インスタンスまたは外部ストレージに保存され、契約リポジトリで参照されます。要求者と部門のメンバーは、契約リポジトリから署名済み契約ドキュメントにアクセスできます。

    非自己提供型の契約要求のワークフロー

    非自己提供型の契約要求のワークフローは、次のように進行します。
    1. 契約要求者がワークスペースから契約要求を開始します。詳細については、「契約要求の開始」を参照してください。
    2. 契約要求は [ドラフト] 状況で作成されます。
    3. 契約要求者は、単一の契約または複数の契約とそのサポートドキュメントをアップロードし、分類します。
    4. 契約履行者は、契約要求に添付された契約ドキュメントを表示します。
    5. 必要に応じて、契約履行者は契約ドキュメントと補足ドキュメントを再分類します。
    6. 内部チームの専門家によるレビューまたはフィードバックが必要な場合、契約履行者は内部レビュープロセスを開始します。
      1. 契約履行者は、内部レビューのためにレビュータスクを送信します。
        注:
        異なるレビュー担当者グループに同じ契約ドキュメントの並列レビュータスクを作成できます。ただし、別のアクティブなタスクが既に存在する場合、同じレビュー担当者グループの同じドキュメントのレビュータスクを作成することはできません。
      2. 契約レビュー担当者にレビュータスクがアサインされます。
      3. 情報が不完全な場合、契約レビュー担当者は契約履行者に追加情報を要求します。
      4. 追加情報の要求が送信された場合、契約履行者はその情報を共有します。
      5. 契約レビュー担当者は、ドキュメントをレビューし、承認、却下、または編集を提案し、コメントを追加します。
      6. 契約レビュー担当者は、契約をレビューしてフィードバックを提供します。改訂されたドキュメントがある場合は、契約履行者と共有されます。
      7. 契約履行者は更新されたドキュメントを受け取り、フィードバックに基づいて必要な変更を行います。
        • 内部ストレージの場合：変更が必要な場合は、ドキュメントの確定後に新しいドキュメントバージョンが作成されます。
        • 外部ストレージの場合：レビュー担当者は、契約ドキュメントのレビューをオンラインでリアルタイムで連携して行います。レビューが完了すると、履行者はオンラインで利用可能な契約ドキュメントを確定するか、変更を加えた新しいオフラインバージョンを作成できます。
    7. 契約履行者は、改訂された契約を契約要求にアップロードします。
    8. 契約履行者は、改訂された契約ドキュメントをサードパーティの連絡先にメールで送信します。
    9. 契約要求のアクティビティストリームで、サードパーティの連絡先からの応答を表示します。

      すべての当事者によって契約ドキュメントが最終決定されるまでに、会社とサードパーティの間で複数回の修正が必要になる場合があります。レビュープロセスは、異なるレビュー担当者グループで再度実施される場合があります。

    10. 契約履行者は、ステークホルダーからのアドホック承認を開始します。レビューの結果、必要な変更が見つかった場合は、変更が加えられ、新しいドキュメントリビジョンが作成されます。契約ドキュメントは、承認された場合にのみ署名用に送信できます。
    11. 契約履行者は、複数の契約ドキュメントがある場合に順序を指定し、電子署名に必要なフィールドを追加して署名を準備し、署名用に契約ドキュメントを送信します。
    12. 署名者は契約ドキュメントをレビューします。
      • 変更が必要ない場合は、すべての署名者が契約ドキュメントに署名します。
      • 変更が必要な場合や署名が拒否された場合、契約要求を処理しているユーザーは新しいドキュメントを生成し、署名のために再送信します。
    13. 署名された契約は、ServiceNow インスタンスまたは外部ストレージに保存され、契約リポジトリで参照されます。要求者と部門のメンバーは、契約リポジトリから署名済み契約ドキュメントにアクセスできます。