NDA 法務要求の処理

  • リリースバージョン: Xanadu
  • 更新日 2024年08月01日
  • 所要時間：6分

    • 法務契約サポートチームのメンバーとして、法務要求を処理します。修正されたドキュメントを要求にアップロードし、そのドキュメントを要求内から要求者に送信します。

    始める前に

    実務エリアリードまたはグループマネージャーから要求がアサインされている必要があります。アサインされていない場合は、要求を開いて自分自身またはグループ内の他のユーザーにアサインできます。

    必要なロール：sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    このタスクについて

    要求に追加された協力者は、担当者と同じように要求にアクセスして作業できます。ただし、[アサイン先]、[アサイン先グループ] フィールドは変更できません。

    手順

    1. 自分またはアサイン先グループのユーザーに法務要求をアサインします。
      詳細については、「法的要求のアサイン」を参照してください。
    2. 法務要求の作業を開始します。
      1. 移動先 すべて > 法務要求 > Legal Counsel Center (法務顧問センター).
      2. リストアイコン ( リストアイコン) を選択します。
      3. [法務要求] オプションを選択します。
      4. [自分にアサイン] を選択します。
      5. リストから法務要求を開きます。
      6. [作業を開始] を選択します
      要求のステータスが [対応中] に更新されます。
    3. オプション: 法的要求の処理で他の履行者の支援が必要な場合は、[協力者] フィールドにそれらの履行者を追加します。
      注:
      sn_lg_contracts.contract_fulfiller ロールを持つユーザーが [協力者] フィールドに一覧表示されます。
      協力者に対し、法的要求に協力者として追加されたことがメールで通知されます。
    4. オプション: 法務要求では、[ウォッチリスト]、[協力者]、[要求元] を更新します。
      [ウォッチリスト]、[協力者]、[要求元] に加えられた変更は、契約要求に同期されます。ただし、契約要求の上記のフィールドを更新すると、変更は法務要求と同期されません
    5. オプション: [法務要求] リストから契約要求を開いた場合は、[契約要求] タブを選択します。
    6. オプション: 他のステークホルダーからの承認が必要な場合、契約ドキュメントリビジョンに関するアドホック承認を開始します。
      詳細については、「契約ドキュメントリビジョンのアドホック承認の開始」を参照してください。
    7. オプション: 内部または外部署名者を契約要求に追加するには、[署名者] タブにアクセスして [追加] を選択します。
      注:
      NDA 法務要求で署名者を追加できるのは、署名ブロックで構成されたテンプレートから契約が生成された場合のみです
      オプションステップ
      内部
      1. [内部署名者] フィールドに、署名者の名前を入力します。

        [認定署名者名]、[署名者]、および [署名者のメール] のフィールドが自動的に入力されます。

      2. [順序] フィールドに、署名者に契約を送信する順序を入力します。順序値は一意である必要があります。
      3. [追加] を選択します。
      外部
      1. [認定署名者名] フィールドに、外部署名者の名前を入力します。
      2. [署名者] フィールドに、外部署名者の役職を入力します。
      3. [署名者のメール] フィールドに、外部署名者のメールアドレスを入力します。
      4. [順序]フィールドに、電子署名用に署名者に契約を送信する順序を入力します。順序値は一意である必要があります。
      5. [追加] を選択します。
    8. オプション: [署名者] タブで、[署名者を同期] を選択して、最新の署名者の詳細で契約ドキュメントを更新します。
      詳細については、「署名者の更新と同期」を参照してください。
      注:
      このオプションは、契約管理プロ バージョン 1.2.1 以降では使用できません。
    9. [アクティビティ] セクションで、要求者によって要求された変更を確認し、契約ドキュメントに必要な変更を加えます。
    10. 変更された契約ドキュメントをアップロードします。
      1. [契約ドキュメント (Contract documents)] タブで、[リビジョンを作成 (Create Revision)] を選択します。
      2. [リビジョンをアップロード] ダイアログボックスで、ストレージタイプを選択し、新しいドキュメントリビジョンをアップロードします。
        利用可能なストレージタイプは、次のとおりです。
        • コンピューター：[ファイルを添付] を選択し、変更されたドキュメントをアップロードします。
        • 受信メール：[ドキュメント] フィールドで、アクティビティストリームの添付ファイルに基づいて表示されるドキュメントを選択します。
        • 外部ストレージ：[ドキュメント] フィールドで、ドキュメントを選択します。このオプションは、外部ストレージが構成されている場合にのみ表示されます。
        ファイルを添付した後、[リビジョンを作成] ダイアログボックスで、そのファイルのダウンロード、削除、または添付ファイル名の編集を行うことができます。
      3. オプション: 添付ドキュメントに関する情報を提供する作業メモを追加します。
      4. [作成] を選択します。
      添付ドキュメントが要求に追加されます。最新のドキュメントのリビジョン番号は、前のドキュメントのリビジョン番号よりも 1 つ大きくなっています。ドキュメントは、[契約ドキュメント (Contract Documents)] タブにリストされます。
    11. 法務要求が変更された場合は、更新されたメタデータと署名者を使用して新しいバージョンの契約ドキュメントを作成し、[ドキュメントを同期 (Sync document)] を選択して以前のバージョンの変更を保持します。
      詳細については、「自己提供型の契約要求を変更した後の機密保持契約書の同期 (契約管理プロ 1.2.1)」を参照してください。
      注:
      このオプションは 契約管理プロ バージョン 1.2.1 以降で使用できます。
    12. オプション: 法務要求が変更された場合は、[再生成] オプションを選択して、更新されたメタデータと署名者で新しいバージョンの契約ドキュメントを作成し、以前のバージョンの変更を破棄します。
      詳細については、「要求変更後の契約書の再生成」を参照してください。
    13. 完成した契約書をレビューして変更を確認してもらうために、ステークホルダーにメールを送信します。
      1. [メールの作成] を選択します。
      2. [新規メールドラフト] タブで、必要に応じて [宛先]、[CC]、および [BCC] フィールドに受信者のメールアドレスを追加します。
        [CC] フィールドには、要求者のメールアドレスが自動的に入力されます。
      3. [件名] フィールドにメールの件名を入力します。
        デフォルトでは、要求の簡単な説明が入力されます。
      4. [添付ファイル] フィールドで、[+ファイルを追加 (+Add File)] を選択します。
      5. ファイルソースが自分のコンピューターかレコードの添付ファイルかを選択し、添付するファイルを選択します。
        契約書のリビジョンを [準備完了] とマークすると、デフォルトでメールに添付されます。
      6. メール本文に独自のメッセージを入力するか、メール応答テンプレートからコンテンツをコピーしてメール本文に貼り付けます。
        応答テンプレートを使用すると、事前定義されたコンテンツをメール本文に挿入できます。[応答テンプレート] アイコン (応答テンプレートアイコン) を選択し、メールの件名に基づいて適切な応答テンプレートを見つけます。テンプレートのコンテンツをコピーしてメール本文に貼り付けます。
        注:
        メールチャネル用に構成された応答テンプレートのみを使用できます。詳細については、「メールチャネル用に構成された応答テンプレート」を参照してください。

        詳細については、「メール経由のコミュニケーション」を参照してください。

      7. メールをすぐに送信するか、または後で送信する必要があることを示します。
        • メールをすぐに送信するには、[メールを送信] を選択します。
        • メールを後で送信する必要があることを示すには、[ドラフトとして保存] を選択します。

          メールをドラフトとして保存することを選択した場合は、後で変更できます。新しいドキュメントリビジョンが投稿された場合は、添付したドキュメントをそのリビジョンで置き換える必要があります。