Configurer le projet

Configurer un projet implique de décider d'une approche vis-à-vis de la création des tâches du projet et des liens qui les unissent. Cela implique également de créer dans ServiceNow les utilisateurs et groupes nécessaires qui seront affectés aux tâches du projet.

Avant de créer un projet, tenez compte des questions et problèmes suivants :

• Souhaitez-vous adopter une approche descendante ou ascendante vis-à-vis des tâches ?

  Créer les tâches de manière descendante implique de créer d'abord un projet, puis d'en identifier les phases majeures. Par la suite, les phases peuvent être décomposées en tâches et en sous-tâches. L'accent est mis sur la création d'estimations pour des éléments de haut niveau tels que les phases et les tâches parentes, puis sur la construction descendante du projet vers un niveau plus détaillé. La création de tâches de manière descendante requiert une certaine prudence. Lorsque vous créez sous un projet une tâche dont la date de début est ultérieure à la date de début du projet, le projet bascule vers cette date de début ultérieure. L'application Gestion des projets prend mieux en charge les approches ascendantes.

  La création des tâches par une approche ascendante implique de créer plusieurs ensembles de tâches de petite taille et d'en estimer certains éléments tels que l'effort, le coût et la durée. Ces estimations sont ensuite agrégées en tâches parentes (tâches cumulatives) et en phases de haut niveau. L'accent est d'abord mis sur l'estimation aussi précise que possible de plus petits blocs de travail, avant de regrouper ces estimations sous des tâches parentes, des phases et jusqu'au projet lui-même.

• Le projet fait-il partie d'un portefeuille de projets plus vaste ?

  Prenez également en compte la planification du portefeuille et la façon dont le projet est lié à des projets ou initiatives similaires.

• Quels types de dépendances les tâches ont-elles avec d'autres tâches ?

  L'application Gestion des projets prend en charge diverses dépendances. Voir : Relations et dépendances des tâches de projet.

• Des jalons et des bases de référence de projet peuvent-ils aider à gérer un projet ?

  Un jalon est une tâche de projet d'une durée égale à 0. Utilisez des jalons pour indiquer des dates importantes dans un projet. Si nécessaire, créez des dépendances entre des tâches et des jalons afin qu'une tâche ne commence pas avant qu'un jalon ait été atteint.

  Une base de référence est un instantané des dates de début et de fin planifiées actuelles au moment de la création de la base de référence pour chaque tâche. Sous chaque tâche du diagramme de Gantt apparaît une ligne indiquant les dates de début et de fin planifiées à l'origine. Plus une tâche commence en avance ou en retard, plus la ligne apparaît déplacée vers la gauche ou vers la droite. Si des tâches sont reportées à des dates ultérieures, l'indicateur de base de référence permet de voir facilement la gravité des retards.

• Les compétences, groupes et ressources nécessaires ont-ils été créés dans ServiceNow ?

  Si des tâches de projet sont affectées à différents groupes ou ressources individuelles disposant des compétences requises, créez des utilisateurs et des groupes et configurez l'application Skills Management.

• Un incident, un problème ou un changement existant justifie-t-il la création d'un projet en vue de son suivi ?

  Parmi ces types d'enregistrements, le changement est celui qui est le plus susceptible d'entraîner des activités qui seront suivies en tant que projet.

• Voulez-vous suivre les coûts du projet ?

  Estimez les coûts des ressources de groupe avant de commencer le projet. Suivez ensuite le coût réel de chaque ressource utilisateur à partir des cartes de pointage. L'application Gestion des projets peut également calculer les coûts des CI affectés dans un projet. Le module Gestion des projets Costing est nécessaire pour suivre les coûts.

• Quels objectifs voulez-vous que le projet atteigne ?

  Chaque projet a au moins un objectif. Les objectifs de projet sont enregistrés dans la table Objectifs et peuvent être liés à n'importe quelle tâche. Dans un scénario classique, liez un objectif à chaque projet et tenez le champ État de l'objectif à jour.

Les ressources utilisateur sont les personnes au sein d'une organisation qui sont affectées aux tâches de projet. Vous pouvez gérer vos ressources à l'aide de plans de ressources dans l'application Resource Management.

Un portefeuille est un groupe de projets connexes. Si le projet est associé à d'autres projets, créez un portefeuille et ajoutez le projet. L'application Gestion des projets fournit une vue du portefeuille utile qui permet de rendre facilement compte de l'état de tous les projets d'un portefeuille. Les portefeuilles comprennent également les demandes.

Gérer le projet

Une fois les étapes précédentes terminées, le projet peut démarrer. Pour mesurer le projet par rapport aux estimations initiales, créez une base de référence, qui correspond à un instantané de l'ensemble du projet, y compris de toutes les dates planifiées pour toutes les tâches et jalons du projet. Le chef de projet peut gérer un projet à partir de la console de projet.

Démarrez le projet en changeant son état sur Travail en cours. Lorsque vous modifiez le champ État du formulaire de projet sur Travail en cours, la date de début réelle du projet passe à la date de début planifiée.

Vous pouvez mettre à jour les informations importantes sur l'état du projet, telles que le nombre de jalons manqués. Vous pouvez également consulter les résumés des coûts, du champ d'application, du risque du projet, etc. Modifiez ces informations selon vos besoins avec la liste connexe Vue du portefeuille sur le formulaire de portefeuille et affichez ces informations sur la page d'accueil Vue d'ensemble du projet. En outre, utilisez les rapports de projet installés avec l'application, tels que Projets actifs ou Projets (par priorité), pour afficher des informations importantes sur le projet.

Lorsque le projet est en cours, continuez d'accéder aux enregistrements du projet et d'en modifier certains éléments, tels que les coûts, la priorité, le calendrier et les valeurs planifiées qui ne sont pas des valeurs cumulées. Conservez des enregistrements de projet détaillés des risques et problèmes et consultez-les une fois qu'un projet est terminé. Créez également des bases de référence tout au long du projet afin de voir facilement si des phases ou des tâches de projet sont manqués au moment de leur création.

Fermez le projet

Lorsque le projet est terminé, basculez son état sur Fermé terminé sur le formulaire de projet. Lorsqu'un projet est à l'état fermé, l'application Gestion des projets calcule des valeurs réelles telles que la Durée réelle.

Les activités post-projet incluent l'analyse des bases de référence du projet et des valeurs réelles et la génération d'un tableau de bord de projet final. Vous pouvez annuler les futurs plans de ressources et terminer les plans de ressources alloués pour le projet fermé.

Si le projet est réussi et peut être utilisé comme modèle en vue de projets futurs, faites-en une copie. Si le projet a été créé à partir de l'enregistrement d'un changement, d'un incident ou d'un problème, il existe plusieurs autres activités à effectuer dans ServiceNow.