Como responder a questionários

Os processos a seguir descrevem o tempo e os métodos para responder a questionários internos e externos:

Processo de questionário de risco inerente (IRQ)

Depois que a solicitação de diligência prévia é aprovada pelo gerente de risco de terceiros (TPR) [sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager], o avaliador de IRQ [snc_internal] conclui a avaliação de risco interno respondendo ao IRQ.

Depois que o avaliador de IRQ envia suas respostas e o gerente ou proprietário do TPR revisa e fecha o IRQ, o estado da solicitação de diligência prévia é atualizado de IRQ em andamento para IRQ em revisão.

Com base nas informações coletadas, o gerente de TPR e sua equipe avaliam os riscos potenciais associados ao compromisso. Eles avaliam fatores como estabilidade financeira, capacidade operacional, adesão aos padrões de qualidade, conformidade com regulamentações e capacidade do terceiro de cumprir os cronogramas de entrega. Essa avaliação ajuda a equipe a entender o perfil de risco do terceiro e a determinar as estratégias de redução de risco apropriadas.

Para obter mais informações sobre IRQs, consulte Responder a um IRQ.

Processo de coleta de elementos de TP: coletar informações de elementos de terceiros

Depois que sua solicitação de diligência prévia tiver concluído o processo de IRQ, o gerente de TPR ou o proprietário da solicitação de diligência prévia poderá iniciar o processo de coleta de elementos de terceiros (TP). Este é um processo opcional para coletar elementos de TP e atribuí-los a compromissos para que possam ser avaliados como parte do fluxo de trabalho geral de diligência prévia. Para obter mais informações sobre elementos de TP, consulte Monitoramento de elementos de terceiros.

O gerente ou proprietário de TPR atribui questionários de elemento TP a uma avaliação externa para coletar elementos e envia essa avaliação para um compromisso para coletar as informações necessárias para elementos TP. Depois que o contato do compromisso envia suas respostas, o gerente ou proprietário do TPR revisa e verifica se todas as informações necessárias foram fornecidas nos questionários.

O gerente ou proprietário do TPR navega até a lista de elementos de terceiros e cria manualmente um registro de elemento de terceiros para cada conjunto de respostas em cada questionário. Depois que todos os elementos de terceiros são criados, o gerente ou proprietário do TPR encerra a avaliação. O sistema muda o estado da solicitação para Coleção em revisão. Para obter mais informações, consulte Criar um registro de elemento de terceiros.

Processo de diligência prévia: verificação de conformidade

Quando o processo de IRQ ou o processo de coleta de elementos de TP é concluído, a aplicação TPRM envia questionários e solicitações de documentação para o terceiro e o compromisso. Como parte de uma avaliação, sua organização pode enviar vários questionários e solicitações de documentos. Por exemplo, o gerente de TPR pode solicitar certificações, licenças ou relatórios de auditoria de terceiros para validar a conformidade.

Se você concluiu o processo opcional de coleta de elementos de TP, um questionário deve ser selecionado e atribuído como parte de uma avaliação para cada elemento de terceiros criado. Os questionários de elemento de TP são concluídos pelo contato do compromisso.

Nota:

O gerente de TPR pode desenvolver modelos de avaliação para simplificar e automatizar o processo de determinação de quais questionários e solicitações de documentos serão enviados a um terceiro desse tipo. O administrador do TPR pode definir modelos de questionário, modelos de solicitação de documento e, em seguida, o gerente do TPR pode agrupá-los em um modelo de avaliação. Sua organização pode reutilizar o modelo para enviar os questionários e solicitações de documentos para terceiros semelhantes em avaliações futuras. Para obter mais informações sobre modelos, consulte Criar um modelo de questionário ou solicitação de documento e Criar um modelo de questionário ou solicitação de documento usando o Designer.

O gerente de TPR e sua equipe usam as respostas de terceiros e a análise interna para determinar se o terceiro atende a todos os requisitos de conformidade necessários. Esses requisitos podem incluir a verificação da conformidade do terceiro com as leis e regulamentações aplicáveis, como regulamentações ambientais, leis trabalhistas e políticas anticorrupção.

Nota:

O avaliador, gerente ou administrador de risco de terceiros pode responder a perguntas, modificar respostas e enviar questionários externos em nome de terceiros ou compromissos. Para obter mais informações, consulte Responder a um questionário para um terceiro ou compromisso.

Devido à natureza confidencial dos itens envolvidos, o gerente do TPR e sua equipe avaliam as práticas de segurança e privacidade de dados de terceiros. Eles avaliam as medidas de segurança da informação de terceiros, as políticas de proteção de dados, os controles de acesso e os processos de gestão de vulnerabilidades. Se o terceiro tiver acesso a informações proprietárias ou dados do cliente, ele poderá exigir que o terceiro passe por uma auditoria de segurança cibernética ou forneça evidências de suas medidas de proteção de dados.

Para obter mais informações sobre como revisar respostas, consulte Revisar respostas a questionários externos.

Nota:

Seu avaliador de TPR pode exportar questionários recebidos ou devolvidos para Microsoft planilhas do Excel. Esta opção permite que sua organização use o ambiente de planilha para revisar as perguntas e respostas. Para obter mais informações sobre como exportar respostas de questionários, consulte Exportar respostas do questionário para uma planilha.

Ações de avaliação adicionais

O gerente de TPR, o proprietário da solicitação de diligência prévia ou o negociador de contratos podem precisar reabrir uma avaliação porque há novas informações disponíveis que afetam o compromisso ou ocorreu alguma outra mudança. Para obter mais informações, consulte Por que você realiza a diligência prévia.

O estado da solicitação de diligência prévia é atualizado de Pronto para aprovação de TPRM para Diligência prévia. O gerente, o proprietário ou o negociador de contratos de RTP podem solicitar questionários e documentar solicitações conforme necessário. Para obter mais informações, consulte Reabrir uma avaliação.

Problemas e tarefas

A função de avaliador de TPR [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor] é necessária para criar e gerenciar tarefas e problemas.

O gerente de TPR, o avaliador de TPR ou o negociador de contratos podem criar tarefas para ajudar a garantir que um membro da equipe ou o contato de terceiros responda às preocupações sobre as respostas do questionário ou os documentos solicitados. Eles podem gerenciar tarefas existentes para verificar se o membro da equipe atribuído ou o contato de terceiros responde a uma tarefa e a atualiza conforme necessário. Para obter mais informações sobre como criar e gerenciar problemas, consulte Criar uma tarefa para um terceiro ou compromisso e Gerenciar uma tarefa para um terceiro ou compromisso.

O gerente de TPR, o avaliador de TPR ou o negociador de contratos podem criar um problema para ajudar a garantir que as preocupações das equipes sobre um terceiro ou compromisso sejam corrigidas. Eles também podem gerenciar os problemas existentes para verificar se eles foram compreendidos, compartilhados com as pessoas corretas e se são tratados conforme necessário. Para obter mais informações sobre como criar e gerenciar tarefas, consulte Criar um problema para um terceiro ou compromisso e Gerenciar problemas.