Solicitar evidências durante auditorias usando o Espaço de conformidade

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 5 min. de leitura

    • Solicite evidências em qualquer fase durante uma auditoria usando o Espaço de conformidade. Os detalhes sobre os itens para os quais a evidência é solicitada também são fornecidos à pessoa responsável pelo fornecimento da evidência.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_audit.user

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    As evidências podem ser solicitadas de três maneiras:
    Minhas evidências
    Criando um registro de evidências a partir do módulo Minhas evidências.
    Solicitar evidência
    Nas listas relacionadas Entidade, Controle, Tarefa de auditoria, Problema de teste de controle e Outros problemas em um registro de compromisso. Para solicitar evidências dessas origens, navegue até Todos > Políticas e conformidade > Espaço de conformidade. Na exibição de lista do espaço, selecione Compromissos na lista Teste de controle. Abra o registro de compromisso e selecione a lista relacionada da qual você deseja solicitar evidências. Selecione o botão Solicitar evidência. Aqui, você pode criar uma solicitação de evidências ou adicionar mais solicitações a uma solicitação de evidências existente. A solicitação de evidências é criada, mas não as tarefas de solicitação de evidências.
    Você pode informar o usuário sobre os registros de evidências que já existem para qualquer uma das tabelas de itens relacionados do compromisso, que eles podem reutilizar.
    1. Para criar uma nova solicitação de evidência, selecione Criar uma nova solicitação de evidência na lista Selecionar método do pop-up Solicitar evidência. Insira os detalhes e selecione o botão Solicitar.
    2. Para exibir as informações sobre evidências relacionadas existentes, selecione o link Exibir no pop-up Solicitar evidência.
      Nota:
      Se não houver evidências existentes, a mensagem não aparecerá no pop-up Solicitar evidências.
      Figura 1. Exibir link no pop-up Solicitar evidência
      Exibir link no pop-up Solicitar evidências.
    3. Para exibir todas as evidências existentes criadas nos itens relacionados, selecione a lista relacionada de evidências.

      Quando a evidência está no estado Encerrado concluído, os botões de ação de IU, como Novo, Adicionar evidência existente, Removere Excluir, são desabilitados. Você pode executar essas ações de IU somente quando o compromisso ou qualquer outro objeto de auditoria e conformidade estiver em um estado ativo.

    4. Para adicionar evidências existentes, selecione o botão Adicionar evidência existente e selecione a evidência.
      Nota:
      O botão Adicionar evidências existentes está disponível no item relacionado a evidências de todos os objetos de conformidade e auditoria no Espaço de conformidade, como Compromisso, Tarefa de auditoria, Problema, Política, Entidade, Controle, Objetivo de controle, Documento de autoridade, Citações e Solicitação de evidências.
    5. Para remover a associação das evidências vinculadas ao compromisso, selecione as evidências na lista relacionada de evidências e selecione o botão Remover.
      Nota:
      A ação remove somente a associação dos registros de evidências existentes do compromisso e não remove o registro de evidências do banco de dados.
    Nota:
    O usuário conectado também deve ter acesso ao compromisso para o qual existem registros de evidências ou deve ser o usuário que tem acesso ao registro para exibi-los e adicioná-los. Se o usuário conectado não tiver acesso a esses registros, embora haja evidências de que existem nesses itens relacionados, eles não serão exibidos para o usuário adicionar.
    Entidade, Controle, Objetivo de controle, Teste de controle, Compromisso, Tabelas de problemas
    De tabelas como Entidade, Controle, Objetivo de controle, Teste de controle, Compromisso, Problema. No entanto, quando os usuários solicitam evidências dessas tabelas, a solicitação de evidências é criada, não a tarefa de solicitação de evidências real. Os usuários devem navegar até o registro de solicitação de evidências que é gerado e adicionar tarefas de solicitação de evidências.
    Neste procedimento, o método para solicitar evidências do módulo Minhas evidências é descrito.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Políticas e conformidade > Espaço de conformidade.
    2. No Espaço de conformidade, selecione o ícone de Lista ( Lista).
    3. Navegar até Solicitações de evidências > Minha solicitação.
    4. Selecione Novo.
    5. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de solicitação de evidências
      Campo Descrição
      Número Número exclusivo da solicitação de evidências.
      Nome Um nome para esta solicitação.
      Solicitante Usuário solicitando evidências. Este campo é preenchido automaticamente.
      Solicitadas em nome de Usuário para o qual a evidência está sendo solicitada.
      Tipo Tipo de evidência criada. Pode ser Auditoria ou Conformidade.
      Motivo da solicitação Motivo para a solicitação de evidências.
      Estado Estado da solicitação. O estado padrão é Rascunho.
      Subestado Um estado adicional para a solicitação.
      Descrição Descrição detalhada da solicitação de evidências.
      Atribuição
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer as evidências.
      Lista de observação Usuários interessados em exibir as evidências coletadas. Se uma pessoa for adicionada à lista de observação, ela poderá navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Solicitações de evidências observadas para exibir as solicitações.
      Programação
      Prazo Data esperada de envio de evidências.
      Aberto Data em que a solicitação foi aberta. Esta data é atualizada automaticamente.
      Encerrado Data em que a solicitação foi encerrada. Esta data é atualizada automaticamente.
      Atividade
      Anotações de trabalho Digite quaisquer anotações que possam ser necessárias.
      Atividades Log de atividades da solicitação.
      Confidencialidade
      Confidencial Opção para habilitar a confidencialidade do registro. Somente os usuários confidenciais atribuídos ou grupos confidenciais de usuários podem acessar o registro.

      Para obter mais informações sobre a opção confidencial, consulte Sinalizador de confidencialidade para registros de auditoria e conformidade.
    6. Salve o formulário.

      A lista relacionada Detalhes da coleta de evidências é exibida. Esta lista relacionada é usada para listar os itens para os quais a evidência é solicitada.

    7. Selecione Novo.
    8. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 2. Formulário de detalhes de coleta de evidências
      Campo Descrição
      Número Número exclusivo para o detalhe da coleta de evidências.
      Nome Um nome para esta solicitação.
      Tipo de coleta de evidências Registro para o qual a evidência é solicitada.
      Se a solicitação foi inserida por um usuário com a função de usuário de conformidade, as opções disponíveis são:
      • Documento de autoridade
      • Citação
      • Controle
      • Objetivo do controle
      • Teste de controle
      • Entidade
      • Problema
      • Política
      Se a solicitação foi inserida por um usuário com a função de usuário de auditoria, as opções disponíveis são:
      • Tarefa de auditoria
      • Controle
      • Objetivo do controle
      • Teste de controle
      • Compromisso
      • Entidade
      • Problemas
      Evidências para

      Lista todas as tabelas às quais a evidência é aplicada.
      Solicitação de evidências Número exclusivo da tarefa de solicitação de evidências.
      Atribuição
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências. Os usuários deste grupo devem ter as funções sn_grc.business_user.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer evidências.
      Instruções
      Instruções da coleta de evidências Instruções para fornecer evidências. Por exemplo, lista de documentos de suporte, arquivos e assim por diante.
    9. Selecione Salvar.
    10. Selecione Solicitar evidência.
      Quando uma solicitação de evidências já está no estado Trabalho em andamento e um novo detalhe de coleta de evidências é adicionado, a tarefa de solicitação de evidências é enviada ao designado imediatamente.
      A lista relacionada de evidências aparece com a lista de evidências e a pessoa atribuída à solicitação recebe uma notificação por e-mail para fornecer as evidências solicitadas. Além disso, o estado da solicitação muda para Trabalho em andamento.