Criar e associar um documento de política no Microsoft SharePoint

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 5 min. de leitura

    • Habilite o redlining em um documento de política que existe no seu local Microsoft SharePoint em vez de criar um documento em Microsoft SharePoint e associar o documento ao registro de política.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: Função necessária: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; mp_document_user

    Importante:
    A integração de redlining de política com Microsoft SharePoint está disponível a partir da versão Washington DC Now Platform. O recurso não estará disponível mesmo se você estiver na versão 19.x de Vancouver.

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Além de associar documentos que residem em Microsoft OneDrive e Google Drive, agora você pode associar documentos que estão no site Microsoft SharePoint ao seu registro de apólice.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Políticas e conformidade > Espaço de conformidade.
    2. No Espaço de conformidade, selecione o ícone Lista (ícone Listas.).
    3. Navegar até Biblioteca de conformidade > Minhas políticas.
      Você pode criar uma nova política ou abrir um registro de política para associar um documento.
    4. Selecione uma política para associar um documento de política do site Microsoft SharePoint.
      Você pode criar um documento no site Microsoft SharePoint e associá-lo ao registro de política quando a política está no estado Rascunho.
    5. Na lista relacionada Texto da política do registro da política, selecione a lista Habilitar ação de IU para edição de documentos e clique na opção Criar novo documento.
    6. Insira a URL do site no campo URL do site do pop-up Criar um documento do Word.
      Você pode obter as informações do local da URL do site se passar o mouse sobre o URL do site Ícone do URL do site.
      1. Para obter a URL do site, faça login no site Microsoft SharePoint.
      2. Selecione a lista Compartilhar e clique na opção Copiar link para a página.
    7. Insira o caminho da pasta que você copiou no campo Local da pasta.
      Este caminho é o local onde o documento residirá.
    8. Insira o nome do documento no campo Nome do documento.
    9. Selecione Criar.
      Ao selecionar criar, o documento é criado na pasta da conta Microsoft SharePoint que você forneceu. Se você estiver fornecendo um link para uma pasta compartilhada, precisará ter acesso de edição para criar um arquivo dentro dessa pasta.

      Depois que o documento é criado, os colaboradores e responsáveis pela política que têm acesso à política no estado Rascunho podem editar o documento em Microsoft SharePoint para adicionar conteúdo.

    10. Para atualizar o conteúdo no campo de texto Política do registro de política, selecione o link Atualizar abaixo do link do documento.
      Como alternativa, você também pode selecionar o botão Abrir no Word.

      O conteúdo que está presente no documento especificado do local Microsoft SharePoint é copiado para o campo de texto Política. Uma mensagem informando que o texto da política foi atualizado com o conteúdo mais recente do documento de política na nuvem confirma que o conteúdo do texto da política e o documento estão sincronizados.

    11. Para exibir os usuários que têm acesso de leitura ou gravação ao documento, navegue até a lista relacionada Acesso ao documento.
      Depois que o documento é associado ao registro de política, o acesso dos usuários da política ao documento também é estabelecido. O acesso ao documento de política varia de acordo com os usuários, dependendo de suas funções e do estado da política.
      Rascunho
      Se a política estiver no estado Rascunho, o Proprietário e os Colaboradores terão acesso de edição.
      Revisão
      Se a política estiver no estado Revisão, os Revisores e Proprietários terão acesso de edição. No entanto, os colaboradores e os aprovadores têm somente acesso de leitura.
      Aprovado
      Se a política for movida para o estado Aprovado, todas as partes interessadas da política terão somente acesso de leitura.

      Você também pode verificar os direitos de acesso dos usuários navegando até o documento Microsoft SharePoint, selecionando Compartilhar lista no documento Microsoft SharePoint e clicando em Gerenciar acesso. Às vezes, os direitos de acesso que os usuários têm no documento de política ServiceNow podem não ser iguais aos direitos que os usuários têm quando colaboram no documento no site Microsoft SharePoint. Isso ocorre devido às permissões de raiz definidas no site Microsoft SharePoint, que são herdadas para as pastas dentro do site. Os usuários das pastas no site herdam essas permissões. Você pode substituir as permissões.

      1. Para substituir a permissão do site Microsoft SharePoint, selecione o ícone de configurações ( Ícone de configurações.).
      2. Selecione a opção Permissões do site na lista Configurações.
      3. Clique com o botão direito do mouse na pasta em que o documento reside e selecione Gerenciar acesso.
      4. Selecione Configurações avançadas e clique em Parar de herdar permissões.
        Esta pasta não herdará mais as permissões do primário ou do nível de site Microsoft SharePoint. Agora, quando você fornecer acesso ao documento de ServiceNow, o mesmo nível de acesso que você vê na lista relacionada Acesso ao documento também estará disponível para os usuários que colaboraram no documento Microsoft SharePoint.
    12. Se a política tiver sido redigida e estiver concluída, o proprietário da política poderá solicitar uma revisão selecionando o botão Solicitar revisão.
      1. Insira uma mensagem para os revisores no pop-up Solicitar revisão.
      2. Selecione Solicitar.
        Como revisor, você pode exibir a política ao fazer login em Minhas tarefas pendentes na exibição Tarefas, se ela estiver pronta para revisão.
      3. Selecione o botão Enviar revisão.
        Você pode revisar o texto da política, adicionar um comentário no pop-up Enviar revisão e enviá-lo.
    13. Para visualizar o documento e obter a atualização mais recente após a revisão dos revisores, selecione o link Atualizar na guia de texto Política.
      Os revisores podem adicionar sugestões e comentários no documento selecionando Revisão > Acompanhar mudanças > Para todos no Microsoft SharePoint.

      Como proprietário da política, você pode buscar o conteúdo atualizado do documento de Microsoft SharePoint clicando no link Atualizar. Esta ação mantém uma sincronização entre o conteúdo presente no documento na nuvem e o conteúdo no campo de texto da política.

      Nota:
      As atualizações feitas com frequência não são capturadas nos registros de histórico de versões de Microsoft SharePoint e o conteúdo pode não estar disponível em tempo real. Portanto, pode haver um atraso na obtenção do conteúdo atualizado mais recente de Microsoft SharePoint para o campo de texto da política.

      Todas as atividades entre o proprietário da política e os revisores são capturadas na guia Atividade da lista relacionada Detalhes. Se todos os revisores tiverem concluído a revisão, o proprietário da política poderá concluir a check-list de publicação.

    14. Selecione o botão Concluir check-list de publicação.
      Se todas as revisões estiverem concluídas, como proprietário da política, você poderá concluir o processo de publicação. Esta ação cria um playbook. O proprietário da política deve passar pela check-list de publicação antes de solicitar aprovação. Consulte Concluir check-list de publicação da política e solicitar aprovação.

      Depois que o processo de publicação for concluído, você poderá anexar a política como um PDF ao registro da política ou gerar um artigo Base de conhecimento quando a política for movida para o estado Publicado.

    15. Selecione o ícone de anexos (ícone de anexo) na barra lateral da lista relacionada Visão geral da política para ver a versão em PDF do artigo Base de conhecimento.
    16. Para exibir o histórico da política, selecione a lista relacionada Histórico da política.
      Para obter mais informações, consulte Exibir o histórico de uma política habilitada para redlining.