Solicitar evidências durante auditorias usando Espaço de auditoria

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 2 min. de leitura

    • Solicite evidências em qualquer fase durante uma auditoria usando o Espaço de auditoria. Os detalhes sobre os itens para os quais a evidência é solicitada também são fornecidos à pessoa responsável pelo fornecimento da evidência.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_audit.user

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Espaço de auditoria.
    2. Em Espaço de auditoria, selecione o ícone Lista ( Lista).
    3. Navegar até Solicitações de evidências > Minha solicitação.
    4. Selecione Novo.
    5. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de solicitação de evidências
      Campo Descrição
      Número Número exclusivo da solicitação de evidência.
      Nome Um nome para esta solicitação.
      Solicitante Usuário solicitando evidências. Este campo é preenchido automaticamente.
      Solicitadas em nome de Usuário para o qual a evidência está sendo solicitada.
      Tipo Tipo de evidência criada. Pode ser Auditoria ou Conformidade.
      Motivo da solicitação Motivo para a solicitação de evidências.
      Estado Estado da solicitação. O estado padrão é Rascunho.
      Subestado Um estado adicional para a solicitação.
      Descrição Descrição detalhada da solicitação de evidências.
      Atribuição
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer as evidências.
      Lista de observação Usuários interessados em exibir as evidências coletadas. Se uma pessoa for adicionada à lista de observação, ela poderá navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Solicitações de evidências observadas para exibir as solicitações.
      Programação
      Prazo Data esperada de envio de evidências.
      Aberto Data em que a solicitação foi aberta. Esta data é atualizada automaticamente.
      Encerrado Data em que a solicitação foi encerrada. Esta data é atualizada automaticamente.
      Atividade
      Anotações de trabalho Digite quaisquer anotações que possam ser necessárias.
      Atividades Log de atividades da solicitação.
      Confidencialidade
      Confidencial Opção para habilitar a confidencialidade do registro. Somente os usuários confidenciais atribuídos ou grupos confidenciais de usuários podem acessar o registro.

      Para obter mais informações sobre a opção confidencial, consulte Sinalizador de confidencialidade para registros de auditoria e conformidade.
    6. Salve o formulário.

      A lista relacionada Detalhes da coleta de evidências é exibida. Esta lista relacionada é usada para listar os itens para os quais a evidência é solicitada.

    7. Clique em Nova.
    8. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 2. Formulário de detalhes de coleta de evidências
      Campo Descrição
      Número Número exclusivo para o detalhe da coleta de evidências.
      Nome Um nome para esta solicitação.
      Tipo de coleta de evidências Registro para o qual a evidência é solicitada.
      Se você for um usuário com a função de usuário de auditoria, as opções disponíveis são:
      • Tarefa de auditoria
      • Documento de autoridade
      • Citação
      • Controle
      • Objetivo do controle
      • Teste de controle
      • Compromisso
      • Entidade
      • Problema
      • Política
      Se a solicitação foi inserida por um usuário com a função de usuário de auditoria, as opções disponíveis são:
      • Tarefa de auditoria
      • Controle
      • Objetivo do controle
      • Teste de controle
      • Compromisso
      • Entidade
      • Problemas
      Evidências para

      Lista todas as tabelas às quais a evidência é aplicada.
      Solicitação de evidências Número exclusivo da tarefa de solicitação de evidências.
      Atribuição
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências. Os usuários deste grupo devem ter as funções sn_grc.business_user.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer evidências.
      Instruções
      Instruções da coleta de evidências Instruções para fornecer evidências. Por exemplo, lista de documentos de suporte, arquivos e assim por diante.
    9. Selecione Salvar.
    10. Selecione Solicitar evidência.
      Quando uma solicitação de evidências já está no estado Trabalho em andamento e um novo detalhe de coleta de evidências é adicionado, a tarefa de solicitação de evidências é enviada ao designado imediatamente.
      A lista relacionada de evidências aparece com a lista de evidências e a pessoa atribuída à solicitação recebe uma notificação por e-mail para fornecer as evidências solicitadas. Além disso, o estado da solicitação muda para Trabalho em andamento.