Traiter une demande de retour dans le playbook
Utilisez le playbook d’approvisionnement pour approuver ou rejeter les demandes de retour.
Avant de commencer
Rôle requis : sn_spend_psd.admin, agents, prestataires
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
En tant qu’agent, vous pouvez consulter les demandes, effectuer des tâches dans plusieurs activités de workflow et gérer des opérations complexes à partir d’un playbook unifié. Le playbook fournit aux agents un moyen automatisé de visualiser le processus global dans un format axé sur les tâches.
Procédure
- Accédez à la Tous > Procurement Case Management > Espace de travail de Source-to-Pay.
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Sélectionnez l’icône Liste (
), puis sélectionnez Tout le travail > Tickets.
- Sélectionnez le numéro de demande dans la liste pour un traitement ultérieur.
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Effectuez les étapes des différentes étapes et activités du playbook Retourner un achat.
Tableau 1. Étapes en retour d’un playbook d’achat Étape Activité Détails de l’activité Passer en revue le ticket Affecter un ticket Utilisez cette activité pour affecter le ticket à une autre personne ou conserver le ticket qui vous est affecté. Dans le champ de recherche Affecté à , sélectionnez un spécialiste de l’approvisionnement pour travailler sur ce ticket.
Sélectionnez l’une des actions suivantes :- Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
- Sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur le ticket.
Évaluation et admission Rechercher les lignes de ticket de procurement Rechercher la ligne de ticket d'approvisionnement associée à cette demande de retour pour une utilisation ultérieure au cours du processus. Affecter une demande de retour La demande de retour est automatiquement affectée à l'acheteur affecté à l'achat d'origine. Coordonner avec le fournisseur Confirmer le retour et collecter les informations Contactez le fournisseur, confirmez le retour et collectez les informations nécessaires. Sélectionnez cette option pour vérifier et traiter les informations sur la demande.- Confirmer : après avoir vérifié que le retour est faisable, confirmez la demande. Une fois confirmée, la demande passe à l’état Travail en cours. Vous pouvez maintenant envoyer un e-mail au propriétaire de l’entreprise confirmant que la demande de retour a été lancée.
- Rejeter : lorsque vous rejetez la demande de retour, la demande passe à l’état Fermé rejeté. Vous pouvez maintenant fermer le ticket en envoyant un e-mail au propriétaire de l’entreprise confirmant que la demande de retour a été rejetée.
Obtenir les POL à partir du ticket de service Met à jour l’état des lignes de bon de commande sur Retour en attente. Envoyer un e-mail de confirmation de retour au propriétaire de l'entreprise Envoie une confirmation au propriétaire de l'entreprise qu'après examen du retour et coordination avec le fournisseur, le retour est faisable. Réception de marchandises inversée Réception de marchandises inversée Crée un type de reçu pour les biens qui doivent être renvoyés au fournisseur. Ce reçu est enregistré dans l’enregistrement du bon de commande. Si vous ignorez cette étape, la demande passe à l’état Fermé rejeté. Vous pouvez ensuite fermer le ticket en envoyant un e-mail au propriétaire de l’entreprise confirmant que la demande de retour a été rejetée. Créer un retour Crée un reçu de type retour. Définir l’état de la POL après le retour Met à jour l’état de la POL sur l’état approprié en fonction des quantités retournées et acceptées. Créer une note de débit Créer une note de débit/ignorer Crée une facture de note de débit pour ce retour. Cette note de débit est enregistrée dans l’enregistrement du bon de commande. Si la facture de ces marchandises retournées n’a pas encore été payée, une note de débit n’est pas nécessaire. Vous pouvez choisir d’ignorer cette étape, si nécessaire. Créer une facture de type débit Crée une note de débit. Créer une ligne de facture pour la note de débit Crée une ligne de facture associée à la note de débit dans le centre d’achat. Fermer le ticket Mettre hors service les actifs Tous les actifs associés ou immobilisés créés lors de la création du bon de commande sont révisés en fonction de la quantité des produits retournés. Les états de ces actifs et actifs immobilisés sont mis à jour respectivement sur Mis hors service et Suppression en attente. Envoyer un e-mail au propriétaire de l'entreprise confirmant le retour avec succès Envoie au propriétaire de l’entreprise une confirmation précisant que son retour a été traité avec succès. Terminer le ticket Utilisez cette activité pour ajouter des notes de travail et fermer le ticket.
Effectuez les actions suivantes :- Dans le champ Work notes (Notes de travail ), ajoutez des commentaires sur le ticket.
- Dans le champ Notes de fermeture , ajoutez des commentaires de fermeture.
- Sélectionnez Terminer le ticket.
Mettre à jour le ticket sur terminé Met à jour le ticket sur Fermé terminé.