L’ensemble Opérations de comptes fournisseurs de distribution est un ensemble de règles prédéfinies, y compris un modèle, conçu pour automatiser l’allocation des coûts des lignes de facture entre les centres de coûts et les comptes GL.

En appliquant un ensemble de distribution, les équipes de comptes fournisseurs peuvent générer automatiquement des enregistrements d’allocation des coûts, éliminant ainsi le besoin de fractionnement manuel des coûts pour chaque ligne de facture.

Les principales caractéristiques de l’ensemble de distribution sont les suivantes :

• L’administrateur des comptes créditeurs peut définir des ensembles de distribution et ajouter des lignes de distribution avec des pourcentages variables entre les centres de coûts ou les comptes de comptabilité générale.
• La fin des ensembles de distribution peut être datée en spécifiant une date d’entrée en vigueur. Après expiration, ils ne seront plus automatiquement appliqués aux lignes de facture en fonction de la date de facture.
• Un ensemble de distribution peut être marqué comme modèle pour automatiser la création d’enregistrements d’allocation des coûts sans montants.
• La fonctionnalité de modèle dans l’ensemble de distribution génère automatiquement des enregistrements d’allocation des coûts pour les lignes de facture et permet également aux spécialistes de la comptabilité fournisseur de diviser les coûts par type d’allocation, tel que le centre de coûts ou le compte du grand livre. Toute allocation excédentaire ou sous-allouée sera signalée lors de l’étape d’exception.
• Pour les ensembles de distribution non basés sur un modèle, l’administrateur AP doit entrer le pourcentage d’allocation afin que le total atteigne 100 % et que l’ensemble de distribution devienne automatiquement actif. Si le total n’atteint pas 100 %, l’ensemble de distribution reste inactif.
• Un administrateur AP est en mesure d’établir des filtres ou des règles qui affectent automatiquement des ensembles de distribution tout au long du workflow de traitement des factures, éliminant ainsi la nécessité d’une sélection manuelle.
• Le spécialiste des comptes fournisseurs peut sélectionner manuellement un jeu de distribution lors du traitement d’une facture.
• Réduit le risque d’erreurs d’allocation des coûts.
• Les ensembles de distribution s’appliquent à la fois aux factures de bon de commande et aux factures sans bon de commande.
• Accélère le traitement des factures en réduisant le travail manuel des spécialistes des comptes fournisseurs.

  Le workflow de l’ensemble de distribution est illustré ci-dessous :