Contrats
Un contrat définit les termes et conditions ainsi que les prix convenus avec le fournisseur pour un produit. Un prix contractuel actif détermine si le prix d’un produit ou d’un service est affiché sur ShoppingHub.
Utilisez la vue Achats pour afficher les détails du contrat dans le Sourcing and Purchasing Automation module. Vous pouvez également créer un contrat avec le rôle contract_manager.
Outre les demandes d’achat, la création systématique d’un contrat se produit lors d’une demande d’approvisionnement ou d’une négociation. Ceci est configuré en conséquence dans le concepteur de flux. Les différents scénarios de création de contrat pré-achat sont les suivants :
- Une négociation existe, créée manuellement : déclenchez la création de contrat, y compris l’accord de confidentialité si nécessaire, par rapport à la négociation lorsque l’état de la négociation est Planifié.
- Une négociation existe, créée systématiquement via l’intégration d’approvisionnement tiers : déclenchez la création de contrat, y compris l’accord de confidentialité si nécessaire, contre la négociation lorsque l’état de la négociation est Négociation en cours.
- La négociation n’existe pas : déclenchez la création d’un contrat d’accord de confidentialité, si nécessaire, par rapport à la demande d’approvisionnement lorsque l’état de la demande d’approvisionnement est En attente d’une réponse du fournisseur. Un spécialiste de l’approvisionnement ou une équipe contractuelle peut créer manuellement d’autres contrats en fonction de la demande d’approvisionnement avant de créer une demande d’achat. Si les contrats ne sont pas créés manuellement par rapport à la demande d’approvisionnement, ils sont systématiquement créés par rapport à la demande d’achat attribuée, une fois les approbations terminées.
- Nouveau fournisseur créé à partir de l’approvisionnement manuel ou de l’intégration de l’approvisionnement tiers : pour l’intégration de l’approvisionnement tiers, déclenchez la création de contrat lorsqu’une nouvelle ligne d’achat est créée pour un nouveau fournisseur. Pour l’approvisionnement manuel, la création de contrat suit les scénarios de création de négociation manuelle ou de négociation qui n’existe pas.
Lorsqu’un fournisseur est désigné, les contrats qui ont été créés pour les autres fournisseurs sont annulés, à l’exception des accords de confidentialité. Le remplissage des métadonnées du contrat reste inchangé.
Dans un contrat, les champs clés sont les suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Modèle de contrat | Type du contrat. |
| Fournisseur | Fournisseur facturé pour ce contrat. |
| Numéro de contrat | Identificateur unique du contrat que le fournisseur affecte. |
| Nom | Brève description du contrat. |
| Contrat parent | Contrat ou accord parent, le cas échéant. |
| Date de début | Date à partir de laquelle ce contrat prend effet. |
| Date de fin | Date à laquelle le contrat cesse d’être effectif. |
| État | État du contrat. Par exemple, Brouillon, Actif, Expiré ou Annulé. |
| Sous-état | Sous-état du contrat. Par exemple, Revue en attente, Revue en cours, Approuvé ou Rejeté. |
| Quantité de licences accordées | Nombre de licences incluses dans le contrat. Ce champ est disponible pour les contrats de Maintenance et de Licence de logiciel. |
| Administrateur de contrat | Personne responsable de la gestion du contrat et interagissant avec le fournisseur. |
| Approbateur | Utilisateur qui approuve ou rejette le contrat. |
| Propriétaire de l'entreprise | Utilisateur interne responsable du produit dans le contrat. |
| Type d’accord | Classification de licence du contrat. |
| Description | Description détaillée du contrat. |
| Achat | |
| Entité d'achat | Entité d’achat associée au contrat. |
| Modalité de paiement | Délai et conditions convenus pour le paiement d’un fournisseur. |
| Incoterm | Détermine qui assume la responsabilité et quand un actif immobilisé doit être capitalisé. |
| Financier | |
| Conditions de paiement de facture | Conditions qui expliquent les modalités de paiement du contrat. Par exemple, Compte mensuel net ou Net 30. |
| Échéancier de paiement | Calendrier qui définit les périodes de paiements. Par exemple, mensuellement ou annuellement. |
| Montant du paiement | Montant payé pour ce contrat jusqu’à présent. |
| Taxes applicables | Taxe applicable au présent contrat. Sélectionnez parmi Exempt ou Ventes. |
| Taux d’imposition effectif | Taux d’imposition applicable au coût total. Ce champ n’est visible que si l’option Taxes applicables est sélectionnée comme Ventes. |
| Coût fiscal | Taxe totale sur le contrat. Ce champ n’est visible que si l’option Taxes applicables est sélectionnée comme Ventes. |
| Coût total | Coût final du contrat après application des ajustements. Si un contrat dispose d'une ou de plusieurs cartes d'évaluation, ce champ affiche la valeur combinée de toutes les cartes d'évaluation. |
| Compte fournisseur | Compte du fournisseur auquel le contrat est associé. |
| Numéro de bon de commande | Bon de commande associé à ce contrat. |
| Centre de coûts | Il s'agit du centre de coûts qui est financièrement responsable de l'actif. |
| A une grille tarifaire | Détermine si le contrat possède une grille tarifaire associée. |
| Renouvellement | |
| Renouvellement automatique | Indique si le contrat peut être renouvelé une fois arrivé à terme. |
| Options | Durée du renouvellement ou de l'extension du contrat. Par exemple, 1 an. |
| Date de début de renouvellement | Date de prise d'effet du renouvellement ou de l'extension du contrat. |
| Date de fin de renouvellement | Date de fin de renouvellement ou d'extension de contrat. |
| Type d'ajustement des coûts | Type d'ajustement des coûts appliqué au contrat : Fixe, Manuel ou IPC (indice des prix à la consommation). |
| Montant d'ajustement des coûts | Augmentation ou diminution numérique du prix du contrat. Pour indiquer une baisse de prix, saisissez un nombre négatif. Vous pouvez également spécifier un Ajustement des coûts ou un Pourcentage d'ajustement des coûts, mais pas les deux. |
| Pourcentage d'ajustement des coûts | Pourcentage d'augmentation ou de diminution du prix du contrat. Pour indiquer une baisse de prix, saisissez un pourcentage négatif. Vous pouvez également spécifier un Ajustement des coûts ou un Pourcentage d'ajustement des coûts, mais pas les deux. |
| Termes et conditions | |
| Informations juridiques spécifiques du contrat. | |
Voici les listes connexes d’un contrat :
| Liste connexe | Description |
|---|---|
| Contrats enfants | Répertorie tous les contrats enfants qui existent pour ce contrat. |
| Lignes de dépense | Répertorie toutes les lignes de dépense pour ce contrat. |
| Actifs couverts | Répertorie tous les actifs couverts par ce contrat. |
| CIs couverts | Répertorie tous les éléments de configuration (CI) utilisés dans ce contrat. |
| Offres de service | Répertorie toutes les offres de service de ce fournisseur. Activez Gestion des portefeuilles de services pour consulter cette liste connexe. |
| Historique d’approbation | Répertorie toutes les approbations concernant ce contrat. |
| Historique de contrat | Affiche les changements de dates de début et de fin de ce contrat et les modifications apportées aux termes et conditions. |
| Demandes d'achat | Répertorie toutes les demandes d’achat associées à ce contrat. |
| Bons de commande | Répertorie tous les bons de commande associés à ce contrat. |
| Produits du fournisseur couverts | Répertorie tous les produits du fournisseur couverts par ce contrat. |
| Prépaiements | Fournit des informations sur les détails du prépaiement, tels que le montant et la date de paiement pour ce contrat. |
Règles d’exception de contrat
Les règles d’exception de contrat spécifient les conditions dans lesquelles un enregistrement de contrat n’est pas créé même s’il existe un type de contrat correspondant mappé à une catégorie de modèle. Un administrateur de l’approvisionnement peut configurer ces règles à partir des tables de décision qui se trouvent dans la section Administration du Sourcing and Purchasing Automation module.