Opérations de sourçage et d'approvisionnement intégration avec Celonis
Identifiez les inefficacités de votre processus business client, comprenez leur impact sur l’entreprise et obtenez des informations sur les causes premières, en intégrant Opérations de sourçage et d'approvisionnement Celonis.
- Modalités de paiement incohérentes : lorsque les modalités de paiement convenues avec le fournisseur sont de 45 nettes sur l’enregistrement principal du fournisseur, mais que les factures ont une modalité de paiement antérieure comme 15 ou 30 nettes. De telles conditions de paiement incohérentes, si elles ne sont pas reconnues, peuvent entraîner une utilisation inefficace du fonds de roulement et les jours à payer impayés du client peuvent être réduits.
- Fournisseurs en double : lorsqu’un même fournisseur est créé deux fois à tort, par exemple, « Académie des sciences de Californie » et « Académie des sciences de Californie ». Ces enregistrements en double peuvent dérouter les utilisateurs finaux, certaines factures étant créées pour le premier fournisseur et d’autres pour le second. Cela rend le rapprochement des comptes fournisseur difficile et sujet aux fraudes, où la même facture peut être enregistrée pour les deux fournisseurs.
- Factures en double : où la même facture fournisseur est enregistrée deux fois. Cela peut être dû au fait qu’il a été saisi une fois sur la base de la facture qui a été envoyée par e-mail, et saisi à nouveau par un autre spécialiste des comptes créditeurs plus tard lorsque la copie physique de la facture a été reçue du service du courrier entrant. De telles factures, si elles ne sont pas identifiées, peuvent entraîner une surréservation d’une facture et un double paiement au fournisseur.
- Factures pour risque de retard de paiement : lorsque certaines factures sont en attente car le prix facturé est légèrement supérieur à la tolérance définie, par exemple, 0,5 % au-dessus de la tolérance. Dans de tels cas, le doit être libéré afin que le paiement puisse être effectué à temps.
- Compte bancaire du fournisseur manquant : lorsque le mode de paiement configuré pour le fournisseur est électronique, mais que le compte bancaire est manquant. Les paiements pour ces fournisseurs sont identifiés lors de l’exécution du lot de paiement qui se produit autour de la date d’échéance. Cela finit par retarder le paiement au fournisseur et a un impact sur la relation avec le fournisseur. Idéalement, ces problèmes doivent être identifiés à l’avance afin que les informations manquantes puissent être recueillies auprès du fournisseur bien avant la date d’échéance.
Ces informations sont précieuses et ont un impact direct sur l’entreprise, en termes d’utilisation inefficace de l’argent, de dépenses excessives ou d’impact négatif sur la relation avec les fournisseurs. Grâce à cette intégration, les informations fournies par Celonis sont facilement utilisées par le workflow low-code intuitif de la Now Platform pour créer des expériences de playbook qui guident les utilisateurs tout au long des processus de résolution de ces problèmes.
Expérience du workflow et du playbook pour l’intégration de Celonis
Les workflows pour les différentes informations fournies par Celonis sont créés à l’aide du Playbooks composant fourni par la Now Platform. Pour plus d’informations sur ce composant, consultez Concepteur d’automatisation de processus.
Voici un exemple d’aperçu incohérent des délais de paiement fourni par Celonis, et d’un système de bout en bout conçu pour automatiser le travail des utilisateurs.
- Ingérez les données de l’API Celonis, créez un ticket Procurement et affectez-le à un utilisateur ou à un groupe. Ces tickets sont affichés sur la page de destination de l’utilisateur Espace de travail Source-to-Pay affecté.
- Les clients peuvent configurer diverses options, telles que la mise à jour de l’ERP directement à partir du playbook de tickets ou la connexion manuelle à l’ERP pour mettre à jour les données.
- Les clients peuvent configurer les étapes de fermeture, comme l’envoi d’un e-mail au fournisseur indiquant que les modalités de paiement ont été mises à jour sur la modalité convenue d’origine enregistrée dans l’enregistrement primaire. Les clients peuvent également envoyer une copie de cet e-mail à leur gestionnaire avec les informations de fermeture du ticket.
- Étapes de résolution du ticket.
- Afficher les informations pertinentes dans le playbook afin que les utilisateurs puissent prendre les décisions appropriées.
- Possibilité d’effectuer des recherches afin que le propriétaire du ticket puisse rechercher des articles de la base de connaissances sur des tickets similaires et savoir comment ils ont été résolus.
- Les tâches incorporées dans le playbook comme la mise à jour directe de l'ERP, qui garantit que toutes les tâches qui doivent être effectuées peuvent l'être à partir du playbook lui-même sans avoir besoin de se connecter à tout autre système ERP.
Déclencheurs Celonis pour Opérations de sourçage et d'approvisionnement
{
"Supplier": "PolyTec",
"Supplier City": "Munich",
"Supplier Country": "DE",
"Purchase Order": "PO10008760",
"Invoice Number": 9350035113,
"Payment Block Reason": "Payment Term Mismatch",
"Due Date": "5/15/21",
"Priority Vendor": "Yes",
"Invoice Amount": 160725.03,
"Payment Term (Invoice)": "NET 30",
"Payment Term (Master Data)": "NET 60"
}
La charge utile entrante en provenance de Celonis est stockée dans une table intermédiaire personnalisée, à partir de laquelle elle est traitée via une règle métier ou un concepteur de flux pour créer un ticket et les lignes de ticket correspondantes. Vous pouvez tirer parti des types de ticket existants ou créer un nouveau type de ticket si nécessaire, que vous pouvez ensuite affecter à des utilisateurs ou à des groupes. Créez un nouveau type de ticket en ajoutant un nouveau choix à la colonne Case type (Type de ticket). Un playbook correspondant peut être déclenché pour ce type de ticket afin d’aider à l’exécution du ticket, comme expliqué ci-dessus.