Vue d'ensemble de Now Assist pour APO

À l’aide de la fonctionnalité de synthèse de l’application Now Assist pour APO , un prestataire de comptes créditeurs peut mapper automatiquement les lignes de facture avec les lignes de bon de commande, obtenir rapidement un résumé concis d’un ticket, extraire les détails de la facture d’un e-mail et créer automatiquement un ticket de traitement de facture.

Les tickets peuvent être complexes et un résumé de ticket peut permettre à un prestataire AP de fournir un résumé plus concis.

Compétences

Mappage de ligne de bon de commande

Fournit un prestataire de comptes créditeurs pour mapper automatiquement les lignes de facture avec les lignes de bon de commande.

La compétence de mappage de ligne de bon de commande génère le mappage de ligne de facture, modifie l’état de la ligne de facture en examinant l’état du mappage et incite le prestataire à examiner manuellement les résultats du mappage. Une fois que le prestataire a examiné les résultats du mappage, l’état de la ligne de facture passe à Mappage terminé. Les lignes de bon de commande mappées à l’aide de la compétence Now Assist sont contrôlées à l’aide des propriétés APO. Pour plus d’informations sur l’utilisation du mappage de bon de commande dans l’espace de travail, reportez-vous aux sections Définir les APO propriétés et Utilisation de Playbook dans Opérations de comptes fournisseurs.

Synthèse du ticket de facture

La compétence de résumé passe en revue le problème, les actions terminées, l’état et les étapes suivantes. Un prestataire de comptes fournisseurs peut actualiser le résumé au fur et à mesure des mises à jour du ticket et le publier dans les notes de travail.

Le résumé du ticket de facture s’affiche au-dessus du flux d’activité.

Pour les tickets de traitement de factures, la compétence de résumé examine également l’état et les informations de facturation situés dans le document applicable.

Pour les tickets de demande, la compétence de synthèse de ticket de facture génère un résumé de ticket en vérifiant la brève description, la description et les tâches qui ont été créées pour le ticket.

Le prestataire peut personnaliser la configuration et l’optimisation des invites à l’aide du préprocesseur dans le kit de compétences Now Assist (NASK). La compétence prend en charge plusieurs modèles tels que OpenAI, Claude, Gemini, Now LLM Service. Le préprocesseur configuré est appliqué à tous les modèles pris en charge dans NASK. Pour personnaliser les instructions d’invite, le rôle sn_skill_builder_admin est obligatoire.

Extraction de données de facture

La compétence d’extraction de données de facture permet d’extraire les détails de la facture à partir des PDF envoyés par e-mail ou via le portail du fournisseur. La facture numérisée est traitée automatiquement Opérations de comptes fournisseurs . Les factures sont extraites dans des langues (anglais, néerlandais, français, allemand, japonais, italien, portugais, espagnol) prises en charge par GPT-4o.

Grâce à la compétence d’extraction de données de factures, les clients peuvent obtenir une plus grande précision d’extraction de factures en tirant parti de GPT-4o et en réduisant considérablement les efforts manuels. Les clients ont la possibilité d’activer l’examen manuel des résultats d’extraction ou peuvent laisser la facture être traitée automatiquement via le workflow sans examen manuel.

Générateur de solution de demande liée à une facture

La compétence de générateur de solution de demande liée à une facture identifie, extrait les détails de la demande liée à une facture à partir des données de facture et des enregistrements connexes. Automatise la résolution des tickets de demandes liées aux factures.

La compétence suggère des résolutions appropriées pour les tickets de question en analysant les détails du ticket tels que la description, la brève description, les tâches connexes et les articles de la base de connaissances.

Le cas d’utilisation Résoudre les questions des fournisseurs utilise les compétences d’extracteur de champ, qui extrait le numéro de facture et le fournisseur (à partir de la description et de la description courte) et met à jour le ticket. Le classifieur de requête catégorise le ticket par description de lecture, description brève et met à jour la sous-catégorie dans le ticket. L’agent de fournisseur de résolution de question fournit automatiquement une résolution pour la question soumise par les fournisseurs ou les employés en analysant la facture, les lignes de facture et d’autres tables liées aux factures (taxes, exceptions, tables d’historique d’approbation, tables de bons de commande et tables de base de connaissances).

La compétence est activée lors de l’affectation d’un ticket de demande à un agent AP. La compétence est utilisée par l’agent IA du fournisseur de résolution de question pour générer une résolution de ticket de demande liée à une facture dans le panneau Now Assist (panneau Now Assist) examiné par un agent. L’agent est invité à fermer le ticket dans le panneau Now Assist. Après confirmation, le ticket est fermé avec le code de fermeture et les détails de fermeture appropriés. Si l’agent choisit de répondre par un « Non », la fenêtre de messagerie instantanée du panneau Now Assist est fermée pour une fermeture manuelle. La résolution est mise à jour dans l’historique des activités (notes de travail) du ticket. Pour en savoir plus sur l’agent IA, reportez-vous à la section Agent IA du fournisseur de résolution de la question.

Outil de recherche de factures pertinentes

La compétence de chercheur de factures pertinentes identifie les factures traitées historiquement qui sont les plus pertinentes pour une facture donnée à l’aide de la correspondance sémantique.

La compétence compare la facture actuelle et ses descriptions de ligne avec les factures précédemment traitées ainsi que ses descriptions de ligne, et génère un score de pertinence de 0 à 1 pour chaque élément. Ces factures sont ensuite renvoyées dans une liste classée, classées par pertinence.

L’agent IA Recommander le propriétaire de la facture utilise ce score de correspondance pour suggérer un plan de résolution pour les exceptions de propriétaire d’entreprise manquantes ou non valides.

Réponse par e-mail pour le ticket de facture

La compétence Réponse par e-mail pour le ticket de facture génère des réponses par e-mail en analysant les contextes de tickets de facture, l’activité, les notes de travail, les détails de facture, les approbations, les paiements, la réponse du prestataire dans le passé et les articles de la base de connaissances. Cette compétence permet aux spécialistes de la comptabilité fournisseurs et aux agents de rédiger et de gérer automatiquement les réponses aux demandes liées aux factures. Il exploite également les modèles pour rédiger des réponses par e-mail.

Cette compétence réduit le temps consacré par les spécialistes AP et les agents à la rédaction manuelle des réponses et améliore la productivité.

Réponse par e-mail pour la tâche de facture

La compétence Réponse par e-mail pour la tâche de facture génère des réponses par e-mail en analysant le contexte des tickets de facture, l’activité, les notes de travail, les détails de la facture, les approbations, les paiements, la réponse du prestataire dans le passé et les articles de la base de connaissances. Cette compétence permet aux spécialistes de la comptabilité fournisseurs et aux agents de rédiger et de gérer automatiquement les réponses aux demandes liées aux factures. Il exploite également les modèles pour rédiger des réponses par e-mail.

Cette compétence réduit le temps consacré par les spécialistes AP et les agents à la rédaction manuelle des réponses et améliore la productivité.

Analyse des sentiments pour le ticket de facture

La compétence Analyse des sentiments pour le ticket de demande de facture permet au prestataire d’analyser et de classer par ordre de priorité les tickets de demande liée à une facture en fonction du ton de réponse. Le ton est classé comme positif, négatif ou neutre. Le score de sentiment aide le prestataire à comprendre l’urgence et le poids émotionnel du ticket de demande liée à une facture.

Classification des documents des comptes fournisseurs

La compétence de classification des documents des comptes fournisseurs identifie et catégorise automatiquement les pièces jointes envoyées par le fournisseur comme facture, note de crédit et pièces justificatives. Le système prend en charge des seuils de confiance configurables et une solution d’IA avec score de confiance. Les documents sont approuvés automatiquement si le score de confiance IA est supérieur au seuil configuré, et l’approbation automatique est activée dans la page des propriétés APO. Le spécialiste des comptes fournisseurs examine manuellement le document si le score de confiance de l’IA est inférieur au seuil configuré. Une fois les documents catégorisés avec succès, la compétence d’extraction de données de facture déclenche l’extraction des factures.

Si l’e-mail contient plusieurs factures ou notes de crédit, le système les gère comme suit :

• La première facture est traitée à l’aide du ticket parent.
• Pour chaque facture ou note de crédit supplémentaire, le système crée un ticket de traitement de facture distinct. Ces tickets sont disponibles sous la liste connexe Linked Cases (Tickets liés ) du ticket parent.
• Toutes les pièces justificatives sont automatiquement copiées à la fois dans le ticket parent et dans chaque ticket lié, ce qui garantit que chaque ticket dispose du contexte dont il a besoin pour le traitement.
• Pièces justificatives uniquement : si aucune facture ou note de crédit n’est trouvée, vous pouvez soit annuler le ticket, soit le convertir en ticket de demande.

Cette compétence accélère le traitement des factures et gère des volumes substantiels de données dans différents formats, réduisant ainsi les erreurs, permettant la transparence des audits et éliminant les interventions manuelles. La solution d’IA classifie avec précision les types de documents avant l’extraction des factures, confirmant ainsi que les documents autres que des factures, tels que les contrats et les reçus, ne sont pas traités par inadvertance comme des factures. Pour plus d’informations sur la configuration de la compétence, reportez-vous à la section Configurer la compétence de classification de documents des comptes fournisseurs.