États de la demande d’achat, du bon de commande et de la demande d’approvisionnement
Les demandes d’achat, les bons de commande et les demandes d’approvisionnement passent par une série d’états au fur et à mesure de leur progression dans le cycle de vie d’Approvisionnement. Chaque état reflète l’étape actuelle du traitement et détermine les actions disponibles.
Comment les états sont-ils déterminés ?
L’état d’une demande d’achat, d’un bon de commande ou d’une demande d’approvisionnement est calculé automatiquement en fonction des états de ses lignes associées. Lorsqu’une ligne change d’état, le système recalcule et met à jour l’état de l’enregistrement parent. Vous ne pouvez pas définir l’état de ces enregistrements directement.
Lorsque des tickets Procurement ou des tâches d’achat sont associés à un enregistrement, l’état indique si ces éléments sont toujours ouverts. Par exemple, une demande d’achat reste à l’état En attente d’achèvement de la tâche jusqu’à ce que tous les tickets et tâches dépendants de la commande soient fermés.
États des demandes d’achat
La table suivante décrit l’état de chaque demande d’achat, quand l’état est défini et l’état où la demande d’achat peut se déplacer à partir de cet état.
| État | Lorsque cet état est défini | État suivant |
|---|---|---|
| Révision en attente | À définir lorsque la demande d’achat est créée pour la première fois ou lorsqu’une ligne de demande d’achat nécessite un examen. Il s’agit de l’état initial de toutes les demandes d’achat. |
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| Approbation en attente | À définir lorsque toutes les lignes de demande d’achat ont été vérifiées et sont en attente d’approbation. Aucune ligne ne reste à l’état Révision en attente. |
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| En attente d'achèvement de la tâche | À définir lorsque toutes les lignes de demande d’achat sont approuvées, mais qu’un ou plusieurs tickets Approvisionnement dépendants de la commande ou tâches d’achat associées à la demande d’achat sont encore ouvertes. L’état est mis à jour automatiquement lorsque tous les tickets et tâches bloquants sont fermés. | Révision finale (lorsque tous les tickets et tâches bloquants sont fermés) |
| Revue finale | À définir lorsque toutes les lignes de demande d’achat sont approuvées et qu’aucun ticket d’approvisionnement ouvert ou tâche d’achat ne bloque la demande d’achat. La demande d’achat est prête à être soumise. |
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| Soumission en attente | À définir lorsque la demande d’achat a été approuvée et soumise, et qu’un bon de commande est en cours de création ou de traitement. Il s’agit d’un état intermédiaire lors de la création de la commande. |
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| En attente de confirmation du fournisseur | À définir lorsque le bon de commande a été soumis au fournisseur et que le système attend une confirmation explicite du fournisseur avant la confirmation de la commande. |
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| Annulation en attente | À définir lorsqu’une annulation a été demandée pour la demande d’achat et qu’une ou plusieurs lignes sont en attente de confirmation d’annulation. | Fermé annulé (lorsque l’annulation est confirmée) |
| Révision en attente | À définir lorsqu’un acheteur ou un spécialiste de l’approvisionnement déclenche une révision de la demande d’achat et qu’une ou plusieurs lignes sont en cours de révision. Aucune ligne n’est dans un état de priorité plus élevé. | Révision en attente (lorsque la demande d’achat révisée est soumise à nouveau) |
| Fermé terminé | À définir quand toutes les lignes de demande d’achat ont atteint un état Fermé complet, indiquant que des biens ou des services ont été reçus et mis en correspondance. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
| Fermé annulé | À définir lorsque toutes les lignes de demande d’achat ont été annulées et qu’aucune ligne ne reste à l’état actif. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
| Fermé refusé | À définir à partir du moment où toutes les lignes de demande d’achat ont été rejetées. Lorsque la ligne principale est rejetée, toutes les lignes associées sont également définies sur rejeté. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
États des bons de commande
La table suivante décrit l’état de chaque bon de commande, la date à laquelle l’état est défini et la façon dont le bon de commande peut être déplacé à partir de cet état. Les états des bons de commande sont calculés en fonction des états des lignes de bon de commande associées.
| État | Lorsque cet état est défini | État suivant |
|---|---|---|
| Traitement | À définir lorsque le bon de commande est en cours de génération ou de traitement par une intégration automatisée, telle qu’un système ERP. Il s’agit d’un état intermédiaire pendant la fin du traitement externe. | Soumission en attente (lorsque le traitement est terminé) |
| Révision en attente | À définir lorsque le bon de commande a été révisé via un ticket de modification d’achat et est en attente d’une nouvelle soumission au fournisseur. | Soumission en attente (lorsque la révision est soumise à nouveau) |
| Soumission en attente | À définir quand les lignes de bon de commande sont prêtes à être transmises au fournisseur. Saisi à partir de Traitement lorsque le traitement ERP est terminé ou à partir de Révision en attente après une nouvelle soumission d’une révision. |
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| En attente de confirmation du fournisseur | À définir lorsque le bon de commande a été soumis au fournisseur et que le système attend une confirmation explicite du fournisseur avant que la commande soit traitée comme confirmée. | Commandé (lorsque le fournisseur confirme) |
| Commandé | À définir lorsque toutes les lignes de bon de commande ont été soumises et confirmées par le fournisseur ou confirmées automatiquement. Aucune ligne n’est en attente, en cours de révision ou partiellement livrée. |
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| Partiellement livré | À définir lorsque certaines lignes de bon de commande ont été reçues et que d’autres sont toujours à l’état Commandé, ou lorsqu’au moins une ligne est explicitement partiellement remise. | Livré (lorsque toutes les lignes sont reçues) |
| Livré | À définir lorsque toutes les lignes de bon de commande ont été reçues. Le bon de commande est en attente de traitement de la facture. |
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| Paiement en attente | À définir lorsqu’une facture a été reçue et mise en correspondance avec le bon de commande, et que le paiement est en attente. | Fermé payé (lorsque la facture est payée) |
| Retour en attente | À définir lorsqu’un retour a été initié pour une ou plusieurs lignes de bon de commande. |
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| Annulation en attente | défini lorsqu’une annulation a été demandée pour le bon de commande mais n’a pas encore été confirmée. |
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| Fermé payé | À définir lorsque la facture a été payée et que toutes les lignes de bon de commande ont l’état payé. | Fermé Mise en production (après rapprochement final) |
| Fermé renvoyé | À définir lorsque toutes les lignes renvoyées ont été traitées et que le retour est terminé. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
| Fermé Publié | À définir lorsque le bon de commande a été entièrement fermé et lancé après exécution et paiement réussis. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
| Fermé annulé | À définir lorsque le bon de commande a été annulé et que toutes les lignes actives ont un état Annulé. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
États des demandes d’approvisionnement
Le tableau suivant décrit l’état de chaque demande d’approvisionnement, quand l’état est défini et où la demande d’approvisionnement peut être déplacée à partir de cet état. Les états des demandes d’approvisionnement reflètent l’étape actuelle du processus d’approvisionnement, de l’examen initial à l’évaluation de l’offre fournisseur et à l’attribution.
| État | Lorsque cet état est défini | État suivant |
|---|---|---|
| Révision en attente | Définissez lors de la première création de la demande d’approvisionnement. Il s’agit de l’état initial de toutes les demandes d’approvisionnement. Également saisi de nouveau lorsqu’une ligne de demande d’achat revient à un état de révision en attente ou lorsque l’approbation de la ligne primaire cascade un état de révision en attente sur toutes les autres lignes de la demande d’approvisionnement. |
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| Approbation en attente | À définir lorsque la demande d’approvisionnement a été soumise à l’approbation du responsable d’Approvisionnement et qu’au moins une ligne de demande d’achat est en attente d’approbation. |
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| Informations nécessaires | À définir lorsque l’acheteur demande plus d’informations du demandeur avant que la demande d’approvisionnement puisse être traitée. | Révision en attente (lorsque les informations requises sont fournies) |
| Qualification nécessaire | Définir quand la qualification du fournisseur ou de l’élément est requise avant que des offres puissent être sollicitées. | Qualifié (lorsque la qualification est terminée) |
| Qualifié | À définir lorsque la qualification est terminée et que la demande d’approvisionnement est prête pour la négociation. Cette option est également définie lorsqu’un événement de négociation existe, mais que toutes les négociations n’ont pas commencé. | Négociation en attente |
| Négociation en attente | Défini lorsqu’un événement de négociation a été créé pour la demande d’approvisionnement, mais n’a pas encore ouvert à l’appel d’offres. | Négociation en cours (lorsque l’événement de négociation s’ouvre) |
| Négociation en cours | À définir lorsqu’un événement de négociation est actif et que les offres du fournisseur sont en cours de collecte. Défini également lorsque la tarification a été obtenue, mais qu’un événement de négociation n’est pas encore entièrement terminé. |
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| Nouvelle soumission en attente | défini lorsque des offres ont été reçues, mais que l’événement de négociation exige que les fournisseurs soumettent à nouveau des offres révisées. | En attente d’une réponse du fournisseur (à la clôture du cycle de nouvelle soumission) |
| En attente d'une réponse du fournisseur | À définir lorsque l’événement de négociation est fermé et que le système attend que les réponses du fournisseur soient évaluées |
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| En attente d'achèvement de la tâche | Défini lorsque la tarification a été obtenue, mais qu’un ou plusieurs tickets d’approvisionnement ou tâches d’achat dépendants de l’approvisionnement actifs sont toujours ouverts par rapport à la demande d’approvisionnement. L’état est mis à jour automatiquement lorsque tous les tickets et tâches bloquants sont fermés. | Requiert une décision (lorsque tous les tickets et tâches bloquants sont fermés) |
| Requiert une décision | défini lorsque la tarification a été obtenue, qu’aucun événement de négociation actif ne bloque la demande d’approvisionnement et qu’il ne reste aucun ticket ou tâche ouvert. Une décision de l’acheteur est nécessaire pour attribuer ou refuser l’approvisionnement. |
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| Fermé terminé | À définir quand la demande d’approvisionnement a été attribuée et fermée. Toutes les tarifications ont été acceptées et le résultat de l’approvisionnement a été converti, généralement en bon de commande. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
| Fermé Aucune décision | À définir lorsque la demande d’approvisionnement est fermée sans qu’une décision d’approvisionnement soit prise. Toutes les lignes de demande d’achat ont atteint un état Fermé sans décision. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
| Fermé annulé | À définir lorsque la demande d’approvisionnement a été annulée. Toutes les lignes de demande d’achat actives ont l’état Annulé. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |
| Fermé refusé | À définir à partir du moment où toutes les lignes de demande d’achat de la demande d’approvisionnement ont été rejetées. Lorsque la ligne principale est rejetée, toutes les autres lignes de la demande d’approvisionnement sont également définies sur rejeté. | Non applicable. Il s’agit du dernier état. |