Composeur d’e-mail avec des messages rapides et des modèles de réponses dans Espace de travail Source-to-Pay
Insérez un contenu prédéfini dans le corps du message des e-mails que vous envoyez à partir du client de messagerie dans Espace de travail Source-to-Pay.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des e-mails pour tous les objets Approvisionnement, notamment les demandes d’achat, les demandes d’approvisionnement, les négociations, les événements d’approvisionnement, les tickets Procurement et les tâches. Pour ouvrir le client de messagerie, sélectionnez Composer un e-mail à partir de l’icône Actions supplémentaires de l’objet Approvisionnement. Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-renseignées dans les champs À, Objet et Corps de l’e-mail.
À l’aide de messages rapides
Dans Email Client, vous pouvez sélectionner un message rapide pour remplir le corps de l’e-mail avec le contenu spécifié dans le message rapide. Une fois que vous avez défini un ou plusieurs messages rapides, le volet contextuel Messages rapides apparaît dans le client de messagerie afin que vous puissiez rédiger un e-mail contenant un message rapide de votre choix. Pour Opérations de sourçage et d'approvisionnement, la clause de non-responsabilité est le seul message rapide par défaut fourni.
Lors de la sélection de l’option Insérer, le contenu du message rapide est inséré à la place du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le message rapide. Pour remplacer un contenu existant par un message rapide, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un message rapide.
Création de contenu de message rapide
Définissez des messages rapides en créant des enregistrements dans la table Messages prédéfinis de Client de messagerie [sys_email_canned_message].
- Icônes
- Logos
- Images
- HTML en texte enrichi
- Liens hypertexte
- Variables
- Toute autre construction HTML
Affectez le rôle email_client_quick_message_author aux responsables commerciaux afin qu’ils puissent créer des messages rapides pour les utilisateurs de leur groupe.
Pour en savoir plus sur la création d’un message rapide, consultez Définir un message rapide.
À l’aide de modèles de réponses
Résolvez les tickets plus rapidement et plus efficacement grâce aux modèles de réponses. Les modèles de réponses sont des messages réutilisables qui peuvent être copiés dans des brouillons d’e-mails afin de fournir des messages rapides et cohérents aux utilisateurs. Chaque modèle est associé à une table qui est une extension de la table Tâche [task] ou Interaction [interaction]. Les modèles de réponses incluent un nom court pour spécifier un raccourci qui peut être utilisé pour identifier le message.
Ouvrez le modèle de réponse que vous souhaitez utiliser pour votre e-mail et sélectionnez Copier dans le presse-papiers. Vous pouvez maintenant coller le contenu de ce modèle à la place du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le modèle de réponse. Pour remplacer un contenu existant par un contenu de modèle de réponse, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un modèle de réponse.
- Ticket d’approvisionnement : réponse de fermeture standard, contacts d’approvisionnement, instructions de politique et informations supplémentaires.
- Demande d’achat : passation du bon de commande en cours, contacts d’approvisionnement et instructions de politique.
- Demande d’approvisionnement : passation du bon de commande en cours, contacts d’approvisionnement et instructions de politique.
- Négociation : contacts en matière d’approvisionnement et instructions de politique.
- Événement d’approvisionnement : contacts d’approvisionnement et instructions de politique.
- Tâche : contacts d’approvisionnement et instructions de politique.
Alors que les utilisateurs disposant du rôle de lecteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_reader] peuvent uniquement lire le contenu du modèle de réponse, ceux ayant le rôle d’auteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_writer] peuvent lire, créer, mettre à jour et supprimer le contenu du modèle de réponse.
Pour en savoir plus sur l’utilisation des modèles de réponses, consultez Créer ou modifier un modèle de réponse.
Message envoyé par e-mail dans le journal d’activité
Une fois votre e-mail composé, envoyé et, surtout, reçu par le destinataire prévu, vous pouvez voir le message e-mail dans la section Activité de l’enregistrement d’objet Approvisionnement. Vous pouvez continuer à utiliser cet e-mail à partir du journal d’activité en répondant à l’e-mail ou en le transférant selon vos besoins.
Configurations de configuration du compositeur d’e-mail
- L’e-mail envoyé doit être à l’état Reçu pour que le journal d’e-mail s’affiche dans le flux d’activité de l’objet Approvisionnement.
- La mise à jour du formateur du flux d’activité des objets Procurement doit avoir les formats E-mails - générés automatiquement et E-mails - correspondance appliqués.
- L’attribut Client de messagerie doit être mis à jour sur le type d’objet Approvisionnement pour que la fonctionnalité de compositeur d’e-mail soit activée pour cet objet.
- Le rôle email_composer doit être ajouté en tant que rôle contenu pour le rôle de prestataire de base ou d’agent [sn_spend_sdc.agent], pour que l’utilisateur affiche la fonctionnalité de compositeur d’e-mail.
- Le rôle de lecteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_reader] doit être ajouté pour que l’utilisateur affiche la fonctionnalité du modèle de réponse.