Envoyer l’accord de confidentialité aux fournisseurs pour signature
En tant que spécialiste de l’approvisionnement, vous pouvez utiliser des playbooks pour préparer un accord de confidentialité (NDA) et l’envoyer pour signature aux fournisseurs et aux tiers, et examiner l’accord de confidentialité signé et rempli.
Avant de commencer
Rôle requis : Spécialiste des achats
Procédure
- Accédez à la Tous > Procurement Case Management > Espace de travail de Source-to-Pay.
- Sélectionnez l’icône de liste, puis sélectionnez Tout le travail > Tickets.
- Sélectionnez le ticket Envoyer un accord de confidentialité pour signature applicable dans la liste pour un traitement ultérieur.
-
Effectuez les étapes des différentes étapes et activités du playbook Envoyer l’accord de confidentialité pour signature.
Tableau 1. Étapes de l’envoi de l’accord de confidentialité pour le playbook de signature Étape Activité Détails de l’activité Passer en revue le ticket Affecter un ticket Utilisez cette activité pour affecter le ticket à une autre personne ou conserver le ticket qui vous est affecté. Vous pouvez faire ce qui suit :
- Dans le champ de recherche Affecté à , recherchez et sélectionnez la personne à qui vous souhaitez affecter le ticket.
- Dans le champ Description brève , mettez à jour la description du ticket.
- Sélectionnez l’une des actions suivantes :
- Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
- Sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur le ticket.
Mettre à jour le ticket sur Travail en cours Met à jour l’état du ticket sur Travail en cours Préparer l'accord de confidentialité Sélectionner un document Dans le champ Modèle de document , sélectionnez Brouillon d’accord de confidentialité du fournisseur. Sélectionnez Continuer.
Identifier un signataire interne Dans le champ Signataire interne , sélectionnez le nom du signataire. Sélectionnez Continuer.
Identifier le signataire du fournisseur Effectuez les actions suivantes : - Dans le champ Contact du fournisseur , saisissez le nom du contact du fournisseur.
- Dans le champ E-mail du signataire , saisissez un ID d’e-mail valide du fournisseur ou du signataire tiers.
- Dans le champ Titre du signataire , saisissez un titre pour le fournisseur ou le signataire tiers.
- Dans le champ Nom de signataire autorisé , saisissez le nom du fournisseur ou du signataire tiers.
Sélectionnez Enregistrer.
Les détails du signataire sont mis à jour sur le ticket Procurement Les détails sont ajoutés au ticket d’approvisionnement. Obtenir les détails du signataire Les détails du signataire s’affichent. Vérifier les signataires Examinez les détails du signataire et sélectionnez Enregistrer et créer un accord de confidentialité. Un accord de confidentialité est créé avec le modèle de document qui a été défini dans Définir le contenu de l’accord de confidentialité et mettre à jour la liste des signataires. Un contrat est également créé en parallèle et affiché ici.
Créer un contrat et mettre à jour le ticket Crée un contrat et met à jour le ticket Approvisonnement. Vérifier le document Vérifiez l'accord de confidentialité et vérifiez que tous les détails sont corrects avant de l'envoyer pour signature. Envoyer un document pour signature Sélectionnez Envoyer l’accord de confidentialité pour envoyer l’accord de confidentialité pour signature aux fournisseurs et aux tiers.
L’accord de confidentialité est envoyé aux signataires et les tâches de documents correspondantes sont automatiquement créées pour eux.Remarque :Si les tâches de document ne sont pas créées, vérifiez que l’intégration avec DocuSign est correctement configurée.Vérifier l'accord de confidentialité terminé Attendre que la NDS soit signée et terminée Vérifiez si vous avez reçu le document signé. Ouvrez et vérifiez la pièce jointe de l’accord de confidentialité signé pour qu’elle soit terminée, puis sélectionnez Continuer. Fermer le ticket Notifier le demandeur Envoyez au demandeur un e-mail indiquant que l'accord de confidentialité a été signé.
Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans le champ Objet . Le corps de l’e-mail est pré-renseigné avec le texte pertinent.
Sélectionnez Send Email (Envoyer un e-mail) pour envoyer l’e-mail.
Terminer le ticket Utilisez cette activité pour ajouter des notes de travail et fermer le ticket.
Effectuez les actions suivantes :- Dans le champ Work notes (Notes de travail ), ajoutez des commentaires sur le ticket.
- Dans le champ Notes de fermeture , ajoutez des commentaires de fermeture.
- Sélectionnez Terminer le ticket.
Mettre à jour le ticket sur terminé Met à jour le ticket sur Fermé terminé.