Types de règles d'approbation
Les types de règles d’approbation déterminent les méthodes par lesquelles les approbations sont créées au cours du processus de demande d’achat.
En tant qu’administrateur de Approvisionnement, vous pouvez définir une stratégie d’approbation et créer des règles d’approbation pour approuver un achat en interne avant qu’il ne soit converti en bon de commande et envoyé à un fournisseur. Il s’agit d’une configuration à un endroit qui peut piloter tout type de processus d’approbation dont votre organisation peut avoir besoin.
| Type de règle d'approbation | Description | Exemple de scénario |
|---|---|---|
| Utilisateurs ou groupes dynamiques | Les approbations sont créées dynamiquement et envoyées à l’utilisateur ou au groupe spécifié. Les approbations sont déclenchées en fonction des attributs de l’utilisateur des achats. La méthode d’acheminement d’approbation se limite à l’envoi d’approbations en parallèle. | Si l’approbation du gestionnaire de centre de coûts de l’utilisateur acheteur est requise, au moment où la demande d’achat est envoyée à En attente d’approbation, la règle examine l’enregistrement de l’utilisateur dans le champ Propriétaire de l’entreprise , effectue une remontée pas à pas vers le centre de coûts référencé et envoie une approbation à l’utilisateur référencé dans le champ Gestionnaire du centre de coûts. |
| Hiérarchie des codes des tâches de la direction | Les approbations sont déclenchées en fonction du code de tâche de l’utilisateur acheteur et du code de tâche du gestionnaire. La méthode d’acheminement d’approbation peut être parallèle ou séquentielle, et la méthode de décision d’approbation peut être tous les approbateurs ou n’importe quel approbateur. | Si l’approbation de tous les utilisateurs est requise jusqu’à l’utilisateur avec un code autorisé, une approbation est envoyée à tous les utilisateurs au sein d’une hiérarchie de gestion jusqu’à l’utilisateur avec un code de tâche autorisé pour la limite d’achat approuvée qui couvre le montant total de la demande d’achat. Si l’approbation de l’utilisateur le plus junior avec un code autorisé est requise, une approbation est envoyée à l’utilisateur le plus junior dans une hiérarchie de gestion jusqu’à l’utilisateur avec un code de tâche autorisé pour la limite d’achat approuvée qui couvre le montant total de la demande d’achat. |
| Hiérarchie de la direction | Les approbations sont déclenchées en fonction de la hiérarchie du gestionnaire de l’utilisateur des achats. La méthode d’acheminement d’approbation peut être parallèle ou séquentielle, et la méthode de décision d’approbation peut être tous les approbateurs ou n’importe quel approbateur. | Si l’approbation est requise de tous les gestionnaires de la hiérarchie, une approbation est envoyée à tous les utilisateurs de la hiérarchie de gestion de l’utilisateur des achats (propriétaire de l’entreprise) jusqu’au code de tâche spécifié, lorsque les conditions de déclenchement de l’approbation sont remplies. Si l’approbation est requise du seul responsable direct, une approbation est envoyée au responsable de l’utilisateur dans la hiérarchie de gestion de l’utilisateur acheteur (propriétaire de l’entreprise). Si l’approbation du responsable le plus ancien est requise, une approbation est envoyée au responsable le plus ancien de la hiérarchie de gestion de l’utilisateur des achats (propriétaire de l’entreprise) jusqu’au code de tâche spécifié. |
| Utilisateurs ou groupes spécifiés | Les approbations sont déclenchées en fonction des utilisateurs ou des groupes spécifiés. La méthode d’acheminement d’approbation se limite à l’envoi d’approbations en parallèle. | |
| Responsables de Centre de coûts | Les approbations ne sont déclenchées que pour les demandes d’achat, émanant de plusieurs gestionnaires de centres de coûts. La méthode d’acheminement d’approbation se limite à l’envoi d’approbations en parallèle. | Si le coût d’une demande d’achat est réparti entre de nombreux centres de coûts, les approbations sont envoyées à chaque gestionnaire de centre de coûts pour le montant d’allocation des coûts nécessitant une approbation. Si les coûts d’un élément individuel de la demande d’achat sont répartis entre plusieurs centres de coûts, tous les gestionnaires de centres de coûts doivent approuver le montant de cet élément à approuver. La demande d’achat peut être partiellement ou totalement approuvée en fonction de la décision d’approbation prise pour chaque élément ou ligne d’achat. Les responsables de centres de coûts reçoivent des notifications par e-mail pour leur approbation avec les détails de l’achat et le montant alloué devant être approuvé. Ils peuvent donner leur approbation directement à partir de l’e-mail ou compléter leur approbation dans Centre d'achat, Centre des employés, Agent virtuel ou Shopping Hub pour appareils mobiles. |
Achats auto-approuvés
Pour les demandeurs qui possèdent le bon pouvoir d’achat, le bon code de tâche ou qui appartiennent à des désignations qui répondent à une matrice d’approbation d’achat définie, leurs achats sont auto-approuvés. Une piste d’audit est disponible, lorsqu’un plan d’approbation est créé avec le type d’approbation Auto-approuvé et à l’état Fermé terminé, bien qu’aucune tâche d’approbation réelle ne soit créée.