Workflow du bon de commande global
Lors du paiement, lorsqu’un acheteur sélectionne Je ne suis pas sûr dans l’option de date de livraison, il crée une demande d’achat avec un type de commande globale, ce qui entraîne la création d’un bon de commande global.
Les autorisations d’achat définissent la liste des utilisateurs, groupes, centres de coûts ou départements autorisés à effectuer des achats par rapport au bon de commande global sans nécessiter d’approbation. Comme les reçus et les factures ne s’appliquent pas aux bons de commande globaux, ces listes connexes ne sont pas affichées dans la vue du formulaire de bon de commande.
Pour en savoir plus sur les différents champs et listes connexes renseignés pour un bon de commande global, reportez-vous à la section Bon de commande.
Achats standard sur un bon de commande global
- L’utilisateur qui a demandé l’achat est défini sous l’autorisation d’achat associée du bon de commande global.
Le propriétaire de l’entreprise qui a demandé le bon de commande global d’origine peut toujours être débloqué sur le bon de commande global, même s’il n’est pas explicitement défini dans l’autorisation d’achat.
- La date de création de la ligne d’achat standard se situe entre la date de début et la date de fin de la ligne globale.
- Le produit du fournisseur acheté est défini comme un produit du fournisseur sur le bon de commande global.
- Les fonds doivent figurer sur le bon de commande global. La valeur du champ Montant débloqué du bon de commande global doit être inférieure à la valeur du champ Montant total .
Le lancement de bon de commande standard fait référence au bon de commande global et s’affichera sous la liste connexe Lancement de bons de commande sur le bon de commande global.
Sur le bon de commande global, la somme du montant total de tous les bons de commande lancés est mise à jour dans le champ Montant débloqué de la section Détails récapitulatifs. Lorsque la valeur du champ Montant débloqué correspond à la valeur du champ Montant total , l’état du bon de commande global bascule sur Fermé terminé.
Si un montant de lancement de bon de commande entraîne le dépassement du montant global du bon de commande, une approbation est déclenchée pour le montant delta pour le propriétaire de l’entreprise du lancement de bon de commande standard applicable.
Par exemple, s’il existe un bon de commande global avec un contrat d’achat associé valide du 1er janvier 2019 au 31 décembre 2019. La limite de montant sur le bon de commande global est de 1 000 $ et le montant débloqué actuel est de 800 $. Le prochain bon de commande standard contre la couverture est de 500 $. Donc, une approbation pour le delta de 300 $ est requise.
- Pour les marchandises, vérifiez la date de création de la demande d’achat par rapport aux dates de début et de fin de la ligne correspondante sur le bon de commande global.
- Pour les services, vérifiez les dates de début et de fin de la demande par rapport aux dates de début et de fin de la ligne correspondante sur le bon de commande global.