Fusion des demandes d’achat
Les demandes d’achat peuvent être fusionnées si certains critères sont remplis. Cela évite la création inutile de plusieurs bons de commande et contribue également à appliquer les limites des règles d’approbation.
Tenez compte de ces différents scénarios pour le regroupement de demandes d’achat.
Scénarios de fusion des demandes d’achat
Un acheteur d’approvisionnement peut regrouper les nouveaux produits d’un même fournisseur dans une demande existante afin d’éviter que plusieurs commandes ne soient envoyées au fournisseur. Examinez les scénarios suivants :
- Approvisionnement non requis :
Si l’acheteur ajoute un produit de fournisseur du même fournisseur A dans ShoppingHub et que celui-ci a le même produit soumis par, le même centre de coûts et le même propriétaire d’entreprise que PR1, les lignes sont automatiquement regroupées avec PR1 avec l’état En attente d’approbation. Le PR1 reste dans l’état En attente d’approbation. Les approbations sont réévaluées de la même manière que les révisions. Si la ligne a été créée plus de 24 heures après PR1, elle n’est pas regroupée automatiquement et est créée sous une nouvelle demande d’achat.
- Approvisionnement requis :
Si l’acheteur ajoute un produit fournisseur du même fournisseur A dans ShoppingHub qui n’a pas de prix contractuel actif, une demande d’approvisionnement est créée. Dans la demande d’approvisionnement, en supposant que la ligne a été attribuée au même fournisseur A, qu’il existe une demande d’achat avec le même fournisseur, le même centre de coûts et le même propriétaire de l’entreprise, et que la nouvelle ligne approvisionnée a été créée au plus tard 24 heures après PR1, la ligne d’achat fait référence à PR1 lors de l’attribution du fournisseur, et qu’une demande d’achat est créée. La ligne est ajoutée dans PR1 avec l’état Pending Approval (Approbation en attente). Le PR1 reste dans l’état En attente d’approbation. Les approbations sont réévaluées de la même manière que les révisions.
- Un spécialiste de l’approvisionnement doit fusionner manuellement les demandes d’achat.
- Approvisionnement non requis :
- Une annotation s’affiche dans l’en-tête de PR2 indiquant que cette demande d’achat peut être fusionnée avec une autre demande existante <numéro de demande d’achat> où < numéro de demande d’achat > est un lien vers PR1 qui a la même soumission par, fournisseur, centre de coûts et propriétaire de l’entreprise que PR2. Cette annotation est effacée une fois qu’une commande est créée par rapport à PR1.
- L’utilisateur peut sélectionner Fusionner sur l’en-tête PR2 pour déplacer les lignes de PR2 vers PR1. S’il n’existe aucune autre demande ou demande d’approvisionnement appartenant à la demande d’achat à laquelle PR2 appartient, la demande d’achat et PR2 sont supprimées. Les lignes fusionnées sont dans l’état En attente d’approbation et la demande d’achat est également rétablie dans l’état En attente d’approbation. Cependant, les lignes d’origine restent dans leur état d’origine. Les approbations sont réévaluées de la même manière que les révisions.
- S’il y avait d’autres demandes ou demandes d’approvisionnement sous la demande d’achat 2, la demande d’achat n’est pas supprimée. Seule la demande d’achat 2 est supprimée.
- L’action d’interface utilisateur Fusionner n’est disponible que si PR2 et les lignes correspondantes ont été créés au plus tard 24 heures après PR1.
- Approvisionnement requis : lors de l’attribution de la demande d’approvisionnement, une annotation similaire s’affiche dans l’en-tête de la demande d’approvisionnement, indiquant que cette ligne peut être fusionnée avec une autre demande existante <numéro de demande d’achat>. L’utilisateur peut sélectionner Fusionner avec une demande existante ou Créer une demande. En cas de fusion, l’état de PR1 revient à l’état En attente d’approbation.
Scénario 3 : Le PR1 pour le fournisseur A existe, dans l’état Examen final. Le bon de commande n’existe pas encore. Identique au scénario 2.
Scénario 4 : PR1 à l’état En attente d’achèvement de la tâche, PR2 non fusionné avec PR1 et à l’état En attente d’approbation. Un autre achat est créé. Si le spécialiste de l’approvisionnement décide de ne pas fusionner PR2 avec PR1 et que l’état de PR2 est toujours En attente d’approbation, les nouvelles lignes d’achat fusionnent automatiquement avec PR2 conformément aux critères du scénario 1.
- Lorsque l’utilisateur sélectionne Fusionner sur la nouvelle demande d’achat, affichez une liste de toutes les demandes d’achat dans l’état En attente d’achèvement de la tâche ou Revue finale, et autorisez l’utilisateur à sélectionner celle avec laquelle fusionner.
- Dans ce scénario, une annotation s’affiche sur la demande d’achat la plus récente, indiquant que cette demande d’achat peut être fusionnée avec plusieurs autres demandes.
- Les demandes d’achat de type Révision, créées à la suite de la révision du bon de commande, ne sont pas éligibles à la fusion.
- Les révisions de demandes d’achat, lorsqu’aucun bon de commande n’est créé, peuvent être envisagées pour fusion à l’aide de critères similaires documentés dans les scénarios précédents.
Scénario 7 : le PR1 pour le fournisseur A existe, dans l’état Fermé annulé, Fermé rejeté ou Fermé terminé. Une ligne n’est pas regroupée dans un PR dont l’état est Fermé annulé, Fermé rejeté ou Fermé terminé. Au lieu de cela, une nouvelle demande d’achat est créée.
Scénario 8 : bon de commande déjà créé et produit(s) fournisseur(s) du même fournisseur est ajouté(s). Créer une demande d’achat et une demande d’achat (PR2).
Fusion de lignes d’achat
- Si le produit, le propriétaire de l’entreprise, le centre de coûts, la date de soumission, la date de livraison ou la date de début/date de fin, le lieu de livraison, le mode de paiement et le motif d’achat sont identiques, à l’exception de la quantité, les lignes d’achat peuvent être regroupées en une seule ligne au lieu de lignes séparées.
- Si la date de livraison, la date de début/date de fin ou le lieu de livraison est différent, une nouvelle ligne doit être créée.
- Si seul le mode de paiement est différent, les écritures de répartition des coûts doivent être mises à jour en conséquence, sur la base du ratio combiné.
- Si seul le motif d’achat est différent, ajoutez les motifs d’achat comme suit :
- Motif d’achat 1 : qté 1 (exemple : orientation des nouveaux employés : qté 10)
- Motif d’achat 2 : qté 2 (exemple : actualisation du matériel informatique : qté 2)