Utiliser le workflow agentique Gérer le référentiel des contrats dans le Espace de travail des actifs logiciels

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 4 minutes de lecture

    • Utilisez le workflow agentique de gestion du référentiel des contrats pour améliorer la productivité en extrayant automatiquement les métadonnées et les obligations des contrats signés. Définissez les dates de rappel du contrat pour le renouvellement ou la résiliation du contrat.

    Vue d’ensemble de la gestion du référentiel de contrats

    Le workflow agentique de gestion du référentiel de contrats utilise un agent IA pour effectuer les actions suivantes dans l’ordre.
    1. Extrayez les métadonnées des contrats signés.
    2. Calculez la date de rappel du contrat pour le renouvellement et la résiliation.
    3. Extrayez les obligations des contrats signés.

    Métadonnées, rappels de contrat et extraction d’obligation

    L’agent IA utilise la compétence d’extraction Now Assist des métadonnées contractuelles pour extraire les métadonnées clés des contrats signés. Une fois l’extraction des métadonnées terminée, vous pouvez ouvrir le playbook de contrat pour examiner les informations extraites et définir la date de rappel du contrat. L’agent IA utilise la compétence d’extraction d’obligations Now Assist pour extraire les principales obligations contractuelles des contrats. Une fois les obligations extraites, vous pouvez les examiner dans le playbook de contrat et choisir de les accepter ou de les rejeter. Les obligations acceptées sont ajoutées en tant qu’enregistrements dans l’onglet Obligations de l’enregistrement du contrat.

    Le workflow suivant explique le processus d’extraction des métadonnées et de configuration du rappel de contrat.
    1. En tant qu’administrateur de contrat disposant du rôle IA (sn_cm_gen_ai.ai_contract_config), activez la compétence d’extraction des métadonnées contractuelles et la compétence d’extraction des obligations contractuelles dans la Administrateur Now Assist console.

      Pour plus d'informations, consultez Configurer le workflow agentique de gestion du référentiel de contrats pour Gestion des actifs logiciels.

    2. Accédez à la Espace de travail des actifs logiciels > Opérations de licence > Contrats > Contrats de logiciel et sélectionnez New (Nouveau).
    3. Dans le formulaire Créer un contrat, renseignez les champs Modèle de contrat et Numéro de contrat requis.
    4. Enregistrez l’enregistrement du contrat.
    5. Chargez un fichier de contrat signé et sélectionnez le bouton Initier l’extraction du contrat .
    6. Une fois les métadonnées de contrat, l’extraction des rappels et l’extraction des obligations terminées, le gestionnaire de contrats disposant du rôle IA (sn_cm_gen_ai.ai_contract_fulfiller et sn_cm_obligation.obligation_fulfiller) reçoit une notification indiquant que les métadonnées sont prêtes à être examinées.
    7. Actualisez la page Web pour afficher l’onglet Playbook . Les métadonnées, rappels et enregistrements d’obligation extraits apparaissent dans l’onglet Playbook pour examen.
    8. Le gestionnaire de contrat examine les métadonnées extraites et les soumet pour mettre à jour l’enregistrement du contrat.
    9. La date de rappel du contrat est ensuite calculée en fonction des facteurs suivants :
      • Date de fin du contrat
      • Présence d’une clause de renouvellement automatique
      • Préavis pour le renouvellement ou la résiliation du contrat
        Remarque :
        Si la période de préavis de renouvellement et la période de préavis de résiliation ne sont pas disponibles, il utilise la période de préavis par défaut configurée. Pour plus d'informations, consultez Set the default notice period for the Manage contract repository agentic workflow.
    10. Le gestionnaire de contrat définit les rappels de contrat dans le playbook en examinant la date calculée et en configurant la liste des destinataires pour les rappels.

      Pour plus d’informations sur l’examen des métadonnées extraites et des rappels de contrat, reportez-vous à la section Examiner les métadonnées extraites par l’IA et la date de rappel du contrat dans le Espace de travail des actifs logiciels.

    11. Le gestionnaire de contrat examine les obligations extraites dans le playbook de contrat. Chaque obligation peut être acceptée ou rejetée en fonction de sa pertinence.
    12. Les obligations approuvées sont automatiquement ajoutées en tant qu’enregistrements d’obligation dans l’onglet Obligations de l’enregistrement du contrat.
    13. Les tâches d’obligation sont créées.
      • Pour un calendrier récurrent, les tâches d’obligation sont automatiquement créées pour l’enregistrement d’obligation en fonction du calendrier défini.
      • Pour un calendrier ad hoc, le gestionnaire de contrats crée une tâche d’obligation à partir de l’onglet Tâches d’obligation de l’enregistrement du contrat.
    14. L’utilisateur affecté est notifié lorsque la tâche d’obligation est créée.
    15. L’utilisateur affecté travaille sur la tâche d’obligation et la soumet pour révision.

      L’état de la tâche d’obligation passe de Ouvert à En attente d’approbation.

    16. Le prestataire examine la tâche et l’approuve ou la rejette.
      • Si la tâche d’obligation est rejetée, l’état de la tâche devient Ouvert et l’utilisateur affecté continue de travailler dessus.
      • Si la tâche d’obligation est approuvée, l’état de la tâche devient Terminé.

    Pour plus d’informations sur l’examen des obligations extraites, voir Examiner les obligations extraites par l’IA Espace de travail des actifs logiciels.

    Conditions de lancement de l’extraction du fichier de contrat

    Lorsqu’un contrat de logiciel est créé, le bouton Initier l’extraction du contrat apparaît sur le formulaire de contrat lorsque les conditions suivantes sont remplies :
    • L’une des compétences suivantes Now Assist est activée sur votre ServiceNow instance :
      • Extraction des métadonnées des contrats
      • Extraction de l’obligation contractuelle
    • Au moins une de ces deux compétences d’extraction n’a pas encore été exécutée dans l’enregistrement du contrat.
      Remarque :
      Si les métadonnées du contrat et les compétences d’extraction d’obligations ont déjà été exécutées sur l’enregistrement du contrat, le bouton Initier l’extraction du contrat n’apparaît pas sur le formulaire du contrat.

    Agents IA utilisés dans le workflow agentique de gestion du référentiel de contrats

    Tableau 1. Noms et descriptions des agents IA
    Nom Description
    Agent IA du référentiel de contrats Utilise divers outils pour effectuer les opérations suivantes :
    • Récupère les détails du référentiel de contrat, tels que le fournisseur de contrat, le modèle de contrat, l’ID de pièce jointe du document contractuel, entre autres, à partir d’un enregistrement de référentiel de contrat spécifique.
    • Extrait les métadonnées des documents de contact signés en fonction du cas d’utilisation applicable dans la compétence d’extraction des métadonnées contractuelles.
    • Extrait les obligations des documents de contact signés en fonction du cas d’utilisation applicable dans la compétence d’extraction d’obligation contractuelle.
    • Calcule le délai moyen pour des contrats similaires.