Sélectionnez et préparez l’actif ou le consommable prêté pour le déploiement et la réclamation à l’aide des tâches d’actif prêté. Déployez l’actif ou le consommable prêté pour une période spécifique et récupérez-le à la date de retour.
Avant de commencer
Pour utiliser un actif en tant qu’actif prêté ou consommable, accédez à l’enregistrement de l’actif et définissez le champ Fonction de l’actif sur Prêté. Ces actifs sont réservés pour être utilisés en tant qu’actifs de prêt. Vous ne pouvez pas utiliser un actif dont le champ de fonction d’actif est défini sur autre chose que Prêt.
L’onglet Commandes d’actifs prêtés de la vue Inventaire affiche toutes les commandes de prêts que l’actif a traitées dans le passé et à présent. Dans le cas des consommables, si le consommable ne se trouve pas dans un entrepôt, il affiche uniquement la commande d’actifs prêtés en cours qu’il sert actuellement.
Rôle requis : inventory_user
Procédure
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Accédez à la .
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Ouvrez une commande d’actif prêté d’entreprise.
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Sélectionnez l’onglet Tâches d’actifs prêtés .
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Sélectionnez la tâche de préparation et renseignez les détails.
Tableau 1. Préparer un formulaire de tâche
| Champs |
Descriptions |
| Actif |
Actif utilisé pour répondre à la demande d’actifs prêtés. |
| État |
État de la tâche. |
| Assigné à |
Personne à laquelle est affectée la tâche d’accomplissement de la tâche de déploiement. |
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Après avoir saisi les détails nécessaires, sélectionnez Fermer la tâche pour fermer la tâche de préparation.
Une fois la tâche de préparation terminée, une tâche de déploiement est créée sous la liste connexe Tâches d’actifs prêtés. Dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset], les changements suivants se produisent :
- L’état de l’actif prêté passe à En stock.
- Le champ Réservé pour est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif prêté a été demandé.
- Le sous-état passe à Installation en attente.
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Ouvrez la tâche de déploiement et renseignez les détails dans le formulaire.
Tableau 2. Déployer le formulaire de tâche
| Champs |
Descriptions |
| État |
État de la tâche. |
| Assigné à |
Personne à laquelle est affectée la tâche d’accomplissement de la tâche de déploiement. |
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Sélectionnez Fermer la tâche pour fermer la tâche de déploiement.
Dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset], les changements suivants se produisent :
- L’état de l’actif prêté bascule sur En cours d’utilisation.
- Le champ Entrepôt devient nul.
- Le champ Affecté à est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel la ressource a été demandée.
- Si vous avez demandé l’actif prêté pour un fournisseur tiers, le champ Géré par est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif a été demandé.
En cas de consommable, l’état devient Consommé.
Deux jours avant la date de retour, les utilisateurs qui ont ouvert ou demandé l’actif recevront une notification par e-mail concernant la récupération. Un jour avant la date de retour, une tâche de récupération est créée sous l’onglet Tâches d’actifs prêtés.
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Ouvrez la tâche Récupérer.
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Renseignez les champs du formulaire.
Tableau 3. Formulaire de tâche de récupération
| Champ |
Description |
| Entrepôt |
Entrepôt où l’actif renvoyé sera stocké. Si vous êtes entré dans un entrepôt différent de celui où vous avez reçu l’actif prêté, un message d’avertissement s’affiche indiquant que les ordres de prêt existants de l’entrepôt initial peuvent être affectés. |
| Retourné le |
Date réelle à laquelle l’actif a été retourné. |
| État |
État de la tâche. |
| Assigné à |
Personne à laquelle est affectée la tâche d’exécution de la tâche de récupération. |
| Actif renvoyé |
Option permettant de marquer l’actif comme renvoyé. La tâche de récupération ne peut pas être fermée si l’actif n’est pas renvoyé. |
| Actif fonctionnel |
Statut fonctionnel de l’actif prêté après sa récupération. |
Si la ressource n’est pas fonctionnelle, l’état de l’actif devient En stock et le sous-état passe à Réparation en attente.
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Pour fermer la tâche de récupération, sélectionnez Fermer la tâche.
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Si un utilisateur renvoie l’actif avant la date de retour, procédez comme suit :
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Sélectionnez Récupérer.
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Sur le formulaire Récupérer l’actif, mettez à jour les champs.
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Fermez la tâche de récupération.
Dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset], les changements suivants se produisent :
- L’état de l’actif prêté passe à En stock.
- Le sous-état devient Disponible.
- Le champ Entrepôt est automatiquement défini sur la valeur sélectionnée dans le formulaire de tâche de récupération.
- Si l’actif est affecté à une future commande de prêt, le sous-état devient Réservé et reflète les détails de la commande de prêt.