Aufgaben-Kommunikationsmanagement Prozess
Aufgaben-Kommunikationsmanagement hilft Ihnen, den -Prozess zu optimieren, indem für eine effektive Kommunikation während eines Events spezielle Kommunikationspläne erstellt werden. Der Kommunikationsplan mit seinen definierten Aufgaben hilft Ihnen, sich auf die Lösung des aktuellen Problems zu konzentrieren, anstatt zu entscheiden, wann eine Kommunikation gesendet, welche Informationen geteilt und wen Sie informieren möchten.
Funktionsweise von Aufgaben-Kommunikationsmanagement
Mit Aufgaben-Kommunikationsmanagement können Sie einen Kommunikationsplan für einen Event, wie z. B. einen schwerwiegenden Incident, eine geplante Wartung und ein Release, vordefinieren. Jeder Plan umfasst im Allgemeinen eine Reihe von Aufgaben, die verschiedene Kommunikations- und Kollaborationsaktivitäten sowie die Häufigkeit und Methode der Kommunikation definieren. Sie müssen für jede Aufgabe den Kommunikationskanal zum Kontaktieren der Stakeholder festlegen. Sie können auch Vorlagen für E-Mail- und SMS-Nachrichten definieren.
Nachdem Sie die Aufgabe und den Kanal für die Kommunikation definiert haben, können Sie die Kontakte oder die Zielgruppe definieren, die für jede Aufgabe kontaktiert werden sollen.
Nachdem ein Kommunikationsplan definiert wurde, wird der Plan basierend auf den definierten Bedingungen mit der entsprechenden Aufgabentabelle verknüpft. Danach werden die im Plan definierten Aufgaben nacheinander ausgeführt, und die Stakeholder werden wie im Plan definiert kontaktiert. Der Kommunikationsplan vereinfacht den Kommunikations- und Kollaborationsprozess und sorgt für eine schnellere Lösung des Problems.
Flow für das Aufgaben-Kommunikationsmanagement in der Verwaltung schwerwiegender Incidents
Angenommen, Sie möchten einen Kommunikationsplan für Incidents für einen schwerwiegenden Incident mit hoher Priorität generieren.- Als Manager für schwerwiegende Incidents können Sie einen Kommunikationsplan und die Bedingungen, unter denen er angehängt wird, vordefinieren. In diesem Fall gelten folgende Bedingungen: Priorität = Hoch, und Status von schwerwiegendem Incident = Akzeptiert. Nehmen wir an, dass die Zielgruppe technische Stakeholder des Incidents sind und die Definition des Kommunikationsplans als „Technische Kommunikation“ bezeichnet wird.
- Die Plandefinition kann mehrere Definitionen für die Kommunikationsaufgabe enthalten, wie z. B.:
- Technische Kommunikation einleiten
- Technische Statusaktualisierung
- Jede Kommunikationsaufgabendefinition legt auch den Kommunikationskanal und die Kommunikationshäufigkeit (einmalig oder wiederkehrend) fest.
- Bei "Technische Kommunikation einleiten" wird E-Mail als Kommunikationskanal verwendet. Die Kommunikationshäufigkeit ist einmalig.
- Bei der technischen Statusaktualisierung werden E-Mail und SMS als Kommunikationskanal verwendet. Die Kommunikationshäufigkeit ist wiederkehrend.
- Die Zielgruppe für die Kommunikation wird als Kommunikationskontaktdefinitionen in der Plandefinition definiert. Berücksichtigen Sie in diesem Fall Servicebesitzer der betroffenen Konfigurationselemente (Configuration Items, CIs), die sich auf den Incident beziehen, als technische Stakeholder.
- Wenn ein Incident diese Bedingungen erfüllt, wird ein Kommunikationsplan für Incidents zusammen mit seinen Aufgaben an den Incident-Datensatz angehängt.
- Als Manager für schwerwiegende Incidents können Sie effektiv kommunizieren, ohne die Lösung schwerwiegender Incidents zu verzögern.
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