E-Mail-Benachrichtigungen in verwalten Wissensmanagement
Erinnerungen ermöglichen relevanten Anwendern, Wissensartikel zu lesen und die mit ihnen verknüpften Aufgaben abzuschließen.
Standardmäßig enthält die Anwendung Wissensmanagement die folgenden Arten von E-Mail-Benachrichtigungen:
- E-Mail-Benachrichtigungen für Feedback-Aufgaben zu Wissensartikeln.
- E-Mail-Benachrichtigungen für Wissensabonnements.
- E-Mail-Benachrichtigungen für den Veröffentlichungs-Workflow zur Genehmigung von Wissensartikeln.
- E-Mail-Benachrichtigungen für Übersetzungsaufgaben.
- E-Mail-Benachrichtigungen für ablaufende Wissensartikel.
- E-Mail-Benachrichtigungen für Artikelqualitätsindex-Prüfungen (AQI)..
Sie können entscheiden, ob Sie Wissensbenachrichtigungen erhalten möchten, indem Sie Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für Knowledge-Benachrichtigungen einrichten.
E-Mail-Benachrichtigungen für Feedback-Aufgaben zu Wissensartikeln
Die E-Mail-Benachrichtigungen für Feedback-Aufgaben zu Wissensartikeln sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Knowledge Management Core“ (com.glideapp.knowledge) aktiviert.
Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste von Benachrichtigungen für Feedbackaufgaben zu Wissensartikeln und die zugehörigen Bedingungen beim Senden einer Benachrichtigung.
| Benachrichtigung | Bedingung | Empfänger |
|---|---|---|
| KM-Feedbackaufgabe: Kommentiert | Einer Anwenderfeedbackaufgabe wurde ein Kommentar hinzugefügt. | Benutzer, dem die Feedbackaufgabe zugewiesen wurde |
| KM-Feedbackaufgabe: Erstellt | Eine Anwenderfeedbackaufgabe wurde erstellt. | Benutzer, dem die Feedbackaufgabe zugewiesen wurde |
| KM-Feedbackaufgabe: Informationen vom Einreicher | Weitere Informationen wurden vom Einreicher einer Anwenderfeedbackaufgabe angefordert. | Anwender, der die Feedbackaufgabe übermittelt hat |
| KM-Feedbackaufgabe: neu zugewiesen | Eine Anwenderfeedbackaufgabe wurde neu zugewiesen. | Anwender, dem die Feedbackaufgabe neu zugewiesen wurde |
| KM-Feedbackaufgabe: Lösung akzeptiert | Eine in einer Anwenderfeedbackaufgabe beschriebene Lösung wurde akzeptiert. | Benutzer, dem die Feedbackaufgabe zugewiesen wurde |
| KM-Feedbackaufgabe: Lösung abgelehnt | Eine in einer Benutzerfeedbackaufgabe beschriebene Lösung wurde abgelehnt. | Benutzer, dem die Feedbackaufgabe zugewiesen wurde |
| KM-Feedbackaufgabe: Gelöst | Eine Anwenderfeedbackaufgabe wurde als gelöst festgelegt. | Anwender, der die Feedbackaufgabe übermittelt hat |
E-Mail-Benachrichtigungen für Wissensabonnements
Die E-Mail-Benachrichtigungen für Wissensabonnements sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Knowledge Management Core“ (com.glideapp.knowledge) aktiviert. Für Benachrichtigungen, die Besitzgruppen zugeordnet sind, muss Ihr Administrator auch das Plugin „Knowledge Management Advanced“ (com.snc.knowledge_advanced) aktivieren.
In der folgenden Tabelle werden die Empfängerliste von Benachrichtigungen für Wissensabonnements und die zugehörigen Bedingungen beim Senden einer Benachrichtigung beschrieben.
| Benachrichtigung | Bedingung | Empfänger |
|---|---|---|
| KM-Abonnementgruppe: Artikel-Checkout | Ein abonnierter Wissensartikel wurde ausgecheckt |
Hinweis: Der Anwender, der den Artikel ausgecheckt hat, erhält die Benachrichtigung nicht. |
| KM-Abonnementgruppe: Artikel kommentiert | Einem abonnierten Wissensartikel wurde ein Kommentar hinzugefügt |
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| KM-Abonnement: Artikel veröffentlicht | In einer abonnierten Knowledge Base wurde ein Wissensartikel erstellt |
|
| KM-Abonnement: Artikel überarbeitet | Ein abonnierter Wissensartikel wurde bearbeitet |
|
| KM-Abonnement: Artikel in abonnierter KB überarbeitet | Ein Wissensartikel in einer abonnierten Knowledge Base wurde bearbeitet. |
|
E-Mail-Benachrichtigungen für den Veröffentlichungs-Workflow zur Genehmigung von Wissensartikeln
Die E-Mail-Benachrichtigungen für den Workflow zur Genehmigung von Wissensartikeln sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Knowledge Management Core“ (com.glideapp.knowledge) aktiviert.
Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste von Benachrichtigungen für den Workflow zur Genehmigung von Wissensartikeln zur Veröffentlichung und die zugehörigen Bedingungen beim Senden einer Benachrichtigung.
| Benachrichtigung | Bedingung | Empfänger |
|---|---|---|
| KM: Artikel zur Veröffentlichung genehmigen | Ein Wissensartikel wurde zur Veröffentlichung mit deaktivierter Besitzgruppenfunktion genehmigt. | Besitzer und Manager der Knowledge Base |
| Ein Wissensartikel wurde zur Veröffentlichung mit aktivierter Besitzgruppenfunktion genehmigt. | Besitzgruppenmanager und Mitglieder | |
| KM: Artikel zur Veröffentlichung genehmigt | Ein Wissensartikel wurde zur Veröffentlichung genehmigt. | Anwender (Autor oder Überarbeiter), der den Artikel zur Genehmigung übermittelt hat |
| KM: Artikel zur Veröffentlichung abgelehnt | Die Veröffentlichung eines Wissensartikels wurde abgelehnt. | Anwender (Autor oder Überarbeiter), der den Artikel zur Genehmigung übermittelt hat |
E-Mail-Benachrichtigungen für Übersetzungsaufgaben
Die E-Mail-Benachrichtigungen für Übersetzungsaufgaben sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Knowledge Management Advanced“ (com.snc.knowledge_advanced) und das Plugin „I18N: Knowledge Management Internationalization Plugin v2“ (com.glideapp.knowledge.i18n2) aktiviert. Das Plugin „18N: Internationalization“ (com.glide.i18n) aktiviert das Plugin I18N: Knowledge Management Internationalization v2.
Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste von Benachrichtigungen für Übersetzungsaufgaben zu Wissensartikeln und die zugehörigen Bedingungen beim Senden einer Benachrichtigung.
| Benachrichtigung | Bedingung | Empfänger |
|---|---|---|
| KM-Übersetzungsaufgabe: Mir zugewiesen | Eine Übersetzungsaufgabe wurde zugewiesen. | Benutzer, dem die Übersetzungsaufgabe zugewiesen wurde |
| KM-Übersetzungsaufgabe: Geschlossen | Eine Übersetzungsaufgabe wurde geschlossen, nachdem die übersetzte Version des Wissensartikels veröffentlicht wurde. |
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E-Mail-Benachrichtigungen für ablaufende Wissensartikel
Die E-Mail-Benachrichtigungen für ablaufende Wissensartikel sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das Plugin „Knowledge Management Core“ (com.glideapp.knowledge) aktiviert und den Wert der Eigenschaft glide.knowman.enable_article_expiry_notification auf truefestlegt. Standardmäßig ist der Eigenschaftswert auf „false“ festgelegt.
Für Wissensartikel wird ein Ablaufdatum festgelegt, das beim Erstellen des Artikels über das Feld Gültig bis festgelegt wird. Artikel erscheinen nicht in Suchergebnissen nach dem Gültig bis-Datum.
Am ersten Tag jedes Monats sendet die Anwendung eine E-Mail-Benachrichtigung an eine Liste autorisierter Empfänger, um sie an Artikel zu erinnern, die im nächsten Monat ablaufen sollen. Der Benutzer kann dann bestimmen, ob das Datum Gültig bis verlängert werden soll, um weiterhin Zugriff auf den Artikel zu gewähren.
- Bis zu 10 – Die E-Mail-Benachrichtigung enthält eine Liste von Artikellinks, die in einem Tabellenformat angezeigt und in aufsteigender Reihenfolge nach dem Gültig bis-Datum angeordnet sind. Durch Klicken auf einen Link wird der Artikel in Now Platformgeöffnet.
- Mehr als 10 – Die E-Mail-Benachrichtigung enthält den Link Liste der ablaufenden Artikel anzeigen, der beim Zugriff eine Liste in Now Platform mit allen Artikeln öffnet, die im nächsten Monat ablaufen.
Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste von Benachrichtigungen für ablaufende Wissensartikel und die zugehörigen Bedingungen, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird.
| Benachrichtigung | Bedingung | Empfänger |
|---|---|---|
| KM: Warnung vor Artikelablauf | Ein Artikel soll im nächsten Monat ablaufen, wenn die Besitzgruppenfunktion deaktiviert ist. |
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| Ein Artikel soll im nächsten Monat ablaufen, wenn die Besitzgruppenfunktion aktiviert ist. |
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E-Mail-Benachrichtigungen für Artikelqualitätsindex-Prüfungen (AQI).
Die E-Mail-Benachrichtigungen für eine Artikelqualitätsindexüberprüfung von Wissensartikeln sind verfügbar, wenn Ihr Administrator das erweiterte Wissensmanagement-Plugin (com.snc.knowledge_advanced) aktiviert.
Die folgende Tabelle beschreibt die Empfängerliste von Benachrichtigungen für eine AQI-Überprüfung von Wissensartikeln und die zugehörigen Bedingungen, wenn eine Benachrichtigung gesendet wird.
| Benachrichtigung | Bedingung | Empfänger |
|---|---|---|
| KM: AQI für Artikel | Es wurde eine AQI für einen Wissensartikel mit deaktivierter Besitzgruppenfunktion durchgeführt und übermittelt. | Anwender (Autor oder Überarbeiter), der den Artikel zuletzt aktualisiert hat |
| KM: AQI für Besitzgruppenartikel | Es wurde eine AQI für einen Wissensartikel mit aktivierter Besitzgruppenfunktion durchgeführt und übermittelt. |
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