Acompanhar avaliações de risco do playbook de diligência prévia
Como especialistas em compras, use o playbook de diligência prévia para rastrear as avaliações de risco do fornecedor e concluir as tarefas associadas.
Antes de Iniciar
Função necessária: especialista em compras
Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa
Quando uma solicitação de fornecimento é adicionada a um evento de negociação, no estado Qualificação necessária, um caso de fornecedor do tipo diligência prévia é acionado para lidar com as avaliações de risco. Você pode optar por fechar o caso por meio do playbook se houver solicitações duplicadas. Caso não haja duplicatas, uma nova diligência prévia será iniciada por meio do playbook. O mesmo produtor de registro de Gestão de riscos de terceiros (TPRM) é usado aqui. Você é notificado em cada etapa do fluxo de trabalho de TPRM, como avaliação de risco inerente, avaliação de risco de terceiros e assim por diante. Você pode revisar a classificação de risco após a conclusão da diligência prévia. Agora, você pode aceitar ou rejeitar a classificação de risco e tomar as medidas necessárias com base nessa decisão. Selecione Marcar como concluído para fechar o caso de diligência prévia.
Procedimento
- Navegar até Tudo > Gestão de casos de compras > Espaço de Source-to-Pay.
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Selecione o ícone de lista (
) e selecione Todo o trabalho > Casos.
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Selecione o caso de compras de diligência prévia na lista para processamento adicional.
A guia Playbook é aberta com a seção Atribuir caso.
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Conclua as etapas nas várias fases e atividades do playbook Criar uma solicitação de diligência prévia.
Fase Atividade Detalhes da atividade Revisar caso Atribuir caso Use esta atividade para atribuir o caso a uma pessoa diferente ou manter o caso atribuído a você. Você pode fazer o seguinte:
- No campo de pesquisa Atribuído a, pesquise e selecione a pessoa a quem você deseja atribuir o caso.
- No campo Descrição resumida, atualize a descrição do caso.
- Selecione uma das seguintes ações:
- Selecione Salvar para salvar suas mudanças.
- Selecione Iniciar trabalho para começar a trabalhar no caso.
Atualizar caso para “Trabalho em andamento” Esta atividade atualiza o caso para Trabalho em andamento e é concluído automaticamente. Criar solicitação Revisar os detalhes do fornecedor Revise os detalhes do fornecedor e selecione Continuar. Verifique solicitações de due diligence duplicadas Verifica se há solicitações de diligência prévia duplicadas. Se não houver solicitações duplicadas, selecione Criar nova solicitação. Crie uma solicitação de due diligence Solicite a diligência prévia de risco de terceiros selecionando uma das seguintes opções: - Integrar um novo compromisso
- Reavaliar um compromisso existente
- Reavaliar um compromisso existente para a renovação do contrato
- Desligar um compromisso com due diligence
- Desligar um compromisso SEM due diligence
Adicione anexos relevantes, se necessário, e selecione Enviar.
O terceiro relevante, se disponível, é preenchido automaticamente.
Se o terceiro não estiver listado aqui ou se forem fornecidas informações incompletas, insira os seguintes detalhes:
- Informações de terceiros
- Informações do compromisso
- Endereço de terceiro
- Endereço do compromisso
- Contato primário de terceiros
- Contato primário do compromisso
Atualizar registro do PC com o caso de DDR Atualiza o registro de caso de compras com o caso de solicitação de diligência prévia. Um caso de diligência prévia é criado para o fornecedor. Depois disso, o ID de registro de caso criado é preenchido no campo DDR relacionado na guia Detalhes.
Aguarde o início do processo de risco Aguarde a conclusão da avaliação de risco inerente.
Neste ponto, a equipe de TPRM começa a integrar o fornecedor associado ao DDR criado.Avaliar o risco Aguarde a avaliação de risco inerente Aguarde a conclusão da avaliação de risco inerente.
Aqui, o entrevistado atribuído preenche e envia o questionário de risco inerente, e a equipe de TPRM atualiza o registro INA e o define para o estado Encerrado. Os detalhes do registro INA são fornecidos em paralelo no playbook.Notificar o solicitante sobre a avaliação de risco inerente Uma notificação é enviada a você com as informações de que a avaliação de risco inerente está concluída. Aguarde as avaliações de risco de terceiros Aguarde a conclusão das avaliações de risco de terceiros.
Aqui, a equipe de TPRM inicia a diligência prévia para o fornecedor associado ao DDR criado. Detalhes das avaliações de risco de terceiros para o terceiro e o compromisso são fornecidos em paralelo no playbook.Notificar o solicitante sobre a avaliação de risco de terceiros Uma notificação é enviada ao solicitante quando ambas as avaliações de risco são concluídas e no estado Encerrado. Verifique o status do processo de aprovação da due diligence Revise o status de todo o processo de aprovação da diligência prévia. Neste ponto, a equipe de TPRM move o DDR para o estado aprovado de TPRM. Uma notificação é enviada a você com as informações de que a solicitação de diligência prévia foi aprovada pela equipe de TPRM. As classificações de risco de todas as avaliações acima agora são exibidas no playbook.
Nota:A qualquer momento durante as atividades de TPRM acima, se o registro for rejeitado, uma notificação será enviada a você sobre essa rejeição e o caso será movido para Encerrado rejeitado.Notifique o solicitante de que a solicitação foi aprovada. O solicitante é notificado quando a solicitação de DD é aprovada pela equipe de TPRM. Revisão de classificação de risco Aceite ou rejeite a pontuação de risco Siga um destes procedimentos: - Selecione Rejeitar classificação de risco, notifique o solicitante de que a solicitação foi rejeitada e marque o caso como Rejeitado.
- Selecione Aceitar classificação de risco, notifique o fornecedor e marque o caso como Concluído.
Encerrar caso Obter e-mail de contato do fornecedor do registro de DDR Obtém o ID de e-mail do contato do fornecedor do registro de solicitação de diligência prévia. Notificar fornecedor Use esta atividade para enviar um e-mail ao fornecedor sobre o status da solicitação de diligência prévia.
Um e-mail de rascunho aparece com dados preenchidos previamente no campo Assunto. O corpo do e-mail é preenchido previamente com o texto relevante.
Selecione uma das seguintes ações:
- Enviar e-mail: envia o e-mail instantaneamente.
- Ignorar: ignora esta atividade e passa para a próxima.
Concluir caso Use esta atividade para adicionar anotações de trabalho e fechar o caso.
Faça o seguinte:- No campo Anotações de trabalho, adicione comentários sobre o caso.
- No campo Anotações de encerramento, adicione comentários de encerramento.
- Selecione Concluir caso.
Atualizar o caso para concluído Atualiza o caso para Encerrado concluído.