Atender à solicitação de cópia do contrato no playbook
Anexe uma cópia do contrato de um playbook e envie-a como um e-mail para o funcionário que a solicitou.
Antes de Iniciar
Função necessária: especialista em compras
Procedimento
- Navegar até Tudo > Gestão de casos de compras > Espaço de Source-to-Pay.
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Selecione o ícone de lista (
) e selecione Todo o trabalho > Casos.
- Selecione o caso Solicitar uma cópia do contrato aplicável na lista para processamento adicional.
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Conclua as etapas nas várias fases e atividades do playbook Verificar e aprovar endereço de entrega.
Fase Atividade Detalhes da atividade Revisar caso Atribuir caso Use esta atividade para atribuir o caso a uma pessoa diferente ou manter o caso atribuído a você. No campo de pesquisa Atribuído a, selecione um especialista em compras para trabalhar neste caso.
Selecione uma das seguintes ações:- Selecione Salvar para salvar suas mudanças.
- Selecione Iniciar trabalho para começar a trabalhar no caso.
Enviar uma cópia do contrato Coletar propriedades de detalhes do contrato Esta é uma etapa automatizada para obter os detalhes do contrato no caso enviado. Revisar/anexar propriedades do contrato Encontre e revise o contrato conforme especificado na solicitação. Se um contrato já estiver anexado a este caso, ele será exibido aqui. O especialista em compras pode abrir e exibir o contrato e verificar os detalhes, se necessário.
Encontre e anexe o contrato quando o número dele não for especificado Localizar e anexar contrato quando o número do contrato não for especificado. Selecione Compor e-mail para rascunhar o e-mail do funcionário.
Selecione Adicionar arquivo para navegar e anexar o arquivo do contrato ao e-mail.
Considere estes cenários:
- Se um número de contrato for especificado na solicitação e existir um anexo para esse contrato no registro do contrato, anexe o número do contrato solicitado ao e-mail.
- Se um número de contrato for especificado na solicitação, mas não existir um anexo para esse contrato no registro do contrato, localize o arquivo do número do contrato e anexe-o ao e-mail.
- Se um número de contrato não for especificado na solicitação e somente os detalhes forem mencionados, encontre o contrato conforme descrito pelo solicitante e anexe-o ao e-mail.
Selecione Enviar e-mail para enviar o e-mail para o funcionário.
Clique em Done (Concluído).
Encerrar caso Concluir caso Use esta atividade para adicionar anotações de trabalho e fechar o caso.
Faça o seguinte:Atualiza o caso para Encerrado concluído.- No campo Anotações de trabalho, adicione comentários sobre o caso.
- No campo Anotações de encerramento, adicione comentários de encerramento.
- Selecione Concluir caso.
Atualizar o caso para concluído A solicitação agora foi atendida e o caso de compras passa para o estado Encerrado concluído.