Traiter une demande juridique

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Traitez les demandes juridiques qui vous sont affectées ou vous sont affectées en tant que collaborateur pour résoudre des problèmes ou répondre aux requêtes.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_lg_ops.legal_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez accéder à la demande et y travailler, tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .

    Remarque :
    Lorsque vous n'êtes pas disponible, vous pouvez déléguer vos fonctions juridiques à d'autres utilisateurs.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Demande juridique > Legal Counsel Center.
    2. Dans l’onglet Centre de conseil juridique , sélectionnez l’icône de liste (icône Liste).
    3. Dans l'onglet Listes, ouvrez une demande juridique en sélectionnant une option sous Demandes juridiques.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Affecté à moi .
      2. Sélectionnez une demande à traiter.
      3. Si la demande vous est nouvellement affectée, sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur la demande.

        L’état de la demande juridique est Travail en cours et le document est Examen juridique.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une demande à traiter.
    4. Facultatif : Mettez à jour l'autorisation du groupe d'affectation pour modifier le niveau d'autorisation de la demande juridique pour les utilisateurs.
      • Aucun accès : seul le responsable du domaine d'activité, le gestionnaire de groupe et l'utilisateur mentionné dans le champ Affecté à peuvent accéder à la demande juridique et l'affecter à l'un des membres du groupe d'affectation. L'utilisateur affecté peut commencer à travailler sur la demande juridique.
      • Lecture : tous les membres du groupe d'affectation peuvent uniquement consulter la demande juridique. Cette option est le niveau d'autorisation par défaut.
      • Modification : tous les membres du groupe d'affectation peuvent consulter et travailler sur la demande juridique. Si cette option est définie, le champ Affecté à devient facultatif.
      Groupe d’affectation Le champ Autorisation d’un enregistrement de demande juridique actif peut être modifié par :
      • Responsable du domaine d’activité, gestionnaire du groupe d’affectation, utilisateurs affectés et délégués.
      • Tout membre du groupe d’affectation, que l’enregistrement soit dans l’état Nouveau ou que l’autorisation de groupe d’affectation soit modifier ou que les options configurées contiennent assigned_to_field_not_mandatory.
    5. Facultatif : Si la demande doit être réaffectée à un nouveau groupe d'affectation pour des raisons professionnelles, sélectionnez un nouveau groupe d'affectation dans le champ Groupe d'affectation.
      Remarque :
      La modification du champ Groupe d'affectation n'est disponible que lorsque l'option Groupe d'affectation modifiable dans la demande est configurée dans le formulaire d'admission associé.
      Lors de la modification du groupe d'affectation, les utilisateurs du groupe existant non inclus dans le groupe d'affectation mis à jour peuvent perdre l'accès à la demande. Le champ Affecté à est également effacé et l’utilisateur affecté est informé par e-mail.
    6. Facultatif : Si vous avez besoin d'aide d'autres prestataires pour travailler sur la demande juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs.
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle sn_lg_contracts.contracts_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs .
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu'ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une demande juridique.
    7. Traitez la demande juridique afin de fournir les informations ou les services demandés.
      Si la demande nécessite une investigation approfondie, vous pouvez la convertir en question juridique.
      Remarque :
      Pour convertir une demande juridique en question juridique, l'application Gestion des questions juridiques doit être installée et le type de créateur d'enregistrement du formulaire d'admission connexe doit être défini sur Demande et question. Pour plus d'informations sur la définition d'un type de créateur d'enregistrement, consultez Ajouter un formulaire d'admission à un domaine d'activité.
    8. Gérez les documents qui font partie de la résolution de la demande juridique.
    9. Facultatif : Initiez une approbation ad hoc pour la demande juridique ou sa pièce jointe lorsqu'une approbation est requise de la part d'autres personnes concernées.
    10. Facultatif : Communiquez avec le demandeur ou d’autres personnes concernées par le biais d’e-mails, de messageries instantanées, de notes de travail ou de commentaires.
      • Utilisation d’e-mails : communiquez avec toutes les personnes concernées par e-mail. Pour plus d’informations, voir Communiquer à l’aide d’e-mails.
      • Utilisation de chats en direct : communiquez avec toutes les personnes concernées à l’aide de chats. Pour plus d'informations, consultez Démarrer une session de messagerie instantanée via la boîte de réception Centre de conseil juridique.
      • Utilisation des commentaires : pour communiquer avec le demandeur ou d’autres parties prenantes, dans la section Rédiger, saisissez votre message dans le champ Commentaires et cliquez sur Publier des commentaires.
      • Utilisation des notes de travail : communiquez avec les autres membres du service juridique, dans la section Rédiger, saisissez votre message dans le champ Notes de travail et cliquez sur Publier des notes de travail.
        À l’aide de modèles de réponse, vous pouvez insérer du contenu prédéfini dans les e-mails, les conversations instantanées et les champs de formulaire de demande juridique et de question juridique tels que les commentaires et les notes de travail. Sélectionnez l’icône du modèle de réponse ( icône Modèle de réponse.) et trouvez un modèle de réponse approprié en fonction de l’objet de votre e-mail. Copiez et collez le contenu du modèle dans le champ requis.
        Remarque :
        Seuls les modèles de réponse configurés pour les services juridiques peuvent être utilisés.
    11. Fermez la demande ou annulez-la.
      • Une fois la demande résolue, vous pouvez la fermer.
      • Si vous identifiez que la demande ne nécessite aucune action, vous pouvez l'annuler.