Créer une réservation

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 24 minutes de lecture

    • Réservez un élément de lieu de travail, tel qu’une salle, pour une réservation unique, de plusieurs jours ou récurrente.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous pouvez réserver un élément pour vous ou pour le compte de quelqu'un d'autre. Avant de réserver une salle ou un bureau, vous pouvez également vérifier la disponibilité de l'élément sélectionné à l'aide de la vue Calendrier. Passez en revue les services standards disponibles pour l'élément. Pour plus d'informations, consultez Services standards.

    Si l’application est installée, les résultats de la Workplace Space Management recherche apparaissent comme suit :
    • Si la case Centre de coûts ou Département est cochée, seuls les espaces de travail et les bureaux qui ont le même centre de coûts ou département que l’emplacement de leur profil d’utilisateur s’affichent.
    • Seuls les bureaux et espaces de travail qui ne sont pas affectés ou affectés en tant que flexibles sont affichés. Les résultats de la recherche n’affichent pas les espaces de travail et les bureaux permanents.
    Vous pouvez également effectuer une réservation à l’aide de l’assistance par Agent virtuel chat.
    1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail > Effectuer une réservation. Vous pouvez également sélectionner cette option pour effectuer une réservation dans la liste déroulante Réservation disponible dans la zone supérieure droite de la page d’accueil.

    2. Une autre façon de faire une réservation est via l’icône de chat. Dans la zone inférieure droite de la page d’accueil, sélectionnez l’icône de messagerie instantanée (icône de messagerie instantanée). Pour effectuer une réservation, tapez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour effectuer une sélection dans la liste des options disponibles.

    Procédure

    1. Accédez à la page Effectuer une réservation depuis l'un des points de départ suivants.
      Les emplacementsÉtapes
      Filtre de navigation d’application Accédez à la Tout > Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation. Sélectionnez le type d'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver. Les types sont affichés sous forme d’onglets, tels que Salles deréunion ou Bureaux.
      De Espace de travail du Portail de services
      1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail.
        Remarque :
        Vous pouvez également soumettre une demande à partir de Centre des employés. Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tous les lieux de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
      2. Ouvrez le portail de réservation et effectuez l'une des actions suivantes :
        • Cliquer sur Réservations > Effectuer une réservation.
        • Sur la page d’accueil, sélectionnez Effectuer une réservation directement.
        • Dans le catalogue de services du lieu de travail, sélectionnez Nouvelle réservation générale.
          1. Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
            Remarque :
            Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
          2. Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale.
      La page Effectuer une réservation s'ouvre dans un nouvel onglet.

    2. Par exemple, les modules réservables suivants peuvent être activés dans le module réservable.

      • Bureaux
      • Bureaux avec zone
      • Les salles de réunion nécessitent une approbation
      • Salles de réunion
      • Bureaux avec quart de travail
    3. Sur la page Effectuer une réservation, sélectionnez l’un des chemins réservables :

      Les chemins de réservation sont activés pour un module réservable sélectionné.

      • Tout parcourir
      • Explorer à proximité d'une personne
      • Parcourir par zone
      • Parcourir par quartier
      • Parcourir tous les espaces

      Par exemple, sélectionnez Tout parcourir.

    4. Facultatif : Après avoir sélectionné le module réservable que vous souhaitez réserver, pour rechercher tous les espaces disponibles, sélectionnez Tout parcourir.
      Par défaut, l'option Tout parcourir est sélectionnée.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant les critères disponibles suivants.
        • Bâtiment : nom du bâtiment.
        • (Facultatif) Étage : étage du bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation. L’administrateur des réservations peut indiquer par module si un employé peut rechercher un étage.
        • Date et heure de début : la date et l’heure auxquelles vous commencerez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

        • Date et heure de fin : la date et l’heure auxquelles vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

          Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date et l’heure de fin dépassent la valeur Nombre maximal de jours dans le futur configurée sur le module Réservable. La valeur Nombre maximal de jours dans le futur spécifie le nombre maximal de jours dans le futur jusqu’à concurrence desquels le module réservable peut être réservé.

          Si un employé saisit manuellement une date non valide qui est supérieure à ce qui est spécifié dans la valeur Nombre maximal de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle. L’employé est informé à l’aide d’une info-bulle du nombre maximal de jours dans le futur.

        • Récurrent : option permettant de réserver les éléments du lieu de travail de manière récurrente. Spécifiez le nombre de jours et le nombre de fois que vous souhaitez répéter la réservation dans une série récurrente.

          Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration définie par votre administrateur. En outre, s’il existe des conflits de réservation récurrents, ils sont résolus automatiquement si votre administrateur les a configurés.

          Remarque :
          L’option d’ajout de services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.
          • Si votre administrateur a défini une limite sur le nombre maximal de jours que vous pouvez réserver dans le futur, vous ne pouvez pas sélectionner de jours dans le futur au-delà de la date définie par l’administrateur. Un avertissement s’affiche concernant la limitation.
          • Par exemple, si l’administrateur a limité les jours futurs à 45 jours, vous ne pouvez pas sélectionner une date au-delà de t45 jours lors d’une réservation récurrente. Le nombre de jours disponibles pour l’option Terminer à cette date varie en fonction des sélections Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel . La date et l’heure de fin spécifiées pour la récurrence sont utilisées pour l’heure de fin de la réservation.
          • Si aucune limitation de ce type n’est définie par votre administrateur pour les jours à venir, vous pouvez sélectionner n’importe quelle date. Cependant, cela dépend du nombre d’occurrences que vous êtes autorisé à faire.
        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par votre organisation. L'option Toute la journée est également disponible sur la page Détails de l'espace.
          Remarque :
          L’apparence de l’option Toute la journée dépend de la configuration de votre administrateur. Si votre administrateur a rendu obligatoire une réservation toute la journée pour le type sélectionné, la réservation est automatiquement effectuée pour toute la journée. Vous ne pouvez modifier que la date de début de la réservation.
        • Ajouter un autre bâtiment : réservez plusieurs éléments d’espace de travail dans plusieurs bâtiments de différents fuseaux horaires pour la même date et la même heure dans une même réservation.
          Remarque :
          Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans le Module réservable > Configuration du module réservable onglet. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations pour plusieurs bâtiments.
    5. Facultatif : Pour rechercher tous les espaces disponibles dans une zone, sélectionnez Parcourir par zone.
      1. Spécifiez les détails suivants pour rechercher l'espace le plus approprié dans une zone.
        • Bâtiment : nom du bâtiment.
        • Zone : zone du bâtiment où vous souhaitez réserver un espace.

          Les zones sont triées par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Zones. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour une zone, il est trié en conséquence. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms de zones sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Les articles avec commande sont répertoriés ci-dessous.

        • Date et heure de début : date et heure auxquelles vous commencerez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • Date et heure de fin : date et heure auxquelles vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • Récurrent : option de réservation de manière récurrente de l'élément du lieu de travail. Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L'option Récurrent s'affiche ou est masquée en fonction des paramètres de l'option Autoriser les réservations récurrentes sur la page du Module réservable.

          Si l’option Résoudre automatiquement les conflits récurrents est activée dans le formulaire du module réservable, l’application tente de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents. Pour en savoir plus sur la résolution des réservations récurrentes en conflit, reportez-vous à la section .

        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par la société. Vous ne pouvez pas changer l’heure de fin. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné.
    6. Pour rechercher des espaces réservables dans le contexte d’un quartier, sélectionnez l’option Parcourir par quartier .
      Remarque :
      L’option Parcourir par quartier n’est disponible que si l’option Activer l’exploration par quartier est sélectionnée sur la page de configuration du module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      Pour en savoir plus sur l’affectation d’espaces dans un quartier, reportez-vous à la rubrique Créer un quartier pour les utilisateurs de l’espace de travail.

      1. Recherchez l’espace le plus approprié dans une zone.

        Renseignez les champs de formulaire.

        Tableau 1. Parcourir par champs de quartier
        Champ Description
        Quartier Nom du quartier.

        Les quartiers sont triés par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Voisinages. Lorsqu’un ordre de tri est configuré, il est trié en conséquence. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, celui-ci est répertorié en haut de la liste (ordre croissant), puis trié par ordre alphabétique. Les noms sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette.
        Bâtiment Nom du bâtiment.
        Remarque :
        Les bâtiments ne sont affichés que si un espace affecté fait partie d’un quartier.
        En option (étage) Nom de l’étage.
        L’administrateur des réservations peut indiquer par module si un employé peut utiliser l’étage dans la recherche.
        Remarque :
        Les étages ne sont affichés que si un espace affecté fait partie d’un quartier.
        Date/heure de début Date et heure auxquelles vous commencez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

        Date/heure de fin Date et heure auxquelles vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        Récurrent Option permettant de réserver l’élément de lieu de travail de façon récurrente.

        Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration de votre administrateur.

        Remarque :
        L’ajout de services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.
        Toute la journée Option permettant de réserver l’élément du lieu de travail pour une journée entière.

        Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par la société. Vous ne pouvez pas changer l’heure de fin.

        Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné.
        Ajouter un autre bâtiment Réservez plusieurs éléments d’espace de travail sur plusieurs sites et bâtiments appartenant au même quartier.

        Les bâtiments peuvent appartenir à différents fuseaux horaires pour la même date et la même heure dans une même réservation.

        Remarque :
        Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans l’onglet Configuration du module réservable.

        Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations pour plusieurs bâtiments.
    7. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments d’espace de travail qui correspondent aux critères de recherche et qui sont disponibles pour les réservations s’affichent. Par défaut, lorsque vous cliquez sur Rechercher, la première carte de bâtiment est affichée comme sélectionnée et les espaces disponibles dans ce bâtiment sont affichés.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de recherche.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre les onglets Vue de la carte et Vue Calendrier pour passer en revue la disponibilité des éléments du lieu de travail. (Facultatif) Pour marquer un emplacement comme favori, cliquez sur la vue Carte, la vue Calendrier cliquez sur l’icône Favori (icône Favori).
    8. Facultatif : Triez les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou à l'aide d'un filtre avec l'option Afficher le filtre.

      L’option Mes favoris Premier tri est automatiquement sélectionnée si vous avez des emplacements favoris. Pour afficher l’option, vous devez avoir accès à l’application Centre des employés et avoir également des emplacements préférés. Vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres emplacements qui correspondent aux critères de recherche.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas trier les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou par emplacement favori si vous parcourez les espaces à proximité d’une personne. Ces espaces sont recherchés en fonction de la proximité.
    9. Si vous effectuez une réservation récurrente, vous pouvez sélectionner le lieu de travail le plus approprié en fonction de la disponibilité dans la série récurrente, comme suit :
      Important :
      La disponibilité au sein de la série récurrente ne s’affiche que si votre administrateur a configuré pour l’afficher.
      • Les cartes du lieu de travail affichent la disponibilité au sein de la série en fonction de laquelle vous pouvez connaître la disponibilité de cet espace pendant votre nombre spécifié de jours. La disponibilité au sein de la série s’affiche comme suit en fonction de la façon dont vous visualisez les espaces disponibles :
        • Vue carte : la disponibilité au sein de la série est affichée dans la carte.
        • Vue Calendrier : la disponibilité au sein de la série est affichée dans la carte.
        • Vue cartographique : la disponibilité au sein de la série est visible lorsque vous cliquez sur l’espace sur la carte.
        • Si vous visualisez l’espace à partir de votre liste de favoris, la disponibilité au sein de la série s’affiche sur la page des détails de l’espace sélectionné.
      • Par exemple, si vous avez sélectionné 8 jours récurrents, chaque carte d’espace de travail affiche la disponibilité dans la série, par exemple 1/8, 2/8, 5/8, 6/8 et 8/8. Dans le détail, 2/8 signifie que le lieu de travail est disponible 2 jours sur 8.
      • Une validation des couleurs est donnée à la disponibilité au sein de la série pour vous faciliter visuellement la tâche. Une icône s’affiche également pour indiquer la disponibilité générale.
      • La même chose s’affiche dans une vue de calendrier et une vue de carte.
      • Si le gestionnaire d’espaces a activé les allocations limitées dans le temps, la disponibilité change en fonction des dates de début et de fin de l’allocation. Par exemple, si vous avez sélectionné 5 jours récurrents et que le poste de travail est alloué pendant 3 des 5 jours, la disponibilité du poste de travail est de 3/5. Seule la première occurrence de la réservation récurrente est vérifiée pour les allocations limitées dans le temps.
      • Si vous sélectionnez le lieu de travail, vous pouvez également voir la disponibilité dans la série sous le champ Disponibilité de la page des détails de la réservation.
    10. Sélectionnez l'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant l'une des options suivantes :
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Si vous avez sélectionné l’onglet Vue Calendrier , cliquez sur Ajouter.
      • Cliquez sur Map view (Vue cartographique), sélectionnez un espace, puis Add (Ajouter) pour ajouter l’espace.

        Si votre organisation utilise des cartes d’étages, affichez-les à l’aide de Mappedin ou Mappage d'intérieur en tant que fournisseur de cartes.

        .
    11. Sélectionnez Suivant.
    12. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire Détails de la réservation
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion.
      Rendre privé tous les détails de l'espace Option permettant de rendre tous les espaces sélectionnés privés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité d’emplacement du ou des espaces sélectionnés.

      Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, vous pouvez également indiquer vos préférences en matière de confidentialité pour chaque espace individuellement, à l’aide de l’option Marquer les détails de l’espace comme privés sous chaque espace du formulaire.
      Rendre privé les détails de l'espace Option permettant de définir les détails de l’espace comme privé.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité de l’espace.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer l’objet de la réservation comme privé.
      Réserver ces éléments ensemble pour la même personne Option permettant de réserver tous les lieux de travail pour le même utilisateur. Cette option s’affiche si vous avez sélectionné plusieurs éléments de lieu de travail pour la réservation.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés distants puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      (Applicable uniquement pour Microsoft Teams) À partir de la version May Store 2023, lors de l’ajout d’un lien de réunion, l’application récupère les détails de la réunion lors de la synchronisation de l’événement avec un fournisseur de calendriers.
      Cette réservation est destinée à Si vous demandez une réservation au nom de quelqu’un d’autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez ce champ vide si vous demandez une réservation pour vous-même.
      Nombre de participants Nombre de personnes attendues à la réunion.
      Ajouter des invités à cette réservation
      Remarque :
      cette section s'affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration pour inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail. Cette option n'apparaît pas si l'option Nombre de participants s'affiche pour l'emplacement du lieu de travail.
      Inviter des collègues Employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d'inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      cette option s'affiche uniquement si l'application Gestion des visiteurs du lieu de travail est installée. Les détails du visiteur sont automatiquement consignés dans l'application Gestion des visiteurs du lieu de travail, permettant ainsi au personnel d'accueil d'effectuer des tâches liées aux visiteurs.
      • Si vous avez déjà enregistré le visiteur, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent, sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également afficher un aperçu des détails du visiteur et modifier tous les détails si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et les enregistrements d'inscription.

      • Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si l'invité est un invité spécial, activez VIP.
        4. Saisissez le prénom du visiteur.
        5. Saisissez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l'adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l'enregistrement au visiteur et communiquer avec lui.
        7. Saisissez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Saisissez les détails de l'organisation du visiteur.
        9. Saisissez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences de visiteur et Préférences de notification, sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Ajoutez le visiteur en cliquant sur Enregistrer et ajouter.
    13. Cliquez sur Soumettre la réservation.
    14. Passez en revue la page récapitulative de la réservation.
      Remarque :
      En cas de réservation de plusieurs jours, le récapitulatif de la réservation indiquera la durée de l’heure de fin de la réservation.

      Page récapitulative de la réservation.

    15. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer une réservation, si l’élément de lieu de travail que vous avez réservé nécessite des enregistrements d’arrivée et de départ.
      Remarque :
      Vous devez vous enregistrer dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation. Si la réservation n’est pas enregistrée dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation, la réservation est annulée. Vous recevrez un e-mail concernant l'annulation. L’option d’enregistrement est également disponible sur la page Mes réservations.

      Si des capteurs de présence sont installés sur votre lieu de travail, vos espaces réservés sont automatiquement enregistrés. Vous recevez également des notifications push sur Prestation de services sur le lieu de travail pour mobile l’application lorsque vos espaces réservés sont enregistrés automatiquement. Si l’emplacement du lieu de travail ou l’état de l’espace est Occupé, l’application enregistre automatiquement la réservation. La réservation passe à l’état En cours. Une notification push est envoyée à Workplace Service Delivery pour mobile « Votre réservation a commencé. Vous êtes automatiquement enregistré en fonction de la présence détectée dans l’espace. Aucune autre action n’est requise. Si l’état de l’espace est inoccupé ou non valide, l’application envoie une notification push « Votre réservation pour la réservation pour <nom-espace> a commencé. Enregistrez-vous pour confirmer votre présence ou libérez la réservation pour annuler la réservation d’espace. Pour plus d'informations, consultez Configurer l’enregistrement automatique pour les espaces réservés.

    16. Cliquez sur Procéder à l’annulation pour annuler une réservation.
      Départ dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation. Si la réservation n’est pas effectuée dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation, vous recevrez un rappel par e-mail vous demandant d’annuler la réservation. L’option de départ est également disponible sur la page Mes réservations.
    17. Sur la page Récapitulative de la réservation, affichez, ajoutez ou supprimez des invités de la réservation.
    18. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez l'onglet Invités.
      Les détails de l’invité, tels que son nom, son adresse e-mail, l’emplacement affecté et les états d’acceptation de l’invitation, s’affichent.
    19. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments de lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
      1. Sélectionnez la case à cocher en regard de l'invité.
      2. Sélectionner Actions > Affecter à.
        Vous pouvez également sélectionner l’icône d’actions ( icône Plus d’actions) à côté des détails de l’invité.
      3. Dans le champ Nouvelle affectation d'emplacement, sélectionnez l'emplacement vers lequel vous souhaitez déplacer l'invité.
      4. Cliquez sur Envoyer une mise à jour.
    20. Ajoutez ou supprimez un invité.
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
      2. Sur la page Détails de la réservation, accédez à la section Ajouter des invités à cette réservation.
      3. Ajoutez un invité en sélectionnant le nom de l'invité dans la liste de recherche.
      4. Supprimez un invité en cliquant sur l’icône Supprimer près de son nom.
      5. Cliquez sur Mettre à jour l’onglet des détails de la réservation .
        Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :
        • Lorsqu’une réservation est créée.
        • Lorsqu’une réservation est annulée ou mise à jour.
        • Lorsqu’un invité ou un visiteur est retiré de la réservation, un e-mail d’annulation est envoyé.
    21. Après avoir vérifié les services, les employés peuvent sélectionner une nouvelle date, une nouvelle heure et un nouvel espace pour mettre à jour les détails de la réservation.

    Résultats

    • Affichez et suivez l’évolution de l’état de votre réservation sur la page Mes réservations.
    • Confirmé : État indiquant que la réservation pour le bâtiment sélectionné est confirmée.
      Remarque :
      L’état Nouvel espace indique qu’un nouvel espace est affecté en raison d’une réservation conflictuelle.
    • En conflit : État pour indiquer que l’application n’a pas été en mesure de résoudre la réservation récurrente. Les employés doivent trouver manuellement un autre espace, une date et une autre heure. Utilisez le champ Actions de la page Récapitulatif de la réservation pour modifier l’occurrence de la réservation, annuler l’occurrence. Annuler la série ou partager la réservation.

      Une notification par e-mail est également envoyée avec les détails de votre réservation et la réservation est mise à jour avec vos changements.

      Remarque :
      Lorsqu’une réservation récurrente en conflit est résolue automatiquement avec la fonctionnalité de résolution automatique, son état dans la colonne Sous-type de réservation est affiché comme Exception dans la table Réservations du lieu de travail.

      Pour plus d'informations, consultez .

    Que faire ensuite

    Examinez les détails de votre réservation sur la page des détails Récapitulatif de la réservation.
    • Pour partager les détails de la réservation avec d'autres personnes, effectuez les actions suivantes :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
      2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
      3. Dans Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
      4. Cliquez sur Envoyer

      Les détails de la réservation sont partagés une fois que l’état de la réservation est confirmé. Si vous modifiez les détails de la réservation après le partage, l’application vous demandera si vous souhaitez envoyer une mise à jour par e-mail aux utilisateurs avec lesquels vous avez partagé les détails de la réservation précédemment.

    • Pour modifier ou annuler vos réservations, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation.
    • Pour télécharger un iCalendar, consultez Télécharger un iCalendar pour une réservation.
    • Pour afficher, ajouter ou supprimer des invités de la réservation, procédez comme suit :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez l'onglet Invités.

        Les détails de l’invité, tels que son nom, son adresse e-mail, l’emplacement affecté et les états d’acceptation de l’invitation, s’affichent.

      2. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments de lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez la case à cocher en regard de l'invité.
        2. Sélectionner Actions > Affecter à.

          Vous pouvez également sélectionner l’icône Actions ( icône Action.) en regard des détails de l’invité.

        3. Dans le champ Nouvelle affectation d'emplacement, sélectionnez l'emplacement vers lequel vous souhaitez déplacer l'invité.
        4. Cliquez sur Envoyer une mise à jour.
      3. Ajoutez ou supprimez un invité.
        1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
        2. Sur la page Détails de la réservation, accédez à la section Ajouter des invités à cette réservation .
        3. Ajoutez un invité en sélectionnant le nom de l'invité dans la liste de recherche.
        4. Pour supprimer un invité, cliquez sur l’icône de suppression (icône Supprimer)située à côté du nom de l’invité.
        5. Cliquez sur Mettre à jour l’onglet des détails de la réservation .
      Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :
      • Lorsqu'une réservation est créée, ils reçoivent une notification par e-mail indiquant qu'ils sont invités à la réservation.
      • Lorsqu'une réservation est annulée ou mise à jour.
      • Lorsqu’un invité ou un visiteur est supprimé de la réservation, il reçoit une notification par e-mail l’informant que l’invitation a été annulée pour lui.
      • Lorsqu’une réservation est partagée avec d’autres personnes.
      • Pour supprimer un emplacement de la liste des favoris, désélectionnez l'icône de favori dans les détails de l'emplacement.
      • Sur le portail de réservation, vous pouvez afficher et effectuer les actions suivantes après avoir défini un emplacement comme favori :
        1. Une fois l’opération de recherche effectuée, vous pouvez trier les éléments du lieu de travail pour afficher d’abord vos lieux favoris à l’aide de l’option Premier tri Mes favoris . Par défaut, si vous avez des emplacements favoris, l'option de tri par défaut est définie sur Mes favoris en premier.

          Les éléments du lieu de travail sont ensuite triés et tous vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres éléments du lieu de travail qui correspondent aux critères de recherche.

        2. Si vous recherchez un lieu de travail à proximité d’une personne, vous pouvez trier les éléments du lieu de travail pour afficher d’abord vos lieux favoris à l’aide de l’option Mes favoris en premier .

          Les emplacements favoris sont affichés en fonction de la proximité la plus proche de l’emplacement de la personne.

      • Dans le widget Réservation rapide de Espace de travail du Portail de services, après avoir spécifié les critères de recherche, l'emplacement le plus approprié s'affiche en fonction de votre emplacement favori.
        • S'il existe un emplacement favori qui correspond le mieux aux critères de recherche, le widget Réservation rapide affiche cet emplacement comme la meilleure correspondance.
        • Vous pouvez également définir un emplacement du lieu de travail correspondant le mieux comme favori directement à partir du widget Réservation rapide.
      • Si vous souhaitez réserver un espace à l’aide d’une réservation partagée, après avoir cliqué sur Réserver un espace pour moi, l’application réserve automatiquement l’un de vos emplacements préférés qui se trouve le plus près de l’espace réservé dans les détails de la réservation partagée.

    Sur la page Détails de la réservation , sélectionnez Modifier la date, l’heure ou l’emplacement pour mettre à jour une réservation.

    Sur la page Mettre à jour la réservation de salle de réunion, modifiez la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin. Pour en savoir plus sur la modification d’une réservation, reportez-vous à la section Partager, modifier ou annuler une réservation. Si l’élément ne nécessite aucune approbation, l’élément du lieu de travail sélectionné est réservé. Les détails de la réservation sont affichés sur la page Récapitulatif de la réservation. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur Confirmé.

    Si vous avez demandé une réservation pour un élément qui nécessite une approbation, votre demande est soumise à l’approbateur. L’état de la demande est mis à jour sur En attente d’approbation.

    Une notification par e-mail de la confirmation de la réservation, ainsi que les détails sont envoyés à l'organisateur et à l'utilisateur spécifié dans le champ Cette réservation est destinée à. Si vous avez invité des participants ou des visiteurs, ils recevront une notification concernant l’invitation.
    Remarque :
    Si vous avez installé l’application Synchronisation du calendrier du lieu de travail et que vous avez effectué une réservation pour un emplacement disposant d’espaces où la configuration de synchronisation réservable est configurée, notez que vous ne recevrez pas de notifications par e-mail liées à la réservation dans ce cas.

    Si les notifications push sont activées dans votre organisation et que vous disposez de l’application Prestation de services sur le lieu de travail pour mobile , vous recevrez des notifications pour votre réservation sur votre équipement mobile. Pour en savoir plus sur les notifications push liées aux réservations, reportez-vous à la section Notifications push mobiles pour les réservations du lieu de travail.