Utiliser la demande de contrat en libre-service

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Soumettez des demandes de contrat qui généreront des documents contractuels à l’aide d’un modèle de contrat prédéfini et de règles de modèle.

    Fonctionnalités

    • Créez des modèles de contrat avec des métadonnées, des clauses, des tables et créez des règles métier pour sélectionner le modèle le plus pertinent pour une demande.
    • Les modèles de contrat au Microsoft Word format facilitent l’examen et la modification des contrats pour le prestataire de contrat.
    • Intégrations de signature électronique avec Adobe Sign et DocuSign.
    • Prise en charge de la signature manuscrite pour la signature manuelle.
    • Intégrations de stockage externe avec Google Drive et Microsoft OneDrive pour le stockage des documents contractuels signés.
    • Référentiel centralisé des contrats contenant les métadonnées des documents contractuels signés.
    • Propriété système permettant de générer une certification d’achèvement d’un contrat signé électroniquement.

    Workflow de contrats en libre-service

    Lorsqu’un demandeur envoie une demande de contrat en libre-service, un document contractuel est créé à l’aide d’un modèle de contrat standard basé sur les informations de la demande. Les informations de la demande sont insérées aux endroits appropriés dans le modèle.

    Si nécessaire, les demandeurs peuvent demander des changements spécifiques dans le document de contrat généré. Le prestataire peut gérer et traiter ces changements demandés pour apporter les révisions nécessaires au document contractuel à partir d’un emplacement centralisé. Étant donné que les documents contractuels sont au Microsoft Word format, l’examen, la modification et la finalisation des documents contractuels sont plus faciles que pour les documents au format PDF ou HTML.

    Le workflow d’une demande de contrat en libre-service peut se dérouler comme suit :
    1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat. Pour plus d'informations, consultez Lancement d’une demande de contrat.
      • S’il n’y a pas d’erreur de validation, une demande de contrat est créée avec l’état Travail en cours.
      • En cas d’erreurs de validation des signataires, le demandeur de contrat les résout et soumet à nouveau la demande de contrat.
    2. Un document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, les clauses, les signataires et les tables sont ajoutés dynamiquement selon des conditions prédéfinies.
    3. Le demandeur de contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document contractuel à l’aide de l’option Régénérer ou Synchroniser le document .
    4. Le demandeur du contrat affiche le document contractuel.
      1. Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
      2. Si des changements sont nécessaires, le demandeur du contrat envoie une demande de changement.
    5. En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut prendre les mesures suivantes.
      1. Le prestataire du contrat lance un processus de révision interne.
        1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour examen interne.
          Remarque :
          Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
        2. Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrats peut affecter la tâche de révision, ou un réviseur de contrat peut l’affecter lui-même.
        3. Le réviseur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
        4. Si les informations sont incomplètes, le réviseur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
        5. Si une demande d’informations supplémentaires a été envoyée, le prestataire de contrat partage les informations.
        6. Le réviseur du contrat examine le document, accepte ou rejette les lignes rouges, propose des modifications et ajoute des commentaires.
        7. Le réviseur du contrat termine la révision et partage le document contractuel mis à jour s’il est disponible.
        8. Le prestataire de contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
          • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
          • Pour le stockage externe - Les réviseurs collaborent en ligne et en temps réel sur la révision du document contractuel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les changements.
      2. Le prestataire du contrat déclenche une approbation ad hoc de la part des personnes concernées. Si la révision révèle des changements requis, les changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
      3. Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
    6. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires. Si des changements sont nécessaires, le processus d’examen et de révision se poursuit.
    7. Si un stockage externe est configuré, les documents contractuels y sont stockés. Dans le cas contraire, ils sont stockés dans l’instance ServiceNow .
    8. Si un signataire refuse le document, celui-ci est renvoyé au demandeur pour qu’il soit retravaillé et la révision est envoyée pour signature.
    9. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
    10. Le contrat signé est stocké dans l’instance ou un ServiceNow système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du service peuvent accéder au document de contrat signé à partir du référentiel des contrats.
    Remarque :
    Le demandeur du contrat peut annuler une demande de contrat lorsque l’état est Brouillon, Nouveau, En attente d’approbation, En attente de signature ou Travail en cours.